Gestión de proyectos: alcance, abastecimientos, riesgos, tiempo y costos

Clasificado en Economía

Escrito el 5 de Enero de 2025 en español con un tamaño de 7,04 KB
Actualizado el 7 de Noviembre de 2026

Resumen

El documento explica las áreas clave de la gestión de proyectos: alcance, abastecimientos, riesgos, tiempo y costos. Describe los procesos de planificación, ejecución y control de cada área, así como las herramientas habituales como el registro de proveedores, el diagrama de Gantt, el método de la ruta crítica o el estimado paramétrico. Es útil para repasar los conceptos básicos de planificación y seguimiento de proyectos.

Puntos clave

La gestión del alcance asegura que el proyecto realice todo el trabajo requerido y solo ese trabajo.
La gestión de abastecimientos incluye planificación, ejecución (selección de proveedores, contrataciones) y control de aprovisionamiento, recepción y existencias.
El registro de proveedores permite homologar bienes y contratistas antes de realizar compras.
El proceso de gestión de riesgos abarca identificación, análisis, planificación y supervisión, con valoraciones de insignificante, tolerable, serio o catastrófico.
El diagrama de Gantt muestra fechas de inicio y fin y duraciones, pero no las dependencias entre actividades.
El método de la ruta crítica calcula fechas de inicio y fin para cada actividad usando conexiones secuenciales y una duración estimada única.
El estimado de costo calcula cuánto costará a la organización proporcionar un producto o servicio, y se distingue del precio.
Entre las técnicas para estimar costos figuran los resultados históricos, el conocimiento del equipo, los modelos paramétricos y las bases de datos comerciales.

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Gestión del Alcance del Proyecto

Es asegurar que el proyecto realice todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido. Esta gestión está dirigida a definir y controlar lo que está o no está incluido en el proyecto.

Punto inicial del planeamiento del alcance:

Descripción del producto: Involucra desarrollar todas las características sobre el producto del proyecto, indicando en detalle los términos y condiciones en las que se va a ejecutar el proyecto.
Permiso de trabajo: Es un documento que reconoce formalmente la existencia de un proyecto y otorga al gerente del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a la actividad del proyecto.
Restricciones: Son factores que limitan determinadas alternativas para la ejecución del proyecto.

Gestión de los Abastecimientos

Planificación

de la gestión de compras y de la gestión de stock.

Ejecución

Selección de proveedores, contrataciones, almacenamiento, manejo de inventario.

Control

de aprovisionamiento, de recepción, de existencia.

Planificación: Consiste en identificar las necesidades del proyecto, o sea, los productos o servicios necesarios para la ejecución física de la obra, pensando siempre en las siguientes preguntas: cómo, cuánto, cuándo.
Ejecución: Selección de proveedores: Es necesario un estudio del mercado a fin de detectar los posibles proveedores para nuestro proyecto. Para ello, lo recomendable es efectuar una homologación mediante un registro adecuado, llamado registro de proveedores.

Información necesaria del registro de proveedores:

Bienes: Nombre o razón social, número de RUC, domicilio, teléfono, correo, gerente o representante legal, empresas con las que viene trabajando, tipo de producto, bancos con los que trabaja, referencia comercial.
Contratistas: Nombre o razón social, ficha de la constitución de la empresa, domicilio, nombre del gerente o representante legal, especialidad, rubro, personal técnico, especialidad y experiencia de cada uno, maquinaria y equipo con los que cuenta.

Secuencia de una compra:

Requisiciones
Revisión de Requisiciones
Selección del proveedor
Solicitudes de cotización
Análisis de alternativa
Realización del pedido
Seguimiento
Recepción e inspección del pedido
Comprobación de la factura y pago

Gestión de Riesgos del Proyecto

Identificación del riesgo: Listado de riesgos potenciales.
Análisis del riesgo: Listado de priorización.
Planificación del riesgo: Planes de contingencia.
Supervisión de riesgo: Valoración.

