Componentes y Evaluación del Control Interno Empresarial

Objetivos, Elementos y Limitaciones del Control Interno

Objetivos del Control Interno

Los objetivos principales que persigue un sistema de control interno son:

• 1. Autorización: Asegurar que las transacciones se ejecutan de acuerdo con las políticas establecidas por la dirección (ejemplo: tabla de rappels).
• 2. Seguridad: Garantizar la custodia física de los activos, asignando su responsabilidad a personas concretas (ejemplo: encargado de almacén).
• 3. Registro: Conseguir que todas las operaciones se registren de manera oportuna y correcta (ejemplo: facturación cronológica).
• 4. Conciliación: Confrontar los registros contables con los activos físicos o documentos correspondientes (ejemplo: conciliaciones bancarias).
• 5. Valoración: Revisar las cifras registradas para ajustar las diferencias detectadas (ejemplo: provisiones de existencias).

Elementos Fundamentales del Sistema

Para que el control interno sea efectivo, debe sustentarse en los siguientes elementos:

• 1. Plan de Organización: Implica la segregación de funciones y una adecuada coordinación entre departamentos.
• 2. Planificación Estratégica y de Presupuestos: Determinación clara de objetivos y presupuestos, incluyendo el análisis periódico de las desviaciones.
• 3. Sistema de Autorización y Procedimientos de Registro: Necesidad de autorizaciones por escrito en manuales de procedimientos, registro utilizando el mejor plan de cuentas y medios informáticos, y asegurando la segregación de funciones.
• 4. Canal de Información Útil, Periódico y Jerarquizado: Establecimiento de informes que lleguen a la dirección para facilitar la toma de decisiones en el momento oportuno.
• 5. Personal Adecuado Cuantitativa y Cualitativamente: Contar con personas motivadas, con experiencia y que reciban formación permanente.

Limitaciones Inherentes al Control Interno

Todo sistema de control interno presenta ciertas limitaciones:

1. La propia implementación del sistema puede generar errores por descuidos humanos.
2. La segregación de funciones, si no se gestiona correctamente, puede propiciar irregularidades.
3. La credibilidad en la dirección es crucial; si esta incumple los sistemas de control, se produce un efecto dominó negativo.
4. La envergadura de las operaciones condiciona el establecimiento del sistema de control, debiendo realizarse un análisis coste-beneficio.

Evaluación del Control Interno

1. Revisión del Sistema

Consiste en conocer y comprender los procedimientos y métodos seguidos por la empresa. El auditor obtiene esta información mediante:

• Entrevistas con el personal apropiado de la empresa.
• Estudio de los manuales de procedimientos.
• Diagramas de responsabilidades y puestos de trabajo.

Métodos Utilizados en la Revisión y Evaluación

Los tres métodos más utilizados son:

1. Sistema Descriptivo

• Realización: Deja constancia detallada y explicativa de las características del sistema que se evalúa, incluyendo operaciones realizadas, responsables y soporte documental.
• Características: Resulta muy extenso y no facilita una rápida comprensión del sistema. Se utiliza cuando existen aspectos poco claros.

2. Sistema de Cuestionarios

• Realización: Se emplea una batería de preguntas de carácter general y estándar relativas al área de trabajo a auditar, ajustadas a las características básicas del negocio. Se estructura en columnas con respuestas positivas o negativas; sobre las negativas se formulan nuevas preguntas para recoger puntualizaciones y aclaraciones.
• Características: Es el método más tradicional y apropiado para la auditoría externa, ya que, al ser estándar, resulta más sencillo y económico. A veces se usa como complemento con los flujogramas.

3. Flujogramas

• Realización: Son representaciones gráficas de los circuitos operativos en un sistema de control, basadas en los movimientos cronológicos de los documentos y registros contables.
• Características: Permiten detectar con facilidad los fallos del sistema. Es considerado el mejor método para la auditoría interna.

2. Pruebas de Cumplimiento

Consiste en verificar que los procedimientos establecidos para el control interno se encuentran en uso y están funcionando. Es decir, durante el periodo auditado se comprueban algunas transacciones utilizando el muestreo estadístico.

3. Pruebas Verificativas o Sustantivas

En esta fase, el auditor debe obtener certeza sobre la razonabilidad de los saldos de las cuentas anuales. Esto se logra mediante circularizaciones de saldos de clientes y proveedores, arqueos de caja, recuentos de existencias, etc., utilizando también el muestreo estadístico.

4. Conclusión

El auditor concluirá sobre la fiabilidad de la información, la protección de los activos y la eficiencia de las operaciones. Esta evaluación permite identificar las áreas relevantes de la entidad.