Gestión de Inventarios: Conceptos, Métodos y Valoración en la Empresa
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INVENTARIO:
Es el estado detallado de todos los bienes y derechos que posee la empresa en un momento determinado.
Según los bienes del almacén:
Es la relación detallada de los materiales almacenados, clasificados por categorías o familias de productos, su lugar de ubicación y su valoración económica.
Según los bienes relacionados el inventario puede ser:
- General: Abarca todo el patrimonio empresarial.
- Parcial: Comprende una parte de los bienes como pueden ser los de una sección.
TIPOS DE IMVENTARIO
Según la finalidad que persiga con los datos obtenidos, podemos clasificar los inventarios en dos grupos:
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INVENTARIO CONTABLE:
Consiste en anotar constantemente las entradas y salidas de cada uno de los artículos que hay en el almacén, por procedimientos automáticos o de forma manual.
- Permite conocer en todo momento las existencias en stock, en unidades física y valor monetario.
- Presenta el inconveniente de que por mucho control que lleve de entradas y salidas, con el inventario contable desconocemos la depreciación de existencias por artículos obsoletos, por roturas, por mermas en los productos almacenados, robos, etcétera.
-
INVENTARIO EXTRACONTABLE:
Consite en hacer un recuento de las existencias que de forma manual o con procedimientos de grabación permita conocer las cantidades que tenemos en stock, al final de un perido de explotación y valorarlas a precio de coste de mercado.
Permite comprovar el estado de los productos ya que se hace de forma ocular.
Según cuando se realicen los inventarios extracontables, estos pueden ser:
-
INVENTARIO FINAL:
Cuando el recuento de existencias se hace al final del ejercicio económico.
-
INVENTARIO ROTATIVO:
Consiste en hacer el recuento de las existencias de manera continua y sin detener la explotación de la empresa.
A
Relación entre el inventario y la contabilidad
Podemos decir que la contabilidad y el inventario son complementarios, entre ambos dan una información completa de las gestiones que realiza la empresa. La contabilidad transmite información sobre el volumen de compras, el volumen de ventas y el margen comercial, mientras que el inventario, ya sea permanente o periódico, informa sobre el volumen de las existencias y su inversión en unidades monetarias.
COMPRAS NETAS= C.T - D.C
VENTAS NETAS= V.T - D.V
MARGEN COMERCIAL= V - C
INVENTARIO Físico
Realizar comprobaciones, introducir mejoras y rectificar contenidos.
Realizar el inventario es una obligación legal que puede ser inspecionada por el organismo competente, se hace por lo menos una vez al año, coincidiendo con las fechas de cierre del ejercicio para regularizar las cuentas de existencias y poder calcular el resultado del periodo.
El recuento se hace in-situ es decir de forma ocular o grabado y posteriormente se transmite al sistema informático, se hace cuando se acaba el ejercicio o en un periodo dado.
Generalmente se lleva a cabo con la actividad parada por la necesidad del personal, al mismo tiempo el que todo el personal colabore puede llevar a errores por lo tanto se debe tener cuidado.
A
El proceso del inventario físico
Es organizado por un jefe que sepa las tareas que hay que realizar y prepare con tiempo suficiente el procedimiento que va a seguir, el material, las fichas o soportes que se utilizaran para las anotaciones y el personal que realizara los encuentros.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1 Decidir la época del inventario:
- Debe coincidir con el final de producion.
- Si no coincide seguir contablemente todos los movimientos del material, desde el momento del recuento hasta el final del ejercicio.
2Instruir al personal sobre la finalidad del inventario y las reglas a seguir:
- Crear jefes de grupo: seleccionar personal y verificar el inventario.
3 Preparas el almacén:
consiste en ordenar y poner nombre a los artículos de una forma racional.
4 Programar las fechas de trabajo:
debe ser comunicado a toda la empresa.
5 Preparar los impresos, formularios y sistemas de grabación:
serán el soporte donde anotaremos las diferentes cantidades inspecionadas.
Su formato debe permitir:
- Relacionar los objetivos inventariados por grupos o categorías, con la descripción de sus características física y de mercado.
