Gestió d'Existències: Tipus, Funcions i Mètodes

1.1. Existències

Les existències són les mercaderies o materials que es troben en l'empresa en trànsit o submergides en el procés de producció i que tenen com a objectiu la seva aplicació empresarial en processos industrials o comercials. Inclouen totes les mercaderies en poder de l'empresa, es poden quantificar des del punt de vista físic (saber el nombre de la unitat d'inventari) i des d'un punt de vista econòmic (valor monetari de les unitats). La major part de les existències es guarden en el magatzem, però també es consideren existències les que estan utilitzades per produir. Tenen una gran importància per a la gestió empresarial.

Tipus d'existències: per naturalesa

• Peribles: aquells productes que es deterioraran amb el pas del temps.
• No peribles: aquells que no es veuen afectats pel pas del temps.
• Amb data de caducitat: no es poden vendre després d'una data concreta.

Segons utilitat

• Comercial: formen part de l'assortiment de l'empresa, s'anomenen mercaderies i són articles que es venen sense transformació.
• Existències d'empresa de serveis: empreses que també poden tenir existències per fer el servei que necessiten.
• Existències industrials: existències que s'incorporen al procés productiu.

Funció que compleixen a l'empresa

• Existències de cicles: cobreixen la demanda habitual de l'empresa.
• Existències de seguretat: aquelles existències que normalment no s'utilitzen però que eviten ruptures d'estocs.
• Existències d'especulació: aquelles amb què s'aprofiten els preus baixos per comprar més de l'habitual.
• Existències d'anticipació: cobreixen possibles vendes estacionals o especials.

Segons el valor

- Existències en les empreses de producció: primeres matèries (són aquelles que es destinen a formar part dels productes fabricats), altres aprovisionaments (es troben dins d'aquest epígraf els elements i conjunts incorporables, combustibles...), productes en curs (són productes d'una fase que estan a mig acabar), productes semiacabats (els fabricats per l'empresa i no destinats a la seva venda fins que s'incorporin a un altre procés posterior), productes acabats (els fabricats per l'empresa i destinats al consum final o a la seva utilització per altres empreses), subproductes, residus i materials recuperats (són de caràcter secundari i s'obtenen al mateix temps que el producte principal).

- Existències en les empreses comercials: mercaderies: són articles que no es transformen, sinó que només es venen.

- Existències en les empreses de serveis: les empreses de serveis també tenen existències.

Mètode ABC

• Mercaderies tipus A: tenen un percentatge de valor més gran que el que representen numèricament.
• Mercaderies tipus B: tenen un percentatge de valor equilibrat respecte al que representen numèricament.
• Mercaderies tipus C: representen moltes existències i poc valor.

1.2. Gestió d'existències

La gestió d’existències de l’empresa consta de cinc fases que són:

• Recepció de la mercaderia: el procés de compra finalitza amb la recepció de la mercaderia.
• La recepció de la mercaderia té quatre subfases que són:

1. Recepció del transport: la mercaderia es rep juntament amb l’albarà i amb la carta de ports si el transport el fa un transportista.
2. Control de descàrrega: comprovem que l'albarà, la mercaderia i la comanda coincideixen.
3. Identificació de la mercaderia.
4. Anotació als registres d’entrada (fitxes de producte i fitxes de magatzem).
5. Ubicació de les mercaderies al magatzem.

L’anàlisi d’estocs és el procés que té l’objecte d’establir l’equilibri entre els costos d’aprovisionament i emmagatzematge i la política de vendes de l’empresa. Concretament, l’anàlisi d’estocs ha de determinar tres coses:

1. Quantitat de productes emmagatzemades i indicar quan realitzarem la comanda.
2. Número de productes a incloure en la comanda, Q: LEP (Lot econòmic del producte).
3. Número de comandes a realitzar anualment.

Podem estudiar aquestes tres coses a través del model de Wilson que parteix d’aquestes premisses:

1. L’empresa s’aprovisiona per lots econòmics de productes constants. Q = constant.
2. La demanda o consum del producte és constant i coneguda al llarg del temps.
3. El preu del producte i de la matèria primera és constant durant tot el període.

Estoc mínim (o de seguretat): és la quantitat mínima que cal tenir per magatzem per evitar la ruptura d’estocs.

Estoc màxim: és la quantitat d’estocs que és possible emmagatzemar de cada article i que es correspon amb la quantitat emmagatzemada després de cada reposició.

Comanda òptima (lot econòmic del producte): és la quantitat que s'ha de demanar cada vegada per no tenir trencaments d’estocs ni acumular estocs extraordinaris que resultarien en un cost. Aquesta quantitat es calcula amb la següent fórmula.

Significat de les sigles:

• Q*: quantitat que fa falta en el magatzem.
• s: cost de fer la comanda, és a dir, les trucades, la missatgeria, el treball de l’administratiu, etc.
• D: demanda anual esperada del producte o quantitat que necessitem de matèria primera durant un any.
• r: cost financer o cost d’oportunitat de tenir la matèria primera en el magatzem.
• p: preu de compra unitari de la matèria primera.
• d: aprovisionament.

Punt de comanda: el punt de comanda són les unitats que l’empresa té al magatzem per realitzar una nova comanda. Aquest punt de comanda dependrà de: temps que el proveïdor tarda en enviar la comanda, també anomenat temps d’aprovisionament, o d, i estoc de seguretat.

1.3. Expedició de les mercaderies

L’expedició de les mercaderies es divideix en tres fases que són:

• a. Recepció i tramitació de la comanda: les comandes poden ser urgents, ordinàries, grans i petites. Les comandes urgents són aquelles que s’han d’atendre de manera immediata, mentre que les ordinàries són comandes habituals que responen al sistema de rotació de les mateixes. Les comandes poden ser grans o petites. Les grans són aquelles comandes de gran quantitat de mercaderies de tal forma que resulta rendible preparar-les de forma independent. Les comandes petites, per tal d’optimitzar el cost de magatzem, es realitzaran de forma agrupada.
• b. Preparació de la comanda:
  • Extracció: consisteix en extreure les mercaderies de les prestatgeries del magatzem.
  • Embalatge: té com a objectiu protegir i agrupar la mercaderia.
  • Pesada i etiquetatge: quan els productes ja estan a punt, cal pesar-los i indicar el pes a l’exterior. A l’etiqueta constarà, a més d’aquest pes, informació dels destinataris i les consideracions oportunes de cara al transport, com fragilitat, volum, toxicitat, etc.
• c. Sortida de la mercaderia:
  • Preparació dels enviaments: s’agrupen els paquets que conformen un enviament.
  • Emissió de la documentació corresponent: es prepara la documentació que ha d’acompanyar la mercaderia i s’actualitza al registre de magatzem.
  • Lliurament als transportistes.