Mercado de reuniones y eventos MICE: clasificación, organismos y actores clave

Criterios de Clasificación de Reuniones Internacionales

La ICCA (International Congress and Convention Association) y la UIA (Union of International Associations) son las entidades que determinan el ámbito geográfico de una reunión, atendiendo a varios parámetros: el lugar de procedencia, el número de asistentes y la frecuencia de celebración, entre otros.

Según la ICCA, para que una reunión sea considerada de ámbito internacional, debe cumplir tres requisitos: que asistan al menos 50 participantes extranjeros; que sea organizada con una frecuencia regular; y que su sede rote por al menos tres países diferentes.

En cambio, para la UIA, los requisitos son: un mínimo de 300 participantes, de los cuales el 40% deben ser extranjeros en relación con el país sede y pertenecer a cinco nacionalidades distintas, además de una duración mínima de 3 días.

Clasificación según el lugar de generación

Diseño Propio

Cuando el evento es concebido y desarrollado totalmente en un país.

Sedes Captadas

Eventos cuyas ediciones tienen lugar en diferentes países.

Clasificación según las entidades convocantes

Gubernamentales

Eventos que provienen de la administración pública en cualquiera de sus niveles, y que a menudo cuentan con áreas o servicios especializados según la temática.

No Gubernamentales

Reuniones celebradas en el seno de organizaciones sin ánimo de lucro, como asociaciones.

Corporativos

Reuniones convocadas por empresas con diferentes finalidades y objetivos.

Clasificación según el sector económico

• Económico/Comerciales
• Médico/Sanitarias
• Culturales
• Científico/Tecnológicos
• Otros

Organismos Profesionales Internacionales y Nacionales

Ámbito Internacional

Unión de Asociaciones Internacionales (UIA)

• Mínimo de 300 participantes.
• Mínimo del 40% de participantes extranjeros.
• Mínimo de 5 nacionalidades distintas.
• Duración mínima de 3 días.

Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA)

• Organizado de forma regular.
• Debe rotar por un mínimo de 3 países.
• Número mínimo de 50 participantes.

Otros Organismos Internacionales

• EFCT
• AIPC
• IAPCO
• MPI

Situación Actual del Mercado de Reuniones

La situación del mercado de eventos viene marcada por una serie de factores:

• Infraestructuras básicas y de soporte: (comunicaciones, servicios públicos, etc.)
• Sedes: Se aprecia una masiva construcción de sedes (de diferente tipología, según el evento), causada principalmente por la intervención del sector público.
• Organizadores de eventos: Se distingue una amplia y diversa oferta de empresas dedicadas al mercado de eventos (según tipología).
• Promociones: A pesar de la actual crisis económica, el mercado sigue experimentando un crecimiento anual.
• Recursos culturales, naturales, gastronómicos: Suponen un valor añadido.
• Empresas de servicios turísticos y complementarios.
• Clientela: Se distinguen tres tipos de turistas de reuniones bien diferenciados: corporativo, gubernamental-institucional y de asociaciones.

La duración en destino incrementa el porcentaje de estancias de 2-3 días.

Julio, agosto y diciembre son los meses de más baja demanda del mercado de eventos.

Tipos de Organizadores y sus Características

Gestor de Destinos (DMC - Destination Management Company)

• Ventajas: Hace más cómoda la estancia del viajero y enriquece su experiencia, ya que le permite estar conectado todo el tiempo. Gracias a la obtención de datos más concretos, es más eficiente al desarrollar servicios para el viajero.
• Inconvenientes: No tratan directamente con el cliente final, sino con un intermediario que suele ser una agencia de viajes emisora en el país de origen del cliente.

Organizador Profesional de Congresos (OPC)

• Median entre la empresa organizadora, los proveedores y los asistentes al evento.
• La OPC no es una agencia de viajes.

Agencia de Viajes Especializada en Eventos

• Cuentan con un departamento especializado en eventos.
• Han evolucionado más allá de tramitar exclusivamente la logística (emisión de pasajes de transporte, reserva de hoteles, manutención y otras actividades para los asistentes al evento).

Agencia de Incentivos

• Desarrollan programas que proponen una serie de premios a los empleados, en dinero o en especie.
• Organizan eventos de empresa con carácter motivacional para los empleados.
• Inconveniente: Puede generar resentimiento en el empleado (si la gestión no es adecuada o si los premios no son percibidos como justos).

Agencia de Comunicación

• Organización de eventos de todo tipo, desde los de carácter más comercial hasta aquellos con un fuerte componente corporativo.
• Ventaja: Ofrecen sus servicios a través de un solo interlocutor.
• Inconveniente: Suelen ser más lentas y pueden cometer más errores.