Organización de Actos Públicos: Metodología y Fases Clave

Metodología General para la Organización de Actos Simples

Metodología para la Planificación, Organización y Desarrollo de un Acto Público

La metodología para organizar un acto debe estructurarse en varias fases y dentro de ellas en acciones sucesivas que, dirigidas, coordinadas y supervisadas o aplicadas por los servicios de protocolo, se ejecutan desde el momento de la decisión de llevarlo a cabo hasta el cierre de su desarrollo. En todos los casos parte de una decisión procedente del organizador o anfitrión del acontecimiento.

- Directiva: documento del protocolo oficial donde se reflejan las decisiones, procedentes del organizador o anfitrión, para la realización del evento, o también llamado Instrucción, en algunas organizaciones.

- Las decisiones ponen en marcha una serie de acciones, relacionadas entre sí: planificación, organización y desarrollo que se integran en una fase de proyecto previa a su desarrollo, a la que sigue la fase de ejecución y, por último, la valoración o juicio crítico de lo realizado.

Metodología

• Fase de Proyecto (anterior al acto):

- Definición de los objetivos a alcanzar durante su desarrollo en sus aspectos espaciales, temporales y de asistencia de personas.

Acciones

• Planificación: Se inicia tanto en el mundo oficial como en el no oficial, clasificando el acto. Permite establecer el orden de precedencia entre los asistentes. Secuencia lógica respecto al resto de acciones:

• Estructura del acto: describir de forma detallada todo lo que se va a realizar y establecer secuencialmente las diferentes formalidades a adoptar, sobre todo las que rodean el inicio, el momento culminante y la conclusión.
• Presidencia: definición de la misma:

• Autoridad o personalidad que va a presidir.
• Modelo de presidencia.
• Personas que la ocupan, por su orden de precedencia.
• Ubicación de la presidencia.

• Invitados: concretar:

• Lista o listas de asistentes, clasificándolos por su procedencia.
• Número, en función del espacio disponible.
• Situación en el lugar del acto (Protocolo), definiendo hasta dónde se va a protocolizar su ubicación y sistema de distribución de espacios.

• Logística: Disponer todos los medios necesarios para que todo el acto relevante se desarrolle con orden, eficacia y estética.
• Periodistas: tratamiento especial debido a que su presencia puede cumplir uno de los objetivos del acto: su difusión pública.

• Debe tener lugar privilegiado.
• Invitar con antelación.
• Confirmar presencia.

• Seguridad: El anfitrión u organizador es el responsable por la seguridad de sus invitados y del desarrollo del acto.

• El protocolo hace lo que manda la seguridad.

• Diseño: Plasmar la planificación en un bosquejo o anteproyecto, con información gráfica y texto, que será aprobado y matizado por la autoridad o persona a quien corresponda esta responsabilidad.

- Se articulará todo lo planificado y se establecerá el Cronograma de las acciones parciales donde se integran toda la estructura del acontecimiento: se concreta el tiempo de duración, qué se hace y quién lo hace.

Estructura del Cronograma