Enpresaren Administrazio Prozesua: Funtzioak eta Kudeaketa

1. Administrazio-prozesua: Kontzeptua eta faseak

Administrazio prozesua: Enpresaren administrazioak enpresaren xedeak eta helburuak lortzeko egiten dituen funtzio eta jardueren multzoa da.

Enpresa bat administratzeko, ezinbestekoa da zenbait zuzendaritza-eginkizun edo ardura betetzea. Ardura horiei administrazio-funtzioak deritze.

2. Plangintza funtzioa

Plangintza: Helburu batzuk ezarri eta horiek lortzeko estrategiak zehaztea, enpresaren politika finkatzea eta erabakiak hartzeko irizpideak ezartzea da, betiere enpresaren helburuak lortzeko xedez.

Plangintza egokia egiteko, urrats hauek bete behar dira:

• Abiapuntuko egoera aztertzea (AMIA azterketa).
• Helburuak zehaztea.
• Aukerak aztertu eta ebaluatzea (bide posibleak ikertu).
• Aukera bat hautatzea.
• Kontrola ezartzea.

Helburuak ezartzean, honako hau izan behar da kontuan:

• Helburuek errealistak izan behar dute.
• Lehentasunak ezarri behar dira helburuen eta azpihelburuen artean.
• Helburuak ahalik eta ustekabe gutxienekin lortu behar dira.

3. Antolakuntza-funtzioa

Antolakuntza: Enpresako kide bakoitzak zer zeregin, erantzukizun eta aginte maila dituen zehazten da. Antolakuntzaren beste helburu bat da zereginen eta enpresaren funtzionamendu-arlo guztien artean sor daitezkeen harremanak zehaztea.

Antolaketa-sistema egoki bat diseinatzeko, alderdi hauek hartu behar dira kontuan:

• Antolakuntza mailak zehaztea (Aginte hierarkia).
• Aginte maila bakoitzaren eta pertsona bakoitzaren funtzioak eta helburuak argiak eta zehatzak izatea.
• Ongi zehaztutako aginte- eta erantzukizun-kanalak.
• Komunikazio bide egokiak arlo guztietan.

Komunikazioa enpresan: Barne-komunikazioa

Enpresaren barne-komunikazio motak:

• Komunikazio bertikala
  • Gorako komunikazioa: Langileek hasten dute komunikazioa eta zuzendaritzan bukatzen da.
  • Beherako komunikazioa: Zuzendaritzak ematen dio hasiera eta langileengan bukatzen da.
• Komunikazio horizontala

  Hierarkia maila bereko pertsonen artean sortzen den komunikazioa da (adibidez, langileen artean edo zuzendarien artean).

Lanaren antolakuntzaren bilakaera historikoa

Lanaren antolakuntza zientifikoaren eskola

Taylor

Langileek aurrez zehaztutako lana soilik bete behar dute, sormena lantzeko inolako aukerarik gabe.

Funtsezko printzipioak:

• Karguak eta zereginak aztertzea eta diseinatzea.
• Funtzioak espezializatzea.
• Erantzukizunak deszentralizatzea.
• Lana arrazionalizatzea, alferrikako denbora desagerraraziz.
• Soldata pizgarriak ezartzea, ekoizpenean oinarrituak.

Arazoak: Lanaren monotonia eta nekea.

Fayol

Giza faktorearen eta enpresa osoaren arteko elkarreragina handitzen duen antolakuntza-sistema proposatu zuen. Lana ez ezik, enpresa osoa ere antolatzen du.

Funtsezko printzipioak:

• Lanaren banaketa.
• Ongi zehaztutako hierarkia.
• Aginte eta zuzendaritza bakarra.
• Sarien banaketa zuzena eta egokia.
• Agintearen eta erantzukizunaren arteko oreka.

Giza harremanen eskola

Mayo

Helburua lana gizatiarrago bihurtzea da.

Pizgarri materialez eta gizarte-helburuez gain, bestelako pizgarri batzuk ere badaudela azpimarratu zuen.

Funtsezkoa da enpresak langileari kasu egitea.

Gizakia ezin da makina bat balitz bezala programatu.

Lanaren banaketa

Lanaren antolakuntzari buruzko teorietatik ondorioztatzen den funtsezko kontzeptua da. Ondasun eta zerbitzu bat ekoizteko egin behar den lana zereginetan banatzea dakar, zeregin horiek bakoitzean espezializatutako langileek egin ditzaten, eraginkortasun handiagoa lortzeko.