Riesgo: Condición incierta, predecible o no predecible, la cual produce un efecto negativo. En todos los proyectos existen factores de riesgo, para lo cual se debe elaborar un plan de riesgos.

Valoración de riesgos: Insignificante, tolerable, serio, catastrófico.

Identificación de riesgo: Consiste en descubrir los posibles riesgos del proyecto, dependiendo del tipo de proyecto y la experiencia del administrador o gerente del proyecto.
Análisis del riesgo: Se considera por separado la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo (impacto).
Probabilidad de ocurrencia: <10% muy bajo, 10-25% bajo, 25-50% moderado, 50-75% alto, >75% muy alto.
Planificación de riesgo: Debe documentar los procedimientos que se usaron para afrontar los eventos de riesgo a lo largo del proyecto.

Gestión del Tiempo

La administración del tiempo en el proyecto comprende los procesos requeridos para asegurar la conclusión del proyecto dentro del plazo previsto.

Cronograma del proyecto: Incluye al menos las fechas planeadas de inicio y fin para cada actividad detallada. El cronograma puede ser presentado en forma resumida o en detalle.

El cronograma puede ser presentado gráficamente empleando el diagrama de GANT, el cual muestra las fechas de inicio y fin de las actividades, así como las duraciones esperadas, pero no las dependencias.
Software para gerencia de proyecto: El programa MS PROJECT tiene un uso generalizado para apoyar al desarrollo del cronograma. Este producto automatiza los cálculos y permite la rápida consideración de diversas alternativas en el cronograma.

Método de la ruta crítica:

Calcula una única y definida fecha anterior y posterior de inicio y fin para cada actividad en base a una lógica de conexiones secuenciales y a un estimado único de duración.

Gestión de Costo del Proyecto

Planeamiento de recursos: Determinar qué recursos y en qué cantidades deben ser empleados para desarrollar las actividades del proyecto.
Estimado de costo: Los costos de los recursos necesarios para finalizar las actividades del proyecto.
Presupuesto de costo: Asignan el estimado de costo general a paquetes individuales.
Control de costo: Controlar los cambios al presupuesto del proyecto. Cuando un proyecto se lleva a cabo bajo contrato, se debe tener cuidado al distinguir entre el estimado de costos y el precio.

El estimado de costo involucra efectuar un cálculo del probable resultado cuantitativo, o sea, cuánto le costará a la organización proporcionar un producto o servicio ofrecido.

El control de costo está dirigido a:

Influir en los factores que originan cambios a los lineamientos del costo.
Determinar las causas que originan las variaciones en los costos.

El control de costo incluye analizar los porqués de las variaciones, actividades positivas y negativas.

Herramientas y técnicas para el estimado de costo:

Resultado histórico: Información sobre el costo probable puede estar disponible de acuerdo a registros de proyectos anteriores que tengan suficiente detalle como para apoyar a realizar los estimados de costo.
Conocimientos del equipo del proyecto: Los miembros individuales del equipo del proyecto podrían recordar estimados anteriores. Generalmente no es tan confiable como los resultados documentales.
Modelo paramétrico: Es cualquier modelo matemático que usa las características del proyecto para computar los costos totales.
Base de datos comerciales: A menudo se encuentra a la venta información histórica sobre estimados de costo.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre el estimado de costo y el precio?

El estimado de costo calcula cuánto le costará a la organización proporcionar un producto o servicio. El precio es lo que se cobra al cliente, por lo que en proyectos bajo contrato hay que distinguir ambos conceptos.

¿Qué muestra el diagrama de Gantt?

Muestra las fechas de inicio y fin de las actividades y sus duraciones esperadas, pero no las dependencias entre ellas.

¿Qué es el registro de proveedores?

Es un registro adecuado para homologar proveedores, que recoge datos como nombre o razón social, RUC, domicilio, contacto, tipo de producto o especialidad y referencias comerciales.

¿Qué es un riesgo en la gestión de proyectos?

Es una condición incierta, predecible o no predecible, que produce un efecto negativo. Por eso todo proyecto debe contar con un plan de riesgos.