Documentos de comunicación externa: carta, invitación, saluda e instancia

Documentos de Comunicación Externa Empresarial y Administrativa

Estos documentos permiten a las empresas y a la Administración Pública establecer y mantener relaciones efectivas con agentes externos, tales como clientes, proveedores, entidades gubernamentales y otros stakeholders.

A. La Carta: Un Pilar de la Comunicación Empresarial

La carta es uno de los principales documentos utilizados en la comunicación empresarial externa. Sirve para dirigirse a otras empresas, particulares, clientes, trabajadores, entre otros.

Tipos de Cartas

• Carta Comercial: Es un documento fundamental que apoya la actividad comercial de una empresa. Su objetivo es darse a conocer en el mercado, promocionar productos o servicios, o establecer relaciones comerciales.
• Carta Circular: Es una carta que comunica alguna noticia o información de interés general a múltiples destinatarios. Se envía un mismo modelo, adaptando únicamente el nombre y la dirección de cada receptor.

Redacción y Estructura de la Carta

La redacción de una carta debe ser meticulosamente cuidada, buscando que el lector perciba que ha sido escrita exclusivamente para él. Su estructura se compone de tres partes esenciales:

• Encabezamiento: Incluye datos del remitente, destinatario, fecha y saludo.
• Cuerpo: Contiene el mensaje principal de la carta.
• Cierre: Abarca la despedida y la firma.

Estilos de la Carta Comercial

Los estilos de la carta comercial definen la forma de distribuir y ordenar los distintos elementos de su estructura. No existe un formato único más acertado; la elección depende de la preferencia y la imagen que la empresa desee proyectar.

• Estilo Moderno: Todos los elementos de la carta (fecha, dirección, saludo, párrafos, despedida y firma) quedan alineados a la izquierda del papel.
• Estilo Moderno Modificado: Similar al estilo anterior, con la particularidad de que la despedida y el cierre (firma) se alinean a la derecha.
• Estilo Profesional: Se caracteriza por el uso de sangría en el saludo y al comienzo de cada párrafo. Los datos del destinatario, la despedida y el cierre se alinean a la derecha.
• Estilo Evolucionado: No utiliza saludo ni despedida explícitos. El resto del documento puede adoptar cualquiera de las disposiciones anteriores. Este estilo busca un trato más directo y cercano con el cliente.

B. La Invitación: Convocatoria Formal

La invitación es un documento de carácter formal cuyo objetivo es convocar a alguien a un acto o evento. En el ámbito empresarial, se utiliza frecuentemente para:

• Presentar un nuevo producto.
• Inaugurar nuevas instalaciones.
• Celebrar aniversarios o eventos corporativos.

C. El Saluda: Brevedad y Cortesía

El saluda es un documento de carácter breve que se emplea para expresar agradecimientos, felicitaciones, ofrecimientos, notificaciones o cualquier acto de índole social.

Características del Saluda

• Redacción: Sencilla, sincera y cortés, siempre con un lenguaje cuidado.
• Formato: Habitualmente se utiliza papel de tamaño cuartilla, de muy buena calidad y en colores blanco o marfil.
• Estilo: Se redacta en tercera persona y no lleva la firma de la persona que lo remite.
• Destinatario: No figura la dirección del destinatario en el documento.

D. La Instancia o Solicitud: Trámites y Peticiones

La instancia es el documento formal que se utiliza para solicitar algo a la Administración Pública. Ejemplos comunes incluyen:

• Solicitar una licencia de obra al Ayuntamiento.
• Pedir subvenciones o ayudas.
• Realizar cualquier tipo de petición oficial.

Con menor frecuencia, también se emplea en el ámbito privado cuando un particular se dirige a una empresa para realizar una petición formal.