Libros societarios y obligatorios del empresario: convocatorias, actas, cuentas anuales y conservación

1. Nombra los principales documentos societarios.

Los documentos societarios son las convocatorias, las actas, los libros de registro y las escrituras públicas.

2. Diferencia entre convocatoria y acta.

Las convocatorias son anuncios o escritos mediante los cuales se convoca a los miembros de la sociedad a participar en actividades comunes como reuniones o juntas ordinarias y extraordinarias. El contenido necesario que debe aparecer es el lugar, día, hora y fecha junto con el orden del día.

Mientras que un acta son documentos que sirven para certificar o dejar constancia oficial de todo lo que se ha tratado y acordado en una junta. En el acta debe haber encabezado, asistentes, orden del día, acuerdos, cierre y pie.

3. Libros obligatorios exigidos por el Código de Comercio a los empresarios. Explícalos.

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Se transcribirán trimestralmente los balances de comprobación de sumas y saldos y anualmente, el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales (balance; cuenta de pérdidas y ganancias; cambios de patrimonio neto; estado de flujos de efectivo; memoria).

Libro Diario: registrará día a día todas las operaciones relativas al ejercicio de la empresa.

En las sociedades mercantiles llevarán las siguientes:

Libro de Actas: en el constarán todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad.

Libro de Socios: debe contar en él el capital social y el número de trabajadores de la empresa. Hay dos tipos:

• Libro de Registro de Acciones Nominativas: sociedades anónimas y comanditarias por acciones.
• Libro Registro de Socios: sociedades de responsabilidad limitada.

4. Legalización de los libros obligatorios.

Los empresarios deberán presentar los libros obligatorios en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio antes de su utilización, para su legalización. También se pueden legalizar cualesquiera otros libros que lleven en el ámbito de la actividad empresarial, aunque no sean obligatorios. Además, en los libros encuadernados, las anotaciones se podrán realizar en hojas sueltas que, una vez encuadernadas correlativamente, se deberán llevar al Registro para ser legalizadas. También se pueden llevar libros en soporte informático, que se pueden presentar para su legalización de forma telemática.

5. Libros exigidos por la normativa tributaria.

Además de los libros anteriores, los empresarios o profesionales que sean sujetos pasivos del IVA deberán llevar:

• Libro Registro de Facturas Emitidas
• Libro Registro de Facturas Recibidas
• Libro Registro de Bienes de Inversión
• Libro Registro de Determinadas Operaciones Intracomunitarias

6. Cuáles son las cuentas anuales y su depósito en el registro mercantil.

Cuentas anuales: Balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estados de cambio en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria.

Depósito en el registro mercantil: Los administradores de las sociedades que en virtud de disposiciones legales estén obligadas a dar publicidad a sus cuentas anuales han de presentar éstas para su depósito en el registro mercantil de su domicilio dentro del mes siguiente de su aprobación. Hay 3 formas:

De forma telemática, se puede formalizar en el plazo máximo de 3 meses desde el cierre y 1 mes para el depósito.

7. ¿Qué sociedades deben dar publicidad a sus cuentas anuales?

Sociedad anónima, sociedad limitada, sociedad comanditaria por acciones, sociedad de garantía recíproca, y demás sociedades cuando una ley así lo establezca.

8. Conservación de la documentación: libros de comercio e informes generales, documentación en materia…

Además de esta normativa, la ley 10/2010 de prevención de blanqueo de capitales, recomienda la conservación de los documentos fiscales y laborales durante 10 años.

10. Obligaciones de las empresas con sus datos de carácter personal.

Cuando los ficheros de la empresa contengan datos personales, ésta tiene las siguientes obligaciones:

• Inscribirlos en el Registro de Protección de Datos.
• Informar a los afectados que sus datos figuran en un archivo.
• No ceder los datos sin el expreso consentimiento de sus titulares.
• Guardar secreto y mantener la confidencialidad de los datos recogidos.
• Adoptar, en la conservación de los datos, las medidas de seguridad exigidas por la legislación.
• Permitir a los titulares de los datos el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Los organismos encargados de vigilar el cumplimiento de estas obligaciones son la Agencia Española de Protección de Datos y las distintas agencias de protección de datos existentes en las CC.AA.

10. En qué consiste la cláusula informativa en el tratamiento de datos de carácter personal.

Cuando las empresas solicitan datos a una persona, deben incluir una cláusula en la que se informe de la existencia del fichero o tratamiento, su finalidad, identidad y dirección del responsable del fichero, los derechos que tiene el afectado (acceso, rectificación, cancelación y oposición), si la respuesta a las preguntas planteadas es voluntaria u obligatoria y la consecuencia que tendría no contestar.

12. Datos personales que merecen una protección especial por parte de las empresas.

Hay determinados datos especialmente sensibles sobre los que la legislación establece una protección especial y respecto de los cuales las empresas deberán adoptar especiales medidas para su tratamiento:

• Los datos de carácter personal que revelen la ideología, afiliación sindical, religión y creencias.
• Los datos de carácter personal que hagan referencia al origen racial a la salud y a la vida sexual.
• Los datos de carácter personal relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas.

13. Obligaciones que deben cumplir las empresas según la ley de responsabilidad medioambiental.

En desarrollo de este artículo, se dictó la Ley 26/2007, de 23 de octubre, de Responsabilidad Medioambiental y establece las principales obligaciones que deben cumplir:

• Comunicar de forma inmediata a la autoridad competente la existencia de daños medioambientales o la amenaza inminente de dichos daños, que hayan ocasionado o que puedan producir.
• Colaborar en la definición de las medidas adoptadas y en la ejecución de las adoptadas por la autoridad competente.
• Adoptar y ejecutar las medidas de prevención, de evitación y de reparación de daños medioambientales.
• Sufragar los costes de dichas medidas.
• Proceder a la reparación del daño medioambiental que se consigue restituyendo el medio ambiente a su estado básico.
• Las operaciones que realicen actividades con sustancias consideradas peligrosas o contaminantes.

13. Libros obligatorios para el empresario individual.

1. Régimen de estimación directa (normal): Libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales (hay que legalizarlos)

2. Régimen de estimación directa (simplificada): Libro de ventas e ingresos, libro de compras y gastos y libro de registro de bienes de inversión (no es obligatorio legalizarlos).

3. Régimen de estimación objetiva (módulos): No debe llevar libro alguno, sólo conservar justificantes de sus aprobaciones y si se deduce amortizaciones, un libro de bienes de inversión, que no tendrá que ser legalizado.

El régimen fiscal se elige al darse de alta en el censo de empresarios y hay dos modelos: (036) para sociedades y (037) para autónomos