Gestió de Tresoreria: Claus per a Empreses

La Gestió de Tresoreria: Claus per a Empreses

La gestió de tresoreria és una de les activitats més importants en l'administració d'una empresa, ja que implica una correcta gestió dels recursos econòmics propis.

Objectius de la Gestió de Tresoreria

Els seus objectius són:

1. Garantir a les empreses la disponibilitat de diners en efectiu per afrontar els seus pagaments.
2. Maximitzar els ingressos procedents de la inversió de recursos financers a curt termini i minimitzar les despeses ocasionades per la disposició de fons de tercers per obtenir recursos.

L'Àrea de Tresoreria

La tresoreria de les empreses està integrada per:

1. Els diners de curs legal que tenen dipositats a la caixa i a entitats de dipòsit.
2. Els instruments financers amb un venciment inferior a tres mesos, que es poden convertir fàcilment en diners sense perdre valor.

Funcions de l'Àrea de Tresoreria

S'encarrega de:

1. Realitzar els cobraments i els pagaments per successos ja ocorreguts i també intervé establint la política de cobraments i pagaments de l'empresa.
2. Té com a objectiu la denominada tresoreria zero, que és la situació en què els cobraments són iguals als pagaments.
3. Si els fluxos d'entrada i de sortida de diners són positius, es pot elegir una inversió que rendibilitzi aquests diners, i si són negatius, s'ha d'aconseguir finançament per poder afrontar els pagaments pendents.

Flux Monetari o Cash-Flow

El flux monetari, també anomenat cash-flow, consisteix en la diferència entre els cobraments obtinguts i els pagaments realitzats per una empresa en un moment determinat.

Data Valor

La data valor és la data en la qual realment entren o surten diners del banc. S'utilitzen les dates valor per fer previsions dels ingressos i les despeses corresponents a un període de temps, ajustant aquestes previsions a la forma d'acord dels bancs i controlar si els bancs compleixen les condicions pactades.

Còmput de la Data Valor

No es tenen en compte els diumenges ni festius. A l'estiu, com que els bancs tanquen els dissabtes, tampoc es tenen en compte.

Posició dels Comptes Bancaris

La posició d'un compte bancari és el seu saldo, expressat en termes de data valor. Per gestionar correctament la tresoreria, s'ha de portar la posició diària dels comptes de l'empresa.

Tresoreria Zero

Suposa controlar la gestió de tresoreria, enviant saldos creditors d'escassa rendibilitat i, en la mesura del possible, els saldos deutors. En el conjunt dels recursos, s'ha d'evitar l'existència de saldos ociosos en un compte convivint amb números vermells en altres comptes.

El Float o Període de Flotació

És el període que va des de la data de venciment d'un deute o d'un crèdit fins a la data valor en què es carrega o s'abona al compte bancari de l'empresa.

Mitjans de Cobrament i Pagament Més Utilitzats

1. Transferència: Mitjà de cobrament molt habitual. No està gravada amb impostos, però sí amb comissions que seran a càrrec del pagador.
2. Xec: La iniciativa del pagament correspon al deutor, però es guanya en seguretat perquè existeix un document que demostra l'existència del deute.
3. Pagaré: La iniciativa del pagament correspon al deutor i existeix un document que prova el deute. Presenta l'avantatge que es pot descomptar, anticipant la disposició de diners al seu venciment.
4. Lletra de canvi: La iniciativa del pagament correspon al deutor i existeix un document que prova el deute. Presenta l'avantatge que es pot descomptar, anticipant la disposició de diners al seu venciment.
5. Rebuts bancaris: La iniciativa la té el creditor (persona que emet el rebut per cobrar) i es pot utilitzar per obtenir finançament bancari a curt termini.
6. Diners en metàl·lic: La iniciativa la té el deutor. Té elevats costos, com la custòdia, i presenta elevats riscos.
7. Targetes bancàries: Simplifiquen la tramitació i el control dels pagaments, en centralitzar-los en un sol instrument i compte bancari.

