Fases y Niveles del Análisis Documental: Formal y de Contenido

Fases y Niveles del Análisis Documental

Las fases o niveles del análisis están en relación directa con los dos elementos característicos que forman un documento: forma y contenido. De esta manera se distingue entre análisis formal o externo y análisis de contenido o interno. Cada una de las fases se desarrolla por medio de una serie de operaciones de las que es preciso establecer un orden y determinar la relación entre ellas.

Análisis Formal

Este primer nivel de análisis actúa sobre los aspectos formales del documento y consiste en la descripción sistematizada de este mediante una amplia normativa. Su finalidad es la identificación y localización de los documentos científicos necesarios para la investigación.

El análisis formal es precisamente el proceso que permite controlar e identificar todos los documentos que se producen en cualquier soporte, utilizando cualquier medio para transmitir la información y presentes en cualquier contexto.

• Descripción bibliográfica o documental: consiste en extraer de un documento los elementos informativos que lo identifican formalmente y lo diferencian de otros parecidos en el contexto de una colección o un conjunto de colecciones. Para ello, recoge la naturaleza, número y orden de los signos externos que distinguen a un documento y proporciona descripciones individualizadas, facilitando su rápida identificación.
• Catalogación: es, según Amat, la representación normalizada de los datos documentales para la localización física de los documentos, ordenados en un catálogo.

La finalidad de las operaciones del análisis formal es, pues, identificar la información (descripción bibliográfica) y recuperar y localizarla en un catálogo (catalogación).

Análisis de Contenido

Supone la representación del contenido de un documento, en algunos casos de manera codificada mediante sistemas de clasificación y en otros utilizando combinaciones terminológicas que permitan dar al usuario la respuesta oportuna a sus necesidades de información.

Engloba tres operaciones: clasificación, indización y resumen. Es mucho más necesario y complejo desde el punto de vista documental ya que actúa sobre la información contenida en los documentos. Constituye un doble proceso de identificación y representación del contenido de un documento cuyo resultado es un nuevo documento reducido que conserva el contenido básico del documento original. Su finalidad es hacer visibles las ideas, mostrando su estructura y las relaciones entre ellas para que los usuarios puedan utilizarlas.

• Indización: tiene su origen en los sistemas de clasificación utilizados en las bibliotecas y consiste en la descripción del contenido de un documento por medio de una serie de palabras que representan los conceptos recogidos en él. Las palabras que indican el contenido de los documentos se conocen como términos de indización temáticos o de contenido y son los que tienen que coincidir con los términos de la pregunta que hace el usuario, por lo que la indización se convierte en la operación central del análisis documental, tanto para el almacenamiento de la información como para la recuperación de esta.

Al ser la indización una representación de los elementos característicos del contenido de un documento recibe también el nombre de descripción característica. El resultado de la indización respondería a la pregunta, ¿de qué trata un documento?

• Resumen: supone la reducción del contenido de un documento para facilitar su conocimiento profundo y difusión. Para Pinto es "un proceso de recreación a escala reducida del documento original, una difícil y compleja operación creativa, o mejor dicho re-creativa".

Como la esencia del resumen radica en separar lo sustancial de lo accidental en el contenido de un documento, se denomina también descripción sustancial. El resultado de esta operación respondería a la pregunta ¿qué dice el documento?

En relación a las operaciones del análisis documental, Chaumier opina que la descripción bibliográfica es esencial, porque identifica los documentos, la indización es necesaria para su recuperación, y el resumen es opcional, según el criterio del centro.

Norma Bibliográfica

Una norma bibliográfica o formato bibliográfico es un instrumento gramatical o sintáctico en el cual el orden de las palabras viene dado en función de transmitir mensajes significativos y comprensibles. Los signos de puntuación que utiliza no tienen un significado ortográfico o gramatical sino el que prescribe la norma.

Diferencias Clave

• Descripción bibliográfica y Referencia bibliográfica: la primera es la operación, y es el conjunto de informaciones que se necesitan para describir un documento. La segunda es el producto, y es un conjunto fijo de tales informaciones, no necesariamente todas, presentadas de forma preestablecida en un soporte previsto, destinado a la consulta por el usuario.
• Referencia bibliográfica y Cita bibliográfica: la cita bibliográfica es una breve referencia insertada en un documento como nota a pie de página, al final del capítulo, o al final del texto, que sirve para identificar una publicación de la cual el autor ha extraído una frase o una idea, y que debe ser identificada y localizada como fuente de información.

