Gestió de Magatzem i Comandes en l'Oficina de Farmàcia

Gestió de Comandes i Magatzem a la Farmàcia

Procediments de Comanda i Recepció

Crear una comanda? Consisteix a crear un document especificant els productes que necessitem i encarreguem, el número d'unitats que se sol·liciten de cada producte i a qui s'encarreguen.

Repassar la comanda? Cal comprovar que els productes que han arribat són els encarregats, que han arribat en bones condicions i, a més, que ha arribat el número de productes encarregats.

Recepcionar una comanda? Significa introduir les dades de l'albarà de la comanda, especificant com a dades de l'albarà: la data de la comanda que figura en l'albarà, el número de l'albarà i l'import total.

Classificació dels Productes Farmacèutics

Classificació segons condicions:

• Dispensació: Recepta normal; psicòtrops (anotar al llibre receptari i antidepressius); estupefaents (control i notificació de sanitat, emmagatzematge en caixa de seguretat).
• Conservació: Caducitat normal de 5 anys, caducitat inferior a 5 anys i productes termolàbils (frigorífic entre 2 i 8 °C).
• Control de tractaments: ECM, TLD, DH.
• Seguretat Social: Aportació reduïda del 10% amb un límit de 2,64 €.
• Tipus d'especialitat: EFG (genèric), Bioequivalent (EQ), publicitari (EFP), ús hospitalari (H).
• Envàs: Clínic (EC) per a un gran número d'unitats i farmàcies autoritzades.
• Ús: Trobem productes d'ús humà i veterinari.

Classificació segons les necessitats de gestió: Ordre alfabètic, FF (Forma Farmacèutica) i ABC (segons la rotació dels medicaments, instituït per l'OMS i adoptat pel MSC).

Classificació ATC: Anatòmica, Terapèutica i Química.

Identificació de Productes i Codificació

Identificació de productes:

• Codi de barres: Les línies dels codis en una numeració vinculada al producte.
• Codi Nacional (CN): Format per 7 xifres, sol·licitat pel laboratori fabricant al Consell General del Col·legi. Tots els productes que tinguin assignat un CN l’han de portar imprès en l’angle superior dret de la cara principal del seu cartonatge, i en el cupó precinte per a aquells productes finançables per la Seguretat Social.
• Codi intern del proveïdor: S'utilitza quan no tenen CN però sí codi de barres.

Tipus de Magatzem a l'Oficina de Farmàcia

Magatzem de Reposició

Zona més llunyana que la zona de dispensació. S’hi emmagatzemen productes dels quals es disposa d'una quantitat que excedeix la destinada a la dispensació habitual diària. Instal·lacions i mobiliari: Prestatgeries amb diferents fondàries i alçades regulables per a una millor adaptació a les necessitats. Té major importància l'operativitat que el disseny.

Gestió del magatzem de reposició: L’espai del magatzem és limitat i les existències han de tenir una raó tècnica o una raó econòmica.

• Raó tècnica: Evitar la interrupció d'un producte i poder-lo dispensar en cas que no arribi de l'empresa proveïdora habitual.
• Raó econòmica: S'ofereix un descompte per la compra d'una quantitat superior de producte; cal valorar l'espai, el marge de benefici i la seva venda.

Zones del magatzem de reposició: Productes caducats o pendents de devolució al seu proveïdor per al seu abonament. Devolució als proveïdors de productes per entregues en mal estat, per advertències sanitàries o per errors en el servei. Existències de material d’embalatge, obsequis, mostres, catàlegs, material de retolació i decoració de la zona d’exposició. Brossa i residus generats a causa de les comandes rebudes. Material de neteja, escales, eines, etc., útils en el manteniment de l'Oficina de Farmàcia (OF).

Magatzem de Dispensació

Zona de l’OF amb instal·lacions adequades per guardar ordenadament els productes per a la seva dispensació. Zona molt propera al mostrador però no accessible al públic. Mobiliari i instal·lacions: Calaixos de mostrador retolats alfabèticament o segons el seu contingut (col·liris, inhaladors...), que poden tenir separadors interiors. Solen contenir productes de dispensació freqüent perquè l’accés és ràpid i còmode. Armaris i vitrines. Calaixeres compactes: columnes de fins a 20 calaixos ordenats alfabèticament. Instal·lacions robotitzades, nevera i zona d'encàrrecs.

Magatzem d'Exposició

Té la doble funció de contenir els productes i d’exposar-los a la vista dels clients per a la seva selecció. Interessa més el disseny que l’operativitat, amb la finalitat d’emfatitzar les virtuts del producte i transmetre una imatge global de la farmàcia. Situat a la zona de lliure accés dels usuaris, la seva gestió està sotmesa a tècniques de merchandising. Objectius: Cridar l’atenció, dirigir el client cap al producte i facilitar l’acció de compra.

Operacions d'Emmagatzematge

Són aquells procediments que es porten a terme a l’OF des que es rep el producte fins que es dispensa, incloent-hi les operacions administratives. Recepció i verificació de les comandes: Comandes de reposició diària que s'efectuen 1, 2 o 3 vegades al dia amb l'objectiu de cobrir la reposició dels articles amb estoc mínim dispensats.