Antolakuntza formala

Egitura bat da, ongi definitua eta zehaztua, enpresak bere elementuak lekurik egokienean kokatzeko helburua duena. Enpresa osatzen duten pertsonek egitura horretara egokitu behar dute, eta elkarrekin lan egin behar dute, enpresak aurrez zehaztu dituen helburuak lortzeko.

Antolakuntza egitura:

Sailak edo departamentuak antolatzeko zenbait irizpide daude:

• Funtzioen arabera: Langileak haien espezializazioaren eta gaitasunaren arabera antolatzen dira.
• Geografia-eremuaren arabera: Langileak produktuaren helmuga izango den eremuaz duten ezagutzaren arabera antolatzen dira, bezeroei arreta hobea emateko.
• Produktuaren arabera: Langileak enpresak lortzen duen azken produktuaren arabera antolatzen dira.
• Prozesuen arabera: Lana ekoizpen-katea osatzen duten faseen arabera antolatzen da.

Antolakuntza egituraren ereduak

Eredu lineala edo hierarkikoa:

Pertsona bakoitza bere gainean dagoenaren menpe dago. Eredu egokia da enpresa txiki eta ertainetarako.

Abantailak:

• Ulertzeko erraza.
• Langile bakoitzak badaki noren esanetara dagoen.

Eragozpenak:

• Agintearen gehiegizko kontzentrazioa pertsona bakar batean.
• Aldaketetara egokitzeko malgutasun falta.
• Motibazio falta.

Eredu funtzionala:

Mendeko maila guztiek hainbat nagusirekin dute lotura, eta horietako bakoitzak funtzio bat betetzen du.

Abantailak:

• Enpresak espezialistak ditu.
• Erabakiak espezialitateak bultzatzen ditu.

Eragozpenak:

• Langileek nagusi bat baino gehiagoren esanak bete behar dituzte, eta batzuetan kontraesanak egon daitezke.
• Bazkidetza-arazoak eragin ditzake.

Egitura lineala eta aholkularitza (staff) bateratzen dituen eredua:

Egitura nagusia hierarkikoa da, eta aholkularitza-sailek sostengua ematen diote (ez dute aginterik erakundean).

Abantailak:

• Zenbait saili aholkuak ematen dizkieten espezialistek parte hartzen dute.
• Pertsona bakoitzak nagusi bakarraren aginduak jasotzen ditu.

Eragozpenak:

• Erabakiak motel hartzen dira, aholkularitza-sailei galdetu behar zaielako.
• Sail horiek izateak kostu gehigarri bat dakar enpresarentzat.

Matrize eredua:

Langile bakoitzak proiektu-zuzendariaren jarraibideak jasotzen ditu, eta bere funtzio-saileko zuzendariarenak, bestetik.

Abantailak:

• Antolakuntza-eredu malgua da.

Eragozpenak:

• Proiektu batean parte hartzen duten pertsona guztiak koordinatu behar dira.
• Zuzendari bat baino gehiago dutenez, arazoak sor daitezke elkarren artean.

Organigramak

Organigramak: Enpresaren antolakuntza-egituraren adierazpen grafikoak dira, eta enpresaren egiturak zer ezaugarri dituen azaltzen dute.

Baldintza hauek bete behar ditu:

• Enpresa osatzen duten elementuak bereiztea.
• Aginte mailak eta estatusak bereiztea.
• Ulerterraza izatea.
• Soila izatea: ezinbesteko elementuak bakarrik hartu behar ditu kontuan.

a) Sailkapena formaren arabera

• Organigrama bertikalak: Goitik behera egiten da, goian aginte maila handienak jarriz eta behean mendekoak.
• Organigrama horizontalak: Ezkerretik eskubira egiten da, ezkerrean aginte mailak eta eskubian mendekoak.
• Organigrama erradialak: Zirkularrak dira, erdian aginte gorena eta kanpoaldera maila beheragokoak kokatuz.

b) Sailkapena xedearen arabera

• Informazio-organigramak: Enpresaren informazio orokorra ematen dute. Soilik unitate handiak agertzen dira.
• Azterketa-organigramak: Antolakuntza-egitura osoa agertzen da xehetasun osoz.

c) Sailkapena hedaduraren arabera

• Organigrama orokorrak: Egitura orokorra islatzen dute, sail guztiak adierazten dira.
• Organigrama xehatuak: Sail jakin baten antolakuntzari buruzko informazioa ematen dute.

d) Sailkapena edukiaren arabera

• Egiturazko organigramak: Enpresa osatzen duten unitateak eta horien arteko harremanak soilik adierazten dira.
• Langileen organigramak: Lanean jarduten duten pertsonak soilik adierazten dira.
• Organigrama funtzionalak: Unitate bakoitza nola dagoen eratuta adierazten dute.

