Guia completa del procés documental de compravenda

1. Procés documental de la compravenda

Conjunt d’activitats i documents entre comprador i venedor.

El procés segueix aquest ordre: pressupost - comanda - transport - albarà - factura - pagament.

Inclou el registre de documents i el moviment de mercaderies.

2. El pressupost

Oferta detallada del venedor al comprador. Obliga el venedor, però el comprador només si l’accepta.

Inclou dades de les empreses, productes, preus i condicions.

2.1. Pressupostos d’obres i serveis

Document amb la descripció d’una obra o servei i les condicions. S’ha de lliurar abans de començar el servei. Si s’accepta, té valor de contracte.

3. La comanda

Sol·licitud del comprador perquè el proveïdor enviï mercaderies o presti un servei. Obliga el comprador i té caràcter contractual.

3.1. Formalització de les comandes

Es poden fer per correu electrònic o web, nota de comanda, verbalment, agent comercial o correu ordinari.

3.2. Tipus de comandes

• Comanda en ferm: condicions ja acordades.
• Comanda condicional: depèn de l’acceptació del venedor.

3.3. Organització dels arxius de comandes

Es gestionen dos arxius: comandes de clients i comandes a proveïdors. També s’hi guarden documents relacionats.

4. El transport de mercaderies

Part fonamental de la compravenda, ja que influeix en la rapidesa i el cost. Pot fer-se amb vehicles del venedor, del comprador o amb transportista.

4.1. Documentació del transport

El contracte de transport es formalitza amb la carta de port.

5. L’albarà o nota de lliurament

Document que acompanya la mercaderia i prova el lliurament. Ha d’estar signat pel comprador.

5.1. Classes d’albarans

• Albarà valorat: inclou preus.
• Albarà sense valorar: només quantitat i descripció.

Còpies: se n'emeten per al venedor i per al comprador. Una còpia signada ha de tornar al venedor.

6. Incidències en el lliurament

• Retard en el lliurament: el comprador pot rebutjar la mercaderia o exigir el compliment.
• Error en quantitat o qualitat: el comprador pot rebutjar-la o demanar la correcta.
• Vicis evidents: defectes visibles; reclamació immediata o fins a 4 dies si està embalada.
• Vicis ocults: defectes no visibles; reclamació fins a 30 dies.
• Rebuig injustificat del comprador: el venedor pot anul·lar la venda o exigir el pagament.