Estructura Organizacional: Mecanismos de Coordinación y Componentes según Mintzberg

Mecanismos de Coordinación de Henry Mintzberg

La coordinación efectiva es fundamental para el funcionamiento de cualquier organización. Mintzberg identifica cinco mecanismos principales:

• Ajuste Mutuo o Recíproco: Implica un intercambio frecuente y comunicación directa entre los participantes.
• Supervisión Directa: Se ejerce mediante el ejercicio del mando e influencia por parte de un superior.
• Estandarización: Puede manifestarse de tres formas:
  • De Procedimientos: Todos conocen y siguen los mismos pasos.
  • De Resultados: Se define el logro esperado, dejando el cómo a criterio del ejecutor.
  • De Calificaciones: Se definen las cualidades necesarias para el ejercicio del puesto y, con ello, el probable desempeño.

Las Partes Fundamentales de la Organización (Según Mintzberg)

Mintzberg descompone la estructura organizacional en cinco partes clave:

• Cúpula Estratégica: Incluye el directorio y la gerencia general.
• Línea Jerárquica: Compuesta por gerentes de áreas, jefes de sectores y gerentes de planta.
• Centro Operativo: Donde se realizan las actividades esenciales (secciones de trabajo, almacenes, ventas, contaduría, reparto).
• Tecnoestructura: Analistas que diseñan, planifican o controlan el trabajo de otros (Organización y Métodos, Planificación, Selección de Personal).
• Unidades de Soporte Logístico: Proveen servicios indirectos a la organización (bibliotecas, cantinas, centrales telefónicas).

Detalle de las Partes Estructurales

Cúpula Estratégica

Órganos cuyo cometido principal es asegurar que la organización cumpla su misión.

Deberes Principales:

• Supervisión general.
• Relación con el medio ambiente externo.
• Definición de la estrategia organizacional.
• Asignación de recursos.
• Actuar como portavoz de la organización.
• Negociación.

Línea Jerárquica

Órganos intermedios que conectan la cúpula con los centros operativos.

Deberes Principales:

• Supervisión de sectores.
• Gerenciamiento del ambiente de su unidad.
• Elaboración de planes operativos.
• Control del uso de recursos asignados.

Centro Operativo

Los operacionales ligados directamente a producir los bienes o servicios. Es donde ocurren las transacciones centrales.

Deberes Principales:

• Obtener los insumos necesarios para producir.
• Asegurar la producción efectiva.
• Distribuir productos y servicios.
• Asegurar soporte directo (mantenimiento de máquinas y custodia de stocks).

Tecnoestructura

Analistas que actúan sobre el trabajo de los demás, estandarizándolo o mejorándolo.

Funciones Clave:

1. Conciben los trabajos ajenos.
2. Planifican trabajos ajenos.
3. Cambian las formas de trabajar.
4. Aseguran capacitación al operario.

Relación con la Estandarización: Cuanta mayor estandarización, mayor es la necesidad de Tecnoestructura. Se manifiesta en:

• A nivel operativo: Flujo de trabajo.
• A nivel de línea: Investigación operativa.
• A nivel de cúpula: Planificación y presupuesto.

Soporte Logístico

Unidades especializadas ajenas al flujo central de operaciones, proporcionando soporte indirecto.

• La organización reduce la incertidumbre creando unidades dedicadas a estas funciones.
• Cada unidad de soporte tiene su propio centro operativo interno.
• Suelen mezclarse con funciones que brindan consejo (ej. asesores jurídicos, relaciones públicas, bibliotecas, cantinas, recepción).

Los Flujos en las Organizaciones

Las organizaciones se mueven a través de diversos flujos que interactúan constantemente:

• Flujos de autoridad formal.
• Flujos regulados.
• Flujos de comunicación informal.
• Constelaciones de trabajo.
• Decisiones ad hoc.

Autoridad Formal

Representa el poder y la comunicación estructurada.

• Se manifiesta a través de la supervisión.
• El organigrama representa la división del trabajo, los agrupamientos y los canales de circulación de autoridad.

Flujos Regulados

Son los flujos que siguen reglas y procedimientos establecidos.

Tipos de Flujos Regulados:

• Flujos de Trabajo Operacional: Recepción de insumos, transformación y expedición de productos/servicios.
• Flujos de Control: Flujos verticales de información y decisión. Las órdenes descienden y las informaciones suben. Cada escalón consolida la información anterior.
• Flujos de Información Funcional: Aportan información y consejo que apoyan las decisiones en los distintos niveles.

Comunicación Informal

Implica centros de poder no reconocidos oficialmente.

• Es una red de canales de comunicación independiente del sistema regulado.
• Existen dos grandes razones para su existencia:
  • El trabajo sin comunicación cara a cara es imposible.
  • La gente necesita contacto social.
• Se manifiesta en tres formas:
  • Contacto entre pares.
  • Contacto diagonal (superior fuera de su línea directa).
  • Autoridades que saltean intermediarios.

Constelaciones de Trabajo

Representan flujos horizontales y estructuras informales ligadas al sistema formal.

• Involucran gente interrelacionada con intereses comunes.
• Suelen estar ligadas a la especialización funcional y a la toma de decisiones conjuntas.

Decisiones Ad Hoc

Son decisiones de excepción que no tienen consecuencias demasiado importantes en el sistema general.

• Sustituyen la ausencia de decisiones predefinidas.
• Dentro de las decisiones, son no programadas, pero de rutina operacional.
• Existen tres situaciones comunes:
  • Surge y se decide en el propio nivel.
  • Surge y asciende la línea como si fuera regulada.
  • Surge y desciende la línea.