Antolakuntza informala

Pertsonak elkartzen direnean berez sortzen diren harreman pertsonalak dira, zuzendaritzak eta antolakuntza formalak zehaztu ezin dituenak.

Hainbat faktoreren ondorioz sortzen da:

• Kideen arteko harreman naturalak sortzea.
• Ustekabeko liderrak agertzea.
• Enpresan arazoak egotea eta horren ondorioz aldarrikapenak egin behar izatea.

Sortzen da langileak bere sailekoak ez diren pertsonekin harremanak dituztenean. Talde horretan informazio ez-ofiziala transmititzen da.

4. Kudeaketa edo zuzendaritza funtzioa

Ezarritako helburuak lortzeko, enpresa osatzen duten pertsonek beharrezko zereginak egin ditzaten ahalegintzea da.

Zuzendaritza mailak:

• Goi-zuzendaritza: Enpresaren goi-karguak dira. Epe luzerako plangintza egiten dute. Haien erabakiek enpresa guztiari eragiten diote. Enpresaren funtzionamendu orokorra gainbegiratzen dute.
• Erdi-mailako zuzendaritza: Saileko buruak dira. Plangintza orokorra egiteaz eta kontrolatzeaz arduratzen dira. Goi-zuzendaritzak baino plan zehatzagoak egiten dituzte.
• Kudeaketa maila: Zuzendariak dira. Hauek langileei zer lan egin behar duten esaten diete. Prozedura guztiak gauzatzen eta kontrolatzen dituzte.

Zuzendariaren funtzioak

• Zer zeregin egin behar diren aukeratzea. Helburuak lortzeko eman beharreko urrats guztien sailkapena egin behar du.
• Langileei zeregin horien berri ematea.
• Langileei jarraibideak ematea.
• Lan-egoera egokiak sortzea, langileengan motibazioa pizteko.

Funtzio hauek egiteko lidergo-ahalmena behar da, eta pertsona guztiek ez dute ezaugarri hori. Pertsona batzuek, beren izaera, gauzak egiteko modua eta dituzten ezagutza teknikoak direla eta, lider onak izateko ezaugarriak dituzte, baita zuzendari onak izateko ere.

Dena den, bakoitzaren trebeziak berezkoak izan arren, pertsona bat prestatu daiteke zuzendari izateko.

Lidergoa

Gogo biziz eta berak nahi duelako beste batzuengan eragiteko eta haiek helburu jakin batzuk lortzera animatzeko edo motibatzeko gaitasuna da.

Lidergo motak:

• Lidergo autoritarioa: Estilo menderatzailea da. Liderrak hartzen ditu erabakiak, langileek parte hartu gabe. Langileak zuzenean kontrolatzea gustuko du.
• Lidergo demokratikoa: Liderrak taldeko kide bat besterik ez du izan nahi. Erabakiak langileen artean hartzen dira, baina liderrak gidatuta eta bere onarpenarekin. Langile guztien parte-hartzea bultzatzen du.
• Lidergo liberala: Liderrak ez du ia parte hartzen; erabaki guztietan askatasuna ematen die langileei. Zer egin erabakitzeko ideiak ematen ditu, baina ez du esku hartzen eskatzen ez badiote.

Erabakiak hartzea

Erabakiak zuzen hartzeko fase hauek jarraitu behar dira:

• Helburua argi izatea.
• Informazio garrantzitsua lortzea.
• Hipotesiak egitea.
• Alternatibak diseinatzea.
• Zehaztutako bide bakoitza ebaluatzea.
• Alternatiba hautatzea (erabakitzea).
• Jarduerak egitea.
• Kontrola ezartzea, aurreikuspenak betetzen diren ikusteko.