Puntos de Acceso y Control de Autoridades

Punto de acceso es la palabra o palabras características de una información o de un documento a partir de las cuales se puede realizar su búsqueda o selección. Se utilizan en los registros bibliográficos para poder ordenar estos dentro de un catálogo y facilitar la recuperación de los documentos, ya que actúan como elementos de indización de la información almacenada en este. En la catalogación manual se les llamaba encabezamientos porque iniciaban o encabezaban el registro bibliográfico cuando el soporte era la ficha normalizada, pero en los catálogos automatizados se utiliza preferentemente el término punto de acceso.

Punto principal: persona física; punto secundario: personas; y punto de entradas secundarias de materias.

Diferencia entre Clasificación e Indización

En la clasificación se representa el contenido general del documento, el tema o materia, mediante palabras o signos tomados de un sistema de clasificación. En la indización se identifican y se extraen los conceptos presentes en el documento y se representan por medio del lenguaje natural o utilizando un lenguaje documental. No son dos procesos excluyentes sino complementarios. La indización supone un análisis más profundo y exhaustivo de la información contenida en el documento, frente a la clasificación que trata solo temas generales, pero ambas son sistemas de recuperación de la información y son necesarias. La clasificación puede ser el punto de partida de la indización.

La búsqueda de documentos mediante palabras clave tiene las limitaciones siguientes:

• Variaciones de las palabras según género (niños/niñas) y número, y también de sus derivadas (documento/documental).
• Sinónimos, que provocan pérdida de información (silencio).
• Polisemia y homonimia, que provocan recuperación de documentos no buscados (ruido).

Lenguaje Documental y Tesauros

Un tesauro es una lista de palabras en la cual cada una de ellas representa un solo concepto. Es un vocabulario controlado o artificial compuesto de una lista de términos o palabras normalizadas y sus respectivas relaciones. Se utiliza una lista de descriptores establecida a priori denominada lenguaje documental o tesauro.

La indización humana es subjetiva, lenta y costosa. La indización automática es más objetiva puesto que se aplican siempre los mismos parámetros. La indización automática no sustituye el trabajo del hombre sino que lo potencia y mejora, ya que representa un ahorro de tiempo al evitar la lectura de los textos. Además, la producción de documentos electrónicos favorece el desarrollo de la indización automática.

Los tesauros van perdiendo importancia porque son difíciles y caros de hacer. Es más barato almacenar los documentos a texto completo y que el usuario haga la indización al hacer la búsqueda, ya que la tecnología permite la combinación de las palabras en la búsqueda y recupera los documentos que tengan esas palabras ordenándolos de mayor o menor frecuencia de aparición en ellos.

Diferencia entre Palabras Clave y Descriptores

Las palabras clave expresan el contenido de un documento tal como viene en él, en lenguaje natural. Los descriptores son palabras o expresiones escogidas entre un conjunto de sinónimos o de términos emparentados semánticamente para representar de manera unívoca un concepto susceptible de intervenir en los documentos y en las preguntas que se formulen en un sistema documental.

Tipos de Índices

• Índices KWIC (Key Word in Context): Tipo de índice permutado en el que el contenido temático de una obra se representa mediante palabras clave de su título o de otra fuente de información del documento, extraídas por el ordenador de listas de palabras significativas y no significativas. En la salida impresa, las palabras clave aparecen en orden alfabético, jerarquizadas de alguna manera (por ej., en negrita), en una posición fija, precedidas y seguidas por el resto de las palabras del título o fuente, según el espacio lo permita.
• Índices KWOC (Key Word Out of Context): Tipo de índice que varía en su presentación respecto al índice KWIC, en que las palabras clave aparecen como un encabezamiento en línea separada. Bajo cada encabezamiento aparece la totalidad de los títulos.
• Índices de citas: es un índice alfabético de nombres de autores, bajo los cuales van reseñadas en orden cronológico sus obras, y a continuación de estas los nombres de las personas que las han citado.

