Optimización de la Fuerza de Ventas: Cálculo de Dotación por Carga de Trabajo y Sistemas de Primas

Método de Carga de Trabajo: Cálculo del Número de Vendedores

Tipos de Clientes y Requisitos de Visita

La empresa ha estimado los siguientes requisitos de visita para sus clientes:

• A (40 clientes): Precisa 40 visitas anuales de 90 minutos.
• B (100 clientes): Precisa 30 visitas anuales de 60 minutos.
• C (200 clientes): Precisa 20 visitas anuales de 30 minutos.

Se parte de que el vendedor típico trabaja al año 1920 horas (40 horas/semana * 48 semanas/año) y su tiempo se distribuye de la siguiente manera: 40% ventas, 30% no ventas y 30% desplazamientos.

Cálculo del Número de Vendedores Necesarios

1. Determinar la frecuencia y duración de las visitas a clientes (Carga de Trabajo por Cliente):

• Cliente A: 40 visitas * 90 min = 3600 min = 60 horas
• Cliente B: 30 visitas * 60 min = 1800 min = 30 horas
• Cliente C: 20 visitas * 30 min = 600 min = 10 horas

Total de horas requeridas por cliente: 100 horas.

2. Calcular la carga de trabajo total para cubrir todo el mercado:

• Tipo A: 40 cuentas * 60 horas/cuenta = 2400 horas
• Tipo B: 100 cuentas * 30 horas/cuenta = 3000 horas
• Tipo C: 200 cuentas * 10 horas/cuenta = 2000 horas

Carga de trabajo total requerida = 7400 horas

3. Distribuir el tiempo disponible del vendedor por tarea realizada:

Si la semana típica es de 40 horas y se espera que el vendedor medio trabaje 48 semanas al año (tras haber descontado tiempo de vacaciones, enfermedad y otras emergencias), el vendedor medio dispone de:

40 horas/semana * 48 semanas/año = 1920 horas/año

Si además se ha realizado un estudio del tiempo del vendedor según el cual realiza la siguiente distribución de su tiempo:

• Venta (40%): 1920 * 0,4 = 768 h/año
• No venta (30%): 1920 * 0,3 = 576 h/año (Nota: El cálculo original indicaba 768 h/año, pero el 30% de 1920 es 576 h/año)
• Desplazamientos (30%): 1920 * 0,3 = 576 h/año (Nota: El cálculo original indicaba 768 h/año, pero el 30% de 1920 es 576 h/año)

Total: 1920 horas/año

4. Calcular el número de vendedores necesarios:

Nº de vendedores que se necesitan = Nº total de horas necesarias / Nº horas disponibles por vendedor para la venta

Nº de vendedores = 7400 / 768 = 9,63 vendedores

Proyección de Ventas y Regresión Lineal (TAM)

A continuación, se presenta la evolución de las ventas mensuales y el TAM (Trailing Annual Mean o Media Anual Móvil) para los años 2016 y 2017.

Datos Históricos de Ventas (2016)

A partir de la ecuación lineal obtenida por regresión de mínimos cuadrados:

TAM = 227,8 * mes + 12999

• TAM estimado para el mes 25 = 227,8 * 25 + 12999 = 18694
• TAM estimado para el mes 26 = 227,8 * 26 + 12999 = 18922

Si el coeficiente de determinación es bajo, las diferencias entre ventas reales y proyectadas se regulan al calcular el TAM.

Datos Históricos de Ventas (2017) y Proyección (2018)

Cálculo de Ventas Proyectadas (Vn) a partir del TAM

La fórmula para actualizar el TAM es:

TAM_n = TAM_n-1 + V_n - V_n-12

Despejando la venta proyectada (Vn):

V_n = TAM_n - TAM_n-1 + V_n-12

• TAM 25 (Estimado por regresión) = 18694
• TAM 24 (Real) = 18410
• V 13 (Venta de Enero 2017) = 1450

Ventas 25 (Enero 2018) = TAM 25 - TAM 24 + V 13 = 18694 – 18410 + 1450 = 1734

TAM 26 = TAM 25 + V 26 - V 14

Sistemas de Incentivos y Primas Comerciales

Este apartado aborda el cálculo de primas utilizando el sistema Meret y el sistema de Prima con Recompensa.

Caso Práctico: Cálculo de Prima por Nuevo Cliente

La empresa Xeco ha fijado para los próximos 4 meses un objetivo de 40 nuevos clientes por vendedor. La prima fijada para la consecución del objetivo (Prima Nominal, PN) es de 1000 unidades monetarias (um). ¿Calcular la prima obtenida por un vendedor bajo los distintos métodos?

Definición de Variables:

• O (Objetivo) = 40 clientes
• PN (Prima Nominal) = 1000 um (fijo)
• n (Plazo fijado para la realización del objetivo) = 4 meses
• t (Tiempo empleado por el vendedor)
• r (Resultado obtenido)

a) Sistema Meret (Vendedor que consigue 10 nuevos clientes)

En este caso, el vendedor ha conseguido 10 nuevos clientes (r=10).

1º Sistema Meret (Fórmula de penalización):

P = PN * (2 - (O/r))

P = 1000 * (2 - (40/10)) = 1000 * (2 - 4) = -2000

Como el vendedor no ha conseguido el 50% del objetivo (10/40 = 25%), la prima se establece en 0 um.

2º Sistema Meret (Fórmula de raíz cuadrada):

P = PN * √(r/O)

P = 1000 * √(10/40) = 1000 * √(0.25) = 500 €

b) Prima con Recompensa por Superación de Objetivo (60 clientes)

El vendedor ha superado el objetivo, obteniendo 60 clientes (r = 60 cl).

P = PN * (n/t) * (r/O)

P = 1000 * (n/t) * (60/40)

P = 1000 * (n/t) * 1.5

Si asumimos que el objetivo se cumple en el plazo previsto (n/t = 1, ya que ha superado el objetivo), la prima es:

P = 1000 * 1 * 1.5 = 1500 €

c) Prima con Recompensa por Realización Anticipada (3 meses)

El vendedor consigue el objetivo (r/O = 1) empleando 3 meses (t=3), siendo el plazo fijado 4 meses (n=4).

P = PN * (n/t) * (r/O)

P = 1000 * (4/3) * (r/O)

P = 1000 * 4/3 * 1 (asumiendo r/O=1 porque consigue el objetivo en menos tiempo del previsto) = 1333,33 €