Erabaki matrizea:

Erabaki zuzena eta bakarra lortu nahi denean erabiltzen da. Taula, elementu hauek osatzen dute:

• Estrategiak: Aldagai kontrolatuak. Hautatu daitezkeen aukerak.
• Naturako egoerak: Aldagai kontrolatu gabeak. Ezin da aldagai honetan eragin.
• Espero diren emaitzak: Estrategia bakoitzaren amaieran dagoen emaitza, naturaren egoera jakin bat dela eta.
• Probabilitateen aurreikuspena: Naturako egoera bakoitzean dagoen probabilitatea.

Erabakitze irizpideak

Erabakiak ziurtasun egoeraren arabera:

Ziurtasunez dakigunean naturako zer egoera emango den. Emaitza ekonomiko handiena duena aukeratuko dugu.

Erabakiak arrisku egoeraren arabera:

Alternatiba bakoitzetik zer balio ekonomiko lortuko den kalkulatu behar da probabilitatearen arabera, balio handiena hautatuz.

• Artilezko berokiak → (0,3 x 150) + (0,45 x 600) + (0,25 x 25) = 321,25
• Gabardinak → (0,3 x 300) + (0,45 x 50) + (0,25 x 100) = 137,5
• Jakak → (0,3 x 75) + (0,45 x -50) + (0,25 x 500) = 125

Erabakiak ziurtagabetasun egoeraren arabera:

Enpresaburua ez denean gai naturako egoera bakoitzean zer probabilitate dagoen kalkulatzeko.

Irizpide ezkorra edo Waldena:

Estrategia guztietatik balio txikiena hartu eta horietatik handiena aukeratzen da.

Irizpide baikorra:

Guztietatik balio handiena hartzea. Emaitzarik handiena ekarriko liokeena aukeratzen da.

Laplaceren irizpidea:

Probabilitatea jakin gabe kalkulatzea. Kalkulatzeko probabilitate berdina ematen zaie egoera guztiei.

• Artilezko berokiak → (1/3 x 150) + (1/3 x 600) + (1/3 x 25) = 258,33
• Gabardinak → (1/3 x 300) + (1/3 x 50) + (1/3 x 100) = 150
• Jakak → (1/3 x 75) + (1/3 x -50) + (1/3 x 500) = 175

Hurwiczen irizpidea:

Irizpide baikorraren eta ezkorraren arteko konbinazioa da. Estrategia bakoitzaren balio handiena ezarritako koefiziente batekin biderkatzen da, eta balio txikiena 1 ken koefiziente horrekin.

Adibidez: Koefizientea → 0,7

• Artilezko berokiak → (600 x 0,7) + (25 x (1 - 0,7)) = 425,5
• Gabardinak → (300 x 0,7) + (50 x (1 - 0,7)) = 225
• Jakak → (500 x 0,7) + (-50 x (1 - 0,7)) = 335

5. Kontrol funtzioa

Kontrola: Guztia plangintza egitean aurreikusi bezala ateratzen dela egiaztatzea da.

Enpresa-zuzendaritzaren kontrol-etapak:

• Aurreko funtzioetan ezarritako helburuentzako estandarrak zehaztea. Adibidez: salmentak handitu → salmentak = 100.
• Jarduera guztiak neurtzea. Ezarritako estandarrarekin alderatzea eta sortutako desbideraketak zehaztea.
• Desbideraketaren arrazoiak aztertzea eta konpontzen saiatzea.

Kontrol teknikak

Auditoria:

Enpresaren plangintza aztertzen du eta hobetzeko aholkuak ematen ditu.

Lehen sailkapena:

• Barne-auditoria: Enpresaren barruan egiten da.
• Kanpo-auditoria: Enpresaren kanpoko pertsonek egiten dute.

Bigarren sailkapena

• Kontuen auditoria: Enpresaren finantza-egoera aztertzen du.
• Auditoria operatiboa: Enpresaren helburuetarako, politiketarako eta plangintzarako zer egitura orokor duen aztertzen du.
• Ekoauditoria: Enpresak ingurunean zer inpaktu eragiten duen aztertzen du.

Aurrekontuen kontrola:

Plangintzan adierazitako zenbatekoak, eragiketen kostuei eta salmenten diru-sarrerei dagozkienak, betetzen direla kontrolatzea da.

Estatistika:

Arazo baten datu historikoak aztertu, ondorioak atera eta iragarpenak egiteko aukera ematen du.