Proceso de Resumir

El proceso de resumir consta de las siguientes fases:

1. Lectura: del documento permitirá la localización e identificación de su contenido. Según Cremmins se deben hacer dos lecturas. Una lectura rápida para conocer las características fundamentales y la estructura de la información. Una segunda lectura detenida, que Cremmins llama lectura inteligente o recuperativa se centrará en las partes del documento con mayor contenido: introducción, metodología, resultados y conclusiones.
2. Análisis: Consiste en descomponer mentalmente el contenido del documento con objeto de separar lo sustancial de lo accidental. Objetivos, metodología, resultados y conclusiones.
3. Síntesis: consiste en reunir y asimilar los datos extraídos en el proceso de análisis en una exposición ordenada que constituye el resumen del documento. Es la fase más delicada para el documentalista y donde se va a poner a prueba su profesionalidad ya que no hay normas fijas para su realización. Con la información obtenida en el análisis debe redactar un texto nuevo que recoja brevemente pero con absoluta fidelidad el contenido del documento procesado. Este nuevo texto es el resumen documental, que debe tener una estructura, extensión y estilo propios.

Las fases de análisis y de síntesis son complementarias y se puede decir que suponen un proceso inverso en cuanto la segunda compone una estructura textual que resulta de la descomposición y reducción del texto original realizado en la primera. De esta manera hay una correspondencia entre las partes de un documento utilizadas para confeccionar el resumen y la estructura de este.

Estructura Interna del Resumen

En cuanto a la estructura interna que debe tener el resumen no hay normas fijas, pero deberá tener un desarrollo lógico y constará de:

• Una introducción, con una explicación de la intención del autor del trabajo que se resume. Incluirá, por tanto, los objetivos de la investigación.
• Un núcleo central, con la información esencial del contenido del trabajo, y que debe incluir el método de investigación seguido por el autor.

Nota: Pinto habla de otra estructura externa o integración del resumen en los sistemas informáticos (hipertexto).

• Las conclusiones a las que ha llegado el autor, evitando repeticiones de información que se puedan deducir de otros párrafos del resumen.

Extensión y Estilo del Resumen

La extensión del resumen es otro factor a considerar. No hay tampoco normas, pues depende de la naturaleza del documento a resumir y de su longitud.

En lo referente al estilo, se pueden establecer unos criterios básicos:

• El resumen tendrá un estilo propio, de la persona que hace el resumen, distinto al del autor del documento. Se recomienda utilizar el menor número de oraciones (frases de pocas palabras y palabras de pocas sílabas), un lenguaje conciso y claro, preferencia de la voz activa en los verbos, no utilizar expresiones vagas ni redundancias (parece ser, según el autor, es evidente, etc.). Al estar elaborado en lenguaje natural, sus frases se presentarán totalmente desarrolladas y no se admiten abreviaturas, notas referenciales y gráficos.
• Brevedad, se intentará expresar la mayor cantidad de información de la forma más concisa que se pueda.
• Fidelidad al texto que se resume. El resumen, según López Yepes, debe ser objetivo y no valorativo.

Características de los Documentos Administrativos

• Su carácter seriado: como son reflejo de las actividades llevadas a cabo por diferentes órganos productores y estas se prolongan a lo largo del tiempo, la documentación está constituida por series, de las cuales, cada una responde a la función específica realizada por un determinado sujeto productor, por ejemplo: expedientes personales, de obras, etc. Por otra parte, los documentos de un archivo no se pueden considerar como piezas aisladas o documentos sueltos, como ocurre con los libros. Su existencia viene determinada porque pertenecen a un conjunto documental que responde a la materialización de una actividad concreta.
• Su condición de exclusivos: un documento de archivo aunque responda a la actividad concreta de un sujeto productor, se refiere a asuntos o personas diferentes. La información de cada uno nunca es idéntica a otro, reflejan una actuación o conjunto de actuaciones orientadas a la resolución de un asunto.
• Su condición de originales: otra de las características del documento de archivo es que son originales a diferencia de los ejemplares múltiples. Al ser originales, contienen los elementos de validación necesarios como son la firma o rúbrica de su autor, sellos, registros, etc.

Consideraciones Adicionales

• Contienen derechos y obligaciones de la Administración y de los ciudadanos.
• Son una fuente primaria de información.
• Tienen una serie de valores tanto primarios (valor administrativo, legal, fiscal, jurídico), como secundarios (valor informativo e histórico).
• No pueden destruirse, pasados los plazos establecidos deberán ser transferidos al archivo que le corresponda.
• Forman parte del Patrimonio Documental de la nación.