Papeles de trabajo en la auditoría: confidencialidad, clasificación y tipos de cédulas

Confidencialidad de los Papeles de Trabajo

Importancia de la Confidencialidad: Toda la información contenida en los papeles de trabajo son datos sensibles de los estados financieros de la compañía examinada. Por tal motivo, dicha información debe considerarse de carácter estrictamente confidencial.

Así como los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, los papeles de trabajo constituyen la base fundamental del dictamen que el contador público rinde con relación a esos mismos balances y estados financieros.

Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a través de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros, registros contables o procedimientos administrativos. El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto, no revelará ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoría profesional, excepto con el consentimiento expreso del cliente.

Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado, el profesional puede recurrir —y en algunos casos se ve obligado— a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.

Clasificación General de los Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo se clasifican en dos grandes categorías según su temporalidad y uso:

A. Expediente Continuo de Auditoría o Archivo Permanente

Está integrado por un conjunto de documentos y cédulas que se localizan en uno o varios legajos especiales y sirve de apoyo en auditorías posteriores. Su consulta evita la duplicación innecesaria de la trascripción de cédulas.

Su conformación inicia desde la etapa de planeación de la auditoría, al obtener información general de las áreas susceptibles a evaluar (direcciones de área), incorporando:

• La estructura orgánica y funciones.
• Procesos, sistema legal, fiscal y de información.
• Objetivos de auditoría y el programa específico de revisión.

B. Expediente de Papeles de Trabajo Actuales

El auditor deberá elaborar estos papeles de trabajo en el momento en que se realiza la revisión. Sirven para:

• Construir una prueba de validez de la opinión plasmada en el informe de auditoría.
• Respaldar el avance del programa de auditoría y el logro de los objetivos de la revisión.
• Determinar el grado de eficiencia, eficacia, economía y efectividad del trabajo realizado.

Tipos Específicos de Cédulas de Auditoría

Dentro de los expedientes de trabajo, las cédulas se clasifican según su función y nivel de detalle:

Cédula Sumaria

Contiene los datos en forma general de las cifras, procedimientos, conclusiones o de las observaciones determinadas, correspondientes a un grupo de conceptos o cifras homogéneos cuyo detalle se encuentra en otras cédulas.

Cédula Analítica

Describe un procedimiento de auditoría desarrollado o aplicado sobre aquellas partidas que han sido seleccionadas para su revisión y comprobación en los diversos tipos de auditoría que se practican. Muestra la razonabilidad o irregularidad mediante su contenido, así como las marcas y notas explicativas de auditoría.

Cédula Subanalítica

Se elabora para examinar con mayor detalle algún concepto y para explicar otros procedimientos adicionales contenidos en una u otra cédula analítica de auditoría.

Cédula de Discusión de Observaciones

Solo debe formularse previa autorización del superior jerárquico. En ella se describe con claridad y objetividad las decisiones que se consideren necesarias a seguir en relación con el resultado obtenido de la auditoría, siendo útil al área auditada para mejorar sus sistemas operativos o de administración.

También se señalan los puntos de vista del titular del área auditada y las diferencias con lo sustentado por el auditor, a fin de determinar la pauta a seguir en su caso.

Cédula de Marco Conceptual

Es la cédula por medio de la cual el auditor da a conocer en forma general el objetivo, alcance, plan de trabajo, estrategia y cualquier otro recurso del cual se valdrá para lograr el objetivo deseado. Adicionalmente, deberá prepararse al inicio de la auditoría por cada uno de los auditores que integran el grupo de trabajo de la revisión.