Control de la Tresoreria

• Caixa: Entrades i sortides de diners en efectiu produïdes a la caixa física de l'empresa.
• Comptes bancaris: Cobraments i pagaments realitzats per l'empresa a través de cada un dels seus comptes bancaris.
• Clients: Control dels cobraments comercials de l'empresa.
• Proveïdors: Control dels pagaments a realitzar per l'empresa.
• Efectes a cobrar: Control dels efectes comercials que l'empresa té pendents de cobrar.
• Efectes a pagar: Control dels deutes comercials, documentats en efectes comercials i pendents de pagament.

El Tancament de Caixa

La finalitat del tancament de caixa és controlar que es porta correctament i s'ha de realitzar aquesta operació freqüentment, en cas que hi hagi diferents responsables, en cada canvi de torn. Hi ha dues operacions:

1. Recompte de caixa: Consisteix a fer inventari de les monedes i els bitllets, calculant-ne la suma total. També es verifiquen els documents justificatius dels diferents moviments que s'han produït a caixa.
2. Arqueig de caixa: Consisteix a comprovar si els diners calculats al recompte coincideixen amb l'import anotat com a saldo final al llibre auxiliar de caixa. Si els dos imports no coincideixen, pot ser degut a equivocacions en cobrar o en pagar, error en l'elaboració dels justificants, extraviaments o la no elaboració de justificants. Si no es detecta la causa, s'ha de registrar al llibre de caixa una anotació que reflecteixi aquesta desviació.

Llibre Registre de Comptes Bancaris

La tasca de comprovació i el seguiment dels comptes bancaris s'efectuarà comprovant l'extracte rebut del banc i comparant-lo amb la informació recollida per l'empresa al llibre registre de comptes bancaris, corresponent a l'entitat bancària emissora de l'extracte.

Tipus de Conciliacions Bancàries

Hi ha dos tipus de conciliacions bancàries:

Conciliació Bancària/Comptable

Es comparen les dades incloses al llibre Major, en els comptes de bancs. Per tant, en l'elaboració d'ambdós documents, bancs i empresa es basen en successos passats. Aquesta conciliació s'haurà de realitzar, com a mínim, una vegada al mes.

Hi ha diverses causes com:

• Pagaments del banc no comptabilitzats per l'empresa.
• Ingressos del banc no comptabilitzats per l'empresa.
• Pagaments comptabilitzats, no registrats pel banc.
• Ingressos comptabilitzats no registrats al banc.

Formes de Realitzar la Conciliació Bancària/Comptable

Saldo bancari a data de conciliació + ingressos comptabilitzats per l'empresa i no pel banc. Pagaments comptabilitzats pel banc i no per l'empresa - Pagaments comptabilitzats per l'empresa i no pel banc. Ingressos comptabilitzats pel banc i no per l'empresa = Saldo comptable a data de conciliació.

Conciliació Bancària/Tresoreria

Causes de les desviacions entre els llibres auxiliars de bancs i els extractes bancaris:

1. Que la data valor aplicada pel banc difereixi de la fixada en les previsions.
2. Que l'import carregat al compte bancari sigui diferent al previst per ser una xifra estimada (com ocorre amb els rebuts de llum, gas, electricitat, telèfon, etc.).
3. Que l'import carregat al compte bancari sigui diferent al que s'havia calculat (per exemple, s'han negociat amb el banc unes condicions per al cobrament de comissions i després el banc no les compleix).
4. Que es carrega o s'abona algun concepte que no s'ha previst (per exemple, no s'ha pagat un efecte girat que s'esperava cobrar o un ingrés del qual es desconeix el concepte).

Llibre Registre de Clients

S'usa per tenir controlats els cobraments originats per l'àmbit comercial al qual es dedica l'empresa.

Llibre Registre de Proveïdors

Aquest llibre serveix perquè l'empresa pugui preveure els pagaments a realitzar i el seu compliment. Aquest llibre pot tenir un format similar al de clients, encara que canviant les referències de cobrament per les de pagament.

Llibre Registre d'Efectes a Cobrar

En aquest llibre, es registren els efectes comercials que l'empresa té pendents de cobrar (lletres de canvi, pagarés, rebuts i xecs).

Llibre Registre d'Efectes Comercials a Pagar

En aquest llibre es registren els deutes de l'empresa amb creditors, sempre que estiguin documentats en efectes comercials.