Benchmarking y gestión participativa: tipos, ventajas y planificación

Resumen

Esquema de revisión sobre dos herramientas de gestión: la gestión participativa, que busca integrar las aportaciones del personal en la planificación y la toma de decisiones, y el benchmarking, que compara productos, servicios y procesos con los de empresas líderes para introducir mejoras. Se recogen sus ventajas, desventajas, tipos y pasos de planificación.

Puntos clave

La gestión participativa (Gillmor) obtiene aportaciones del personal para incluirlas en el proceso de gestión y se ubica entre la supervisión y la planificación.
El benchmarking es un proceso continuo que toma como referencia las mejores prácticas de empresas líderes para compararlas con las propias y mejorar.
Ventajas del benchmarking: información para compras, motivación, innovación y concentración de esfuerzos en áreas prioritarias.
Desventajas: requiere tiempo y esfuerzo, es más difícil mejorar cuanto más eficiente es la empresa, y plantea problemas legales, éticos y de confidencialidad.
Tipos de benchmarking: competitivo, interno, funcional e integral (suma de los anteriores).
La planificación se basa en tres preguntas: qué medir, a quién medir y cómo hacerlo (por ejemplo, con un diagrama de Gantt).

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Revisión anual

Gestión participativa (Gillmor)

Mecanismo de gestión participativa (Gillmor).
Medio para conseguir la aportación del personal en la planificación y la gestión de una organización.
Clave en la toma de decisiones.
Se ubica entre la supervisión y la planificación.
Objetivo principal de la gestión participativa: obtener decisiones del personal para incluirlas en el proceso de gestión.
Objetivo principal de la gestión participativa: conocimientos, experiencia, observaciones y creatividad (trabajo en red).
Revisiones fuera del local de trabajo.
“No hay que ser malo para poder mejorar” — papel del moderador.
Estructura horizontal.
Observaciones sobre el curso anterior; recomendaciones para el año siguiente.

Benchmarking

Proceso continuo por el cual se toma como referencia los productos, servicios o procesos de trabajo de las empresas líderes, para compararlos con los de tu propia empresa y, posteriormente, realizar mejoras e implementarlas.

No es espionaje a la competencia (mystery shopper). Benchmark: marca de referencia; best practice.

Ventajas

a) Información para compras

Cuantifica diferencias de proveedores; amplia el marco de referencia; descubre best practices.

b) Motivación

Resultados tangibles en compras.
Trabajo en equipo para comprar.
Referencia externa medible para cambiar proveedores.
Objetivos concretos en compras.

c) Innovación

Nuevas formas de producir y comprar; evita estancamiento.
Cambio cultural en el área de compras; mejoras de raíz.

d) Concentración

Identifica oportunidades prioritarias de mejora en compras.
Concentra la acción en áreas concretas.

Desventajas

Tiempo y esfuerzo.
A mayor eficiencia, más difícil mejorar.
De evaluación intraindustrial a interindustrial: poco útil para PYMEs.
Moda pasajera.
Aspectos legales y éticos.
Confidencialidad de los datos.

Tipos

Competitivo: busca medir los productos, servicios, procesos y funciones de los principales competidores para realizar una comparación con nuestra empresa y poder detectar y llevar a cabo mejoras.
Interno: se identifica un departamento o área ejemplar para llevar a cabo un benchmarking con los demás departamentos internos.
Funcional: identifica las mejores prácticas de una empresa excelente en el área que se quiere mejorar (no competidora, de otro sector).
Integral: la suma de los tres anteriores.

Planificación

¿Qué quiero medir? — Área de la empresa.
¿A quién voy a medir? — Tipo de benchmarking que vamos a seguir: competitivo, interno o funcional.
¿Cómo lo vamos a hacer? — Diagrama de Gantt.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el benchmarking?

Es un proceso continuo que toma como referencia los productos, servicios o procesos de empresas líderes para compararlos con los de la propia empresa y, después, implantar mejoras. No es espionaje a la competencia.

¿Cuáles son los tipos de benchmarking?

Competitivo, que compara con los principales competidores; interno, que compara departamentos de la misma empresa; funcional, que busca buenas prácticas en empresas de otro sector; e integral, que suma los tres anteriores.

¿Cuál es el objetivo de la gestión participativa?

Obtener decisiones del personal para incluirlas en el proceso de gestión, aprovechando sus conocimientos, experiencia, observaciones y creatividad.