Trámites para la Constitución y Puesta en Marcha de una Empresa en España

Trámites Administrativos para la Constitución de una Empresa

El proceso de constitución de una empresa varía dependiendo de su forma jurídica. El empresario individual, al tener personalidad física, se ahorra los trámites de constitución, pero debe realizar los trámites generales para la puesta en marcha. Las empresas de carácter mercantil, con personalidad jurídica, deben seguir trámites específicos que se detallan a continuación:

1. Certificación Negativa de Denominación Social

• Objetivo: Asegurar que no existe otra sociedad con el mismo nombre.
• Prohibición: No puede haber coincidencia de nombre, incluso si las empresas desarrollan actividades diferentes.
• ¿Dónde se realiza?: Solicitud *online* en la página del Registro Mercantil Central o, en el caso de cooperativas, en el Registro de Sociedades Cooperativas.
• Contenido: Se presentan hasta tres nombres distintos por orden de preferencia.
• Plazo: La certificación tiene una vigencia de tres meses para otorgar la escritura. Si no se registra la sociedad en seis meses, la denominación caduca y debe solicitarse de nuevo.

2. Apertura de una Cuenta Bancaria

• ¿Por qué?: Algunas sociedades requieren un capital mínimo.
• ¿Dónde?: En una entidad bancaria. La entidad expedirá un certificado de depósito del capital y de las aportaciones de cada socio.

3. Estatutos de la Sociedad

Los estatutos forman parte de la escritura y establecen las normas de la sociedad. Deben incluir:

• Denominación de la sociedad
• Objeto social
• Duración
• Fecha de inicio de actividades
• Domicilio social
• Capital social
• Forma de división del capital social
• Forma de organizar la administración de la sociedad

4. Solicitud de Calificación Previa del Proyecto de Estatutos

Este trámite es voluntario, excepto para sociedades laborales y cooperativas. Su objetivo es verificar que el proyecto de estatutos se ajusta a la legislación vigente.

5. Otorgamiento de Escritura Pública de Constitución

Los socios fundadores firman la escritura pública de constitución ante notario.

6. Solicitud del Código de Identificación Fiscal (CIF)

El CIF identifica a la sociedad en sus relaciones con Hacienda. Se solicita en la Agencia Tributaria en un plazo de 30 días desde el otorgamiento de la escritura. El CIF provisional tiene una validez de seis meses hasta la obtención del definitivo.

7. Pago del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP y AJD)

Este impuesto grava la constitución de la sociedad. La cuantía es el 1% del capital social. Se paga en la Delegación de Hacienda en los 30 días hábiles siguientes a la formalización de la escritura, presentando el impreso 600, la primera copia y una copia simple de la escritura de constitución, y el DNI o NIF.

8. Inscripción en Registros

La inscripción de la empresa en el Registro Mercantil de la provincia le otorga personalidad jurídica. Se debe presentar el original de la escritura de constitución después del pago del ITP y AJD. El plazo es de un mes desde el otorgamiento de la escritura (dos meses para cooperativas). El Registro entrega la escritura con el tomo, folio y hoja de inscripción, datos que deben constar en toda la documentación comercial de la sociedad.

Trámites con Organismos Públicos

Hacienda

• Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE): Grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales y artísticas. Se debe realizar en los 10 días hábiles anteriores al inicio de la actividad y tiene validez anual. Solo se paga si la facturación supera 1 millón de euros.
• Declaración censal: Declaración de comienzo, modificación o cese de actividad. Obligatoria para todas las personas físicas y jurídicas que inicien una actividad empresarial o profesional en España. Se presenta antes del inicio de la actividad.

Registro Mercantil

Se deben registrar los siguientes libros sociales:

• Sociedades Limitadas (SL): Libro de registro de socios o participaciones.
• Sociedades Anónimas (SA): Libro de acciones al portador y, si existe, libro de acciones nominativas.
• Cooperativas: Libro de registro de socios, libro de registro de asociados y libro de registro de aportaciones de capital.

Ayuntamiento

• Licencia de apertura: Acredita que las instalaciones cumplen con la normativa urbanística y los reglamentos técnicos aplicables. Una vez obtenida, se dispone de seis meses para iniciar la actividad. La documentación requerida varía según la actividad.
• Licencia de obras: Necesaria si se realizan obras en el local. Se dispone de seis meses para iniciar las obras tras la concesión de la licencia.

Ministerio de Empleo y Seguridad Social

• Inscripción de la empresa en la Seguridad Social (SS): Obligatoria para empresas que contraten trabajadores. Permite pagar la cuota de la SS de la empresa e ingresar la de los trabajadores. Se realiza en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) antes de la primera contratación.
• Alta en el régimen de autónomos: Se realiza en la TGSS dentro de los 30 días naturales siguientes al inicio de la actividad.
• Alta en el régimen general de la SS: Para todos los trabajadores contratados, se realiza en la TGSS antes del inicio de la actividad.
• Comunicación de apertura del centro de trabajo: Se presenta en la Dirección Provincial de Trabajo en los 30 días siguientes al inicio de la actividad.
• Libro de visitas de Inspección de Trabajo y Seguridad Social: Debe estar sellado por la Inspección Provincial y disponible en el centro de trabajo para que el inspector anote las diligencias oportunas en caso de visita.

Iniciativas para Facilitar la Constitución Legal de la Empresa

1. Tramitación Mediante Ventanilla Única

Iniciativa de las Administraciones Públicas (estatal, autonómica y local) y las Cámaras de Comercio para facilitar la constitución de empresas. Sus objetivos son facilitar la tramitación e informar y orientar al emprendedor.

2. Constitución de Empresas por Vía Telemática

El Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE) permite realizar telemáticamente los trámites de constitución y puesta en marcha de Sociedades Limitadas (SL), Sociedades Limitadas Nueva Empresa (SLNE) y empresarios individuales. Para cumplimentar el Documento Único Electrónico (DUE), existen dos alternativas:

• Acudir a un Punto de Asesoramiento e Inicio de Tramitación (PAIT), donde se asesora en la definición del proyecto empresarial y se inician los trámites de constitución.
• Iniciar los trámites por sí mismo a través del portal CIRCE.

Ventajas de la tramitación telemática:

• Mayor agilidad en la creación de la empresa.
• Menos desplazamientos.
• Comunicación entre los diferentes organismos.