Oficinas de Turismo: funciones, promoción y estructuras organizativas

Funciones de las Oficinas de Turismo

Las funciones actuales que las nuevas oficinas de turismo desarrollan son:

• Información
• Acogida
• Promoción
• Marketing
• Gestión de servicios turísticos complementarios
• Apoyo al sector turístico
• Apoyo a la administración del destino

Responsabilidades Clave de la Oficina de Turismo

A su vez, la oficina es responsable de:

1. La información presencial al turista sobre la oferta del destino y de los alrededores, dentro o fuera de la oficina, y la información a distancia por diferentes medios.
2. La edición de material informativo de la oferta turística del destino, en papel o en soporte digital, y su distribución.
3. La gestión de los servicios de promoción del destino, como la participación en ferias, la contratación de campañas de publicidad, la asistencia a workshops, la organización de fam trips (viajes de familiarización para profesionales del turismo con el fin de conocer y promocionar un destino), etc.
4. La comercialización a través de la reserva de alojamiento y la venta de otros servicios turísticos.
5. El marketing interno dirigido al sector turístico y a los habitantes del destino para llevar a cabo campañas de calidad.
6. Gestión y coordinación de planes de excelencia y de control de calidad en el destino.
7. El estudio de la oferta del destino y de la demanda, así como el análisis comparativo con otros destinos.
8. El asesoramiento a las empresas y los profesionales sobre la actividad turística en el destino y sobre la demanda.
9. El diseño y puesta en marcha de nuevos servicios turísticos.
10. La asistencia a las autoridades en las funciones de control, regulación y planificación del sector en el destino.

Funciones de las Oficinas Turísticas en Origen

Dependen de TURESPAÑA. Sus funciones principales son:

• La promoción del turismo y del sector turístico nacional en el exterior y estimular la presencia del sector empresarial en los mercados emisores.
• Información al potencial turista, ofreciéndole datos que puedan serle de interés con el fin de que se decida a visitar el país.
• El análisis de los mercados turísticos de los países asignados y de las políticas que en estos desarrollan instituciones y empresas.
• La promoción y apoyo a las empresas turísticas que deseen implantarse o desarrollar negocios turísticos en los diferentes mercados.

Acciones Desarrolladas por las Oficinas en Origen

Desarrollan una serie de acciones:

• Organización de encuentros profesionales entre la oferta y los canales de distribución.
• Apoyo logístico a las empresas e instituciones nacionales que deseen promover su producto en el país correspondiente.
• Apoyo a las agencias de viajes y turoperadores locales para que incluyan el destino en sus programas.
• Organización de fiestas, reuniones, conferencias y actos culturales con el fin de promover el turismo.
• Promover la propaganda redaccional, cinematográfica y radiotelevisiva.
• Organizar viajes para periodistas, impulsándoles a escribir sobre el país.
• Organización de fam trips para los profesionales del turismo de la red de distribución.
• Relaciones públicas e institucionales.

Estructuras Comunes de los Centros de Turismo

Las estructuras más comunes de los centros de turismo son:

A) Estructura Horizontal o por Departamentos

Se organiza identificando y agrupando tareas similares. En una organización con estructura horizontal, lo principal no es quién manda, sino cuál es el objetivo de esta organización, por lo que, independientemente de la persona que coordina las tareas, todos los integrantes de la empresa pueden aportar sus ideas, conocimientos y colaborar para conseguir metas en común.

B) Estructura Vertical o Jerárquica

Jerarquía entre los diferentes puestos de trabajo que permiten adjudicar responsabilidades. Los principios básicos son la delegación y el escalonamiento de mandos.

C) Coordinación

El objetivo es armonizar las tareas, las herramientas y los recursos humanos para realizar acciones continuas y coherentes. Los elementos principales que caracterizan esta estructura son:

• Comités o grupos de trabajo
• Toma de decisiones colectiva
• Comunicación interna estructurada