- Indicar la referencia o código de cada articulo, su descripción, el numero de unidades y las unidades de medida de cada uno.
- Anotar el valor de los objetivos inventariados. Sera el precio de coste, pero también se puede añadir una columna para incluir el precio de venta o de mercado.
Anotación: La empresa siempre puede confeccionar el proceso como mejor se adapte a sus necesidades.
B
Formas de realizar el inventario
Para realizarlo se deben revisar los productos: grabando, mirando y apuntando.
Pero los métodos mas utilizados son:
Control por sectores:
Se utiliza cuando la mercancía sigue un orden de colocación fijo en un mismo estante del almacén o de la tienda.
- El impreso se divide en dos partes: Izquierda: operario encargado del recuento. Derecha: Aquí se anotan las variaciones ocurridas desde que se el recuento asta que se procede a la valoración del inventario.
Control por cupones:
Este procedimiento es aconsejable cuando se desea conocer también la composición del stock, según determindados conceptos.
- El impreso tiene doble copia la primera copia se pega en el articulo, la segunda copia se arranca en el momento de la valoración y la tercera copia sin cupones queda unida al talonario.
-
Control en rayados sinopticos:
Se utilizan para productos que están valorados bajo un mismo precio pero presentan múltiples variantes.
C
La valoración del inventario:
Una vez terminado el recuento físico de los artículos, se procede a valorar el inventario, es decir, a calcular el valor de los bienes almacenados.
Queda plasmado en el libro de inventarios.
Las partidas del inventario físico se valoran a precio de adquisición, este es el valor por el que figuraran en el balance de situación final las existencias de mercaderías. Sin embargo si en la fecha del cierre del ejercicio el precio a disminuido, se devera poner el mas bajo por prevalecer el principio de prudencia valorativa.
IMVENTARIOS Periódicos: REGISTROS Básicos
Para gestionar bien las existencias, muchas empresas necesitan hacer varios inventarios al año.
-Existen empresas que comercializan con productos que cambian según la temporada y o bien se liquidan o se hace el inventario y se guardan para la próxima temporada.
-Los que utilizan los mismos productos todo el año: en este caso es la empresa la que dice cuando realizar los inventarios periódicos.
El control mediante recuentos permite que la empresa pueda tener un nivel de existencias mas bajo y, como la inversión en stock no produce beneficios, lo ideal es tener un nivel de existencias que nos permita un buen servicio sin dar lugar a la rotura de stock. La empresa puede utilizar herramientas que faculiten la gestión del stock e impidan situaciones de desabastecimiento, como son:
CALENDARIO SENCILLO Y COMPLETO
CALENDARIO SENCILLO
Este tipo de registro se utiliza principalmente para productos de gran consumo, de rotación rápida y con entradas regulares en el almacén.
El documento contiene lo siguiente:
1. Referencia
2. Descripción
3. Unidad o lote
4. Pedido mínimo
5. Stock total
6. Existencias del dia de inventario
7. Cantidad solicitada del pedido: stock real-stock pasivo, redondeando a la unidad de embalaje
CALENDARIO COMPLETO
Este registro permite obtener una información mas amplia sobre la vida de un articulo, pues se utiliza una ficha por referencia.
El documento contiene lo siguiente:
1. Mes del recuento
2. Ventas correspondientes al mismo periodo del año anterior
3. Ventas del año en curso, por diferencia entre el stock anterior y el posterior
4. Las existencias en el momento del recuento, en el almacén y en el punto de venta
5. El stock total
6. Pedidos solicitados no finalizados
7. Fecha de recepción y cantidad recibida
Sus ventajas son:
- Contemplar varios aspectos que influyen en las cuantía de los pedidos.
- Se puede utilizar para gran cantidad de artículos
- Se adapta muy bien a programas informáticos.
Pero en ocasiones cuando hay promociones: para registrar las oscilaciones en las ventas generalmente se utiliza el calendario de recuentos semanales, que ademas ofrece información acumulada mensual y trimestral.