Requisitos Legales y Trámites para la Constitución y Puesta en Marcha de una Empresa

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1. Trámites de Constitución de la Empresa

La constitución de una empresa varía según su forma jurídica:

  • Empresario Individual: Para su constitución basta con el DNI en vigor.
  • Sociedad Civil o Comunidad de Bienes: Requiere un Contrato de Constitución.
  • Sociedad Mercantil (S.A., S.L., etc.): Implica una serie de trámites para la adopción de personalidad jurídica.

Procedimiento para Sociedades Mercantiles

  1. Certificación Negativa de Denominación Social (CNDS).
  2. Apertura de Cuenta Bancaria.
  3. Elaboración de los Estatutos de la Sociedad.
  4. Solicitud de Calificación del Proyecto de Estatutos (Solo SAL, SLL y SCOOP).
  5. Otorgamiento de Escritura Pública de Constitución.
  6. Pago del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITPAJD).
  7. Solicitud del Código de Identificación Fiscal (C.I.F.).
  8. Inscripción en el Registro Mercantil.

Detalle de los Trámites de Constitución

Certificación Negativa de Denominación Social (CNDS)
  • Objetivo: Garantizar que no existan dos o más sociedades con el mismo nombre.
  • Solicitud: Se tramita en el Registro Mercantil Central.
  • Requisito: Se deben solicitar tres nombres diferentes por orden de preferencia.
Apertura de Cuenta Bancaria
  • Aplicación: Obligatoria para las sociedades que deban desembolsar un capital social mínimo.
  • Documentación: El banco emite un Certificado de Depósito que debe entregarse al Notario.
  • Nota: Este trámite solo aplica cuando se requiere desembolsar un capital para la creación de la empresa.
Estatutos de la Sociedad
  • Son la parte de la Escritura Pública que establece las normas de aplicación a la sociedad.
  • Contenido esencial: Denominación, objeto social, domicilio social, capital social y organización de la sociedad.
Solicitud de Calificación del Proyecto de Estatutos
  • Aplicación: Exclusivo para Sociedades Anónimas Laborales (SAL), Sociedades Limitadas Laborales (SLL) y Sociedades Cooperativas (SCOOP).
  • Función: Es un visto bueno por parte del Registro correspondiente (Registro de Sociedades Cooperativas o Laborales).
Otorgamiento de Escritura Pública de Constitución
  • Acto público realizado por los socios fundadores, quienes firman ante notario la constitución de la sociedad.
  • Contenido: Identidad de los socios, aportaciones de capital, estatutos sociales, pactos y condiciones.
Pago del Impuesto ITPAJD
  • Objeto: Grava la constitución de una sociedad.
  • Cuantía: Generalmente el 1% del capital social (aunque puede variar según la legislación autonómica y exenciones vigentes).
  • Lugar de abono: Se abona en la Consejería de Economía y Hacienda de la Comunidad Autónoma correspondiente.
Solicitud del Código de Identificación Fiscal (C.I.F.)
  • Es el "DNI" de las sociedades.
  • Función: Sirve para identificar a la sociedad ante la Agencia Tributaria (Hacienda).
Inscripción en el Registro Mercantil
  • Lugar: Registro Mercantil de la provincia correspondiente al domicilio social.
  • Momento: Se realiza una vez otorgada la escritura pública y efectuado el pago del ITPAJD. La inscripción otorga plena personalidad jurídica a la sociedad.

2. Trámites de Puesta en Marcha y Operación

Comunes a todas las formas de empresa, estos trámites administrativos deben realizarse para iniciar la actividad económica. Se dividen en generales y específicos:

  • Trámites Generales: Son obligatorios con independencia de la actividad de la empresa y pueden simultanearse.
  • Trámites Específicos: Dependen de la actividad (industria, comercio, servicios, etc.) y de la normativa sectorial aplicable.

Trámites Generales

1. Ministerio de Economía y Hacienda (Agencia Tributaria)

  • Pago del IAE (Impuesto de Actividades Económicas): Impuesto local que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas.
  • Declaración Censal (Modelos 036/037): Declaración censal de alta, modificación y baja en el censo de obligados tributarios. Define las situaciones y obligaciones fiscales de la empresa.

2. Ayuntamiento

  • Licencia de Actividades e Instalaciones: Certifica que el local y la actividad cumplen con las normativas urbanísticas. Se exigen mayores requisitos para actividades molestas, nocivas o peligrosas.
  • Licencia de Obras: Solo en el caso de precisar efectuar obras o reformas en el local donde se desarrollará la actividad.

3. Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales (Tesorería General de la Seguridad Social - TGSS)

Afiliación e Inscripción
  • Afiliación a la Seguridad Social:
    • Alta del empresario y socios en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (R.E.T.A.).
    • Alta de los trabajadores por cuenta ajena en el Régimen General de la Seguridad Social.
  • Inscripción de la Empresa en la Seguridad Social: Justifica la afiliación de los trabajadores.
    • Obtención del Código de Cuenta de Cotización (CCC).
    • Presentación del contrato con una Mutua de Accidentes de Trabajo o póliza con la Seguridad Social.
Comunicación y Contratación
  • Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo: Se presenta ante la Oficina Territorial de Trabajo de la Comunidad Autónoma correspondiente.
    • Se debe adjuntar el libro de visitas para su sellado, el cual debe estar a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).
  • Oficinas de Servicio Público de Empleo: Formalización y registro de los contratos de trabajo de los empleados.

4. Registro Mercantil (Obligaciones Contables)

El registro de los libros obligatorios (documentos sociales y contables) se realiza en el Registro Mercantil de la provincia correspondiente al domicilio social.

Documentos Sociales Obligatorios
  • Libro de Actas.
  • Libro de Registro de Socios (para S.L.).
  • Libro de Acciones Nominativas (para S.A.).
  • Libro de Registro de Socios, Libro de Registro de Asociados y Libro de Aportaciones de Capital (para S.COOP.).
Documentos Contables Obligatorios
  • Libro Diario.
  • Libro de Inventario y Cuentas Anuales.

Trámites Específicos por Sector de Actividad

Industria

  • Alta en el Registro de Establecimientos Industriales.
    • Presentación del Certificado de empresa instaladora y/o mantenedora (si aplica).

Sector Sanitario

  • Autorización Sanitaria de Funcionamiento.

Comercio

  • Licencia Comercial (Regulada por la Ley de Ordenación del Comercio Minorista).