Turismo de reuniones: clasificación de eventos y congresos

Turismo de Reuniones: Claves y Clasificaciones

1. El Mercado de Reuniones

El turismo de reuniones se refiere a las actividades que se realizan en común por personas que viajan a un país con unas características específicas. También se conoce como "Turismo de negocios". Es un conjunto de corrientes turísticas cuyo motivo de viaje está vinculado con la realización de actividades laborales y profesionales llevadas a cabo en reuniones de negocios con diferentes propósitos y magnitudes. Dentro de esta acepción se distinguen:

• Turismo de negocios individual: Abarca al conjunto de personas que se desplazan y visitan un destino turístico específico debido a las actividades laborales y profesionales que desarrolla.
• Turismo de negocios grupal: Congresos, Convenciones, Incentivos y Exposiciones.

Se puede observar, al estudiar el llamado turismo o industria de reuniones, que la principal dificultad es la ausencia de un marco conceptual definido, ya que existe una gran heterogeneidad en las definiciones y criterios a la hora de abordar el tema.

2. Clasificaciones de los Eventos de Reuniones

a. En función del target al que se dirigen: Actos internos y externos

Actos internos: Clasificación más importante ya que engloba a toda la tipología de eventos de reuniones. Son aquellos actos en los que los protagonistas son personas de la propia empresa que organiza el acto. Se desarrollan para lanzar, reforzar o recoger mensajes con el personal de la organización. La negociación se realizará generalmente de manera directa con el cliente. Dentro se pueden integrar: reuniones o convenciones de ventas, los actos de aniversario.

A continuación, se definen algunos de estos eventos:

• Asambleas: Son reuniones periódicas del consejo de administración con sus socios o accionistas, con el objetivo de informar, analizar resultados, repartir dividendos, etc.
• Convenciones: Se trata de una reunión anual de una empresa o sector, que cuenta generalmente con al menos 50 participantes y que tiene una duración de dos días. Puede celebrarse en la misma ciudad todos los años o bien en una ciudad diferente en cada ocasión. Su objetivo es tratar asuntos comerciales entre sus participantes en torno a mercado, producto o marca.
• Viajes de incentivos: Los viajes de incentivo constituyen una estrategia empresarial utilizada para motivar al personal. La tendencia actual es organizar un viaje de dos o tres días y el ámbito rural es el destino más buscado.

Actos externos: En este caso están dirigidos, principalmente, al público ajeno a la organización. Dentro de este grupo podemos englobar multitud de eventos: roads-show, las fiestas promocionales o lanzamiento de producto, etc.

b. Según su periodicidad: Habituales y excepcionales

• Eventos habituales: Aquellos eventos de carácter recurrente que una compañía realiza como parte de su política habitual de comunicación.
• Eventos excepcionales: Aquellos que se convocan a partir de necesidades de comunicación no habituales. Responden a este perfil los aniversarios de empresa.

c. Según su ámbito geográfico: Internacionales, nacionales y regionales

• Internacional: Tiene un nivel mínimo de inscritos de otros países. 40% de inscritos de por lo menos 3 países diferentes.
• Nacional: No superan el 40% de inscritos de otros países. Al menos el 40% de inscritos procede de al menos tres comunidades autónomas diferentes.
• Regional: No superan el 40% de inscritos de al menos tres comunidades autónomas diferentes.

d. Según el número de participantes: Eventos pequeños, medianos, grandes y mega-eventos

• Eventos pequeños: Entre 50 y 249 delegados.
• Eventos medianos: Entre 250 y 499 delegados.
• Grandes eventos: Entre 500 y 2000 delegados.
• Megaeventos: Más de 2.000 delegados.