• Productes de reposició diària: Termolàbils (requereixen control de temperatura), estupefaents (requereixen control especial en l’adquisició).
• Vacunes individualitzades: Requereixen un procés d’encàrrec i elaboració especial.
• Fórmules Magistrals (FM): Elaborades per altres OF.
• Productes de baixa rotació i d’encàrrec: Productes dels quals no disposem en aquell moment perquè la seva dispensació és infreqüent o perquè s’han esgotat.

4. Operacions d’emmagatzematge
Són aquells procediments que es porten a la OF des que es rep fins que es dispensa, que inclouen operacions administratives:
a. Recepció i verificació de comandes:
- Comandes de reposició diària: Comandes que s’efectuen 1, 2 o 3 vegades diàries i l’objectiu és cobrir la reposició dels articles amb estoc mínim dispensats.
- Productes: termolàbils, estupefaents, vacunes individualitzades, FM, productes de baixa rotació i productes d’encàrrec.
- Comandes de reposició massiva: s’efectuen als laboratoris fabricants i majoristes que ofereixen millors condicions de compra. L’objectiu és cobrir la reposició dels articles; són servides en caixes i el professional farmacèutic ha de signar el comprovant.

Productes de reposició massiva: Són productes amb consum estacional o de venda durant tot l'any.
b. Emmagatzematge de productes:
Criteris d'ordenació:
- Alfabètic: Per nom comercial. Avantatge: fàcil localització. Inconvenient: mescla de productes i no aprofitament de l'espai.
- FF (Forma Farmacèutica): Divisió d'espai, subdivisió per ordre alfabètic; és la més utilitzada a la UF. Avantatge: aprofita l'espai. Inconvenient: s'ha de conèixer la FF dels productes.
- Tipus de dispensació: Classificació complementària. Productes de més rotació: més a prop del mostrador. Productes menys dispensats: més lluny.
- Activitat farmacològica: Per una mateixa patologia i subclassificació per ordre alfabètic. Inconvenient: requereix coneixement avançat del vademècum.
- Proveïdor: Parafarmàcia i exposició conjunta dels productes d'un mateix proveïdor.
- Funcionalitat: Exposició per seccions i productes disposats en ordre per a la localització de l'usuari.

Criteris d'Ordenació i Conservació

Condicions de conservació general de productes: Els agents que formen el sector farmacèutic han de garantir que els productes que fabriquen, venen o dispensen són:

• Segurs: Sense components tòxics.
• Eficaços: Amb l'activitat terapèutica esperada.
• De qualitat: Elaborats basant-se en unes normes correctes de fabricació.

Alteracions en la conservació de productes:

• Químiques: Reaccions d'oxidació.
• Físiques: Canvis en l'aparença.
• Terapèutiques: Modificacions en els efectes terapèutics.
• Toxicològiques: Formació de productes tòxics.

Per evitar aquestes condicions i mantenir les propietats, els factors clau són la llum, la humitat i la temperatura:

• Llum: Medicaments fotosensibles que venen en envasos aïllats de la llum.
• Humitat: Medicaments higroscòpics que venen en envasos per preservar-los de la humitat.
• Temperatura: Medicaments termosensibles o termolàbils (es conserven entre 2 i 8 °C) i medicaments de temperatura controlada (s'han de mantenir a <25 °C o <30 °C).

Conservació de productes especials:

• Estupefaents: Obligatori el control detallat d'aquest medicament i guardar-los en una caixa forta.
• Matèries primeres per a l'elaboració de FM: Es guarden en armaris que es tanquin amb clau; s'han de mantenir en bones condicions de temperatura i humitat, amb registre d'entrades i sortides a la fitxa.
• Envasos per a FM: Cada envàs s'ha de donar d'alta a la seva fitxa i, cada vegada que s'utilitza, donar-se de baixa. S'emmagatzemen separats de les matèries primeres.
• Termolàbils: Al frigorífic entre 2-8 °C, a la zona de dispensació i amb registre de temperatura màxima i mínima.
• Psicòtrops i medicaments d'ECM: En zones separades perquè tenen condicions de dispensació especials.

Devolució de Productes a l'Oficina de Farmàcia

La caducitat: Gairebé tots els productes de parafarmàcia tenen la data de caducitat a l'envàs. Els productes tenen una validesa general de 5 anys des de la data de fabricació; quan dura menys, ha de portar el símbol corresponent.

Productes a abonar:

• Caducats de l'OF: Arriben a la data de caducitat abans de ser dispensats; l'OF ha de fer una revisió periòdica.
• Retirats: L'AEMPS decideix retirar-los del mercat i el COF envia una circular a totes les OF informant-ne.
• Abonar perquè no s'ha venut: Per passar cert temps o la temporada de venda.
• Defectuosos en la comanda: Generalment detectats en les comandes diàries; convé procedir a l'abonament.