Fundamentos de la Planificación de Compras y Estructura Organizacional

Departamentalización Horizontal

Permite identificar los criterios utilizados para crear los diferentes departamentos, áreas o sectores de la organización dentro de un mismo nivel jerárquico.

Concepto de Departamentalización

La departamentalización surge al agrupar actividades homogéneas, es decir, que cuentan con un criterio común que permite asociarlas en una misma área bajo la responsabilidad y coordinación de una misma persona.

La Gestión de Compras

Es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno.

Funciones Clave del Proceso de Compras

• Detección de la necesidad.
• Solicitud y evaluación de alternativas de compra.
• Negociación con los proveedores.
• Colocación de órdenes de compra.
• Seguimiento y activación de órdenes de compra.
• Recepción de efectos comprados.
• Almacenaje y registro.
• Entrega de los insumos para su utilización al sector que originalmente los requirió.
• Estudio permanente del mercado de oferta.
• Formulación de pronósticos y presupuestos de necesidades en función de los consumos previstos.
• Fijación de parámetros para optimizar las decisiones de compras.
• Mantenimiento de registros de existencia.
• Control de calidad de bienes comprados o servicios adquiridos.

Ventajas Competitivas en la Adquisición

Las ventajas clave que se buscan en el proceso de compra incluyen:

• El precio de compra.
• El plazo de pago.
• El plazo de entrega.
• El servicio de posventa que realiza el proveedor al comprador.
• La calidad obtenida en lo que se compra.
• La estabilidad de ese proveedor como tal.

Responsabilidad del Área de Compras

Dirigir y coordinar el proceso de adquisición de bienes y servicios necesarios para cumplir con la producción y las ventas.

La Planificación Estratégica de Compras y Stock

La planificación de este proceso se relaciona directamente con las funciones de compras y de stock. La idea se sustenta en que cada uno de los materiales y/o servicios que se integran a la cadena de producción tengan la calidad requerida y además ingresen en el momento justo en que se necesitan, de manera tal de reducir al mínimo posible los niveles de inventario, es decir, de la existencia en el depósito de estos bienes.

Factores para Diseñar la Estructura del Área de Compras

Para diseñar la estructura del área de compras se deben tomar en cuenta:

• La naturaleza del negocio al que se dedica la empresa.
• El tipo de negociación al que se dedica.
• La especialización.

Planeamiento (Planificación) de las Compras

El sistema de compras es el responsable por la adquisición de todos los recursos que la empresa necesite para desarrollar sus operaciones. La función de compras es el vínculo entre la empresa y los proveedores. El planeamiento de compras es el conjunto de planes sistematizados y encaminados a dirigir las compras dentro de la empresa.

Decisiones Estratégicas de Compra: Las 5 Preguntas Clave

¿Qué Comprar?

• Calidad respecto de las necesidades.
• Sustitutos de los productos utilizados.
• Precios teniendo en cuenta la calidad.

¿En Qué Cantidad Comprar?

• Según las necesidades.
• Según la cantidad económica.
• Según los descuentos y rebajas.

¿Cómo Comprar?

• Procedimiento de compra e importancia monetaria.
• Política de compra.

Procedimientos según el Valor Monetario

• Investigación verbal.
• Investigación escrita.
• Convocatoria de ofertas por invitación.
• Convocatoria pública de ofertas.

¿Cuándo Comprar?

• Necesidades de los consumidores.
• Necesidades de la producción.

¿A Quién Comprar?

• Elección de los proveedores.
• Investigaciones comerciales.
• Decisión: Comprar, fabricar o rentar.