Sistemas Esbeltos: Optimización de Procesos para la Mejora Continua

Los Sistemas Esbeltos (SE) son sistemas de operaciones que maximizan el valor agregado de cada una de las actividades de una compañía, mediante la reducción de los recursos innecesarios y la supresión de los retrasos en las operaciones. Abarcan la estrategia de operaciones, diseño de la distribución física, diseño de la cadena de suministro y administración de la tecnología e inventarios de una empresa, y pueden usarse tanto en empresas de servicios como manufactureras. Cada acción de estas, como la compra de los servicios o productos, los recibe y los paga, y contrata y paga sus empleados, contienen grandes cantidades de desperdicios, por lo que debemos buscar la manera de mejorar los procesos mediante el uso de distintos sistemas, como por ejemplo:

La filosofía Justo a Tiempo (JIT)

Es sencilla, pero eficaz. Basada en la convicción de que es posible eliminar el desperdicio mediante la reducción del exceso de capacidad o inventario innecesarios y la eliminación de las actividades que no agregan valor en las operaciones. Las metas son producir servicios y productos según sea necesario y mejorar constantemente los beneficios de las operaciones en términos de valor agregado. Un sistema Justo a Tiempo (JIT) organiza los recursos, los flujos de información y las reglas de decisión que permiten a una empresa aprovechar los beneficios de los principios JIT.

Los SE en la organización

Afectan los vínculos internos entre los procesos centrales y auxiliares de una empresa y los vínculos externos que tienen con sus clientes y proveedores. El diseño de cadenas de valor que usan el método de los sistemas esbeltos es importante en varios departamentos y áreas funcionales de la organización:

• El Marketing depende de los sistemas esbeltos para entregar servicios y productos de calidad, a tiempo y a precios razonables.
• Recursos Humanos debe implementar el sistema de incentivos correctos que premie el trabajo en equipo; además, debe reclutar, capacitar y evaluar a los empleados necesarios para crear mano de obra flexible que pueda operar con éxito un SE.
• Ingeniería debe diseñar productos que tengan más partes en común para que se requieran menos operaciones de preparación y se puedan usar las fábricas enfocadas.
• Operaciones es responsable de mantener relaciones estrechas con los proveedores y de usar el SE en la producción de los bienes y servicios.
• Contabilidad debe ajustar sus prácticas de facturación y contabilidad de costos para aprovechar los SE.
• Por último, la Alta Dirección debe aceptar la filosofía de los SE y convertirla en parte de la cultura y aprendizaje de la organización.

Características de los SE en los servicios y manufactura

1. Método de tirón del flujo de trabajo

En los SE se utiliza dos métodos:

1.1 Método de empuje

La producción del artículo se adelanta a las necesidades del cliente. Consiste en preparar los alimentos que se sirven a los clientes antes de que estos ordenen. Ejemplo: cuando las ensaladas que se pueden preparar con antelación, pero no los platos de fondo.

1.2 Método de tirón

Cuando el cliente ordena la ensalada y el plato fuerte, se da la señal para que el chef comience a preparar los alimentos específicos que se pidieron. Es la demanda del cliente la que activa la producción del bien o servicio. Las empresas deben poder satisfacer dicha necesidad en un plazo aceptable. Ejemplo: para un restaurante podría ser difícil, ya que le podrían faltar ingredientes.

La elección entre estos métodos

Depende de la situación, las empresas que tienen procesos muy repetitivos y flujos de trabajo bien definidos de artículos estandarizados suelen utilizar el método de tirón, porque este permite llevar un control más estricto de los inventarios y la producción de las estaciones de trabajo. Ejemplo: el restaurante de 5 estrellas lo usa controlar los costos del inventario (frescura y sabor de comida). Las empresas con procesos que tienen tiempos de entrega largos y pronósticos razonablemente precisos de la demanda, una variedad de productos que requieren procesos comunes y clientes que no están dispuestos a esperar mucho tiempo a recibir su producto, tienden a producir usando el método de empuje. Ejemplo: a menudo se ve en las cafeterías y en muchas empresas manufactureras. Sin embargo, las empresas que siguen una estrategia de ensamblaje por pedido usan los dos métodos: el de empuje para producir los componentes estandarizados y el de tirón para satisfacer la solicitud de un cliente respecto a una combinación específica de componentes.

2. Calidad en el origen

Los SE buscan satisfacer sistemáticamente las expectativas del cliente, una manera de alcanzar la meta es seguir la práctica llamada calidad en el origen, que es donde toda la organización pone su esfuerzo para mejorar la calidad de los productos de la empresa, cada empleado actúa como sus propios inspectores de calidad, con la finalidad de que ningún empleado pase unidades defectuosas al siguiente proceso. Se debe buscar bien cuál es el problema, ya que muchas veces se cree que presionando a la mano de obra se solucionan, pero puede ser problema de las instalaciones también.

Una forma de implementar la calidad en el origen es usar la técnica de poka yoke, o métodos de comprobación de errores dirigidos al diseño de sistemas a prueba de fallos que atacan y minimizan los errores humanos. Ejemplo: se pueden fabricar productos para que se usen solo en una cosa, o que solo puedan armarse de una manera, eliminando las posibilidades de error.

Otro método es la jidoka y andon que confiere a las máquinas y a los operarios de las máquinas la capacidad de detectar la ocurrencia de cualquier condición anormal. Los empleados están autorizados para pedir ayuda o detener la producción en caso necesario, aunque puede costar miles de dólares a la compañía por cada minuto interrumpida la producción. Por lo que la gerencia debe entender la enorme responsabilidad que implica este método para los trabajadores y prepararlos como es debido, para evitar su uso.

3. Lotes de tamaño pequeño

En los SE se usan lotes de tamaño más pequeño posible. Un lote es una cantidad de elementos que se procesan juntos, la ventaja de que sean pequeños es de reducir el nivel promedio del inventario en relación con los lotes grandes. Si se descubre un elemento defectuoso, los lotes grandes pueden causar retrasos, es por eso que el lote entero debe examinarse para encontrar todos los elementos que necesitan volver a elaborarse. Los lotes pequeños ayudan a mantener una carga de trabajo uniforme en el sistema. Los lotes grandes consumen una gran proporción de la capacidad de las estaciones de trabajo, y por lo tanto, complican la programación. Los lotes pequeños pueden intercambiarse con mayor eficacia, lo que permite a los programadores utilizar más eficientemente la capacidad disponible, son convenientes para las operaciones, pero tienen la desventaja de que incrementan la frecuencia de los reajustes de preparación.

3.1 Preparación

Es el grupo de actividades necesarias para cambiar o reajustar un proceso entre lotes sucesivos de elementos, lo cual se conoce como permutación. En consecuencia, muchos lotes pequeños en lugar de varios grandes, pueden producir desperdicio en la forma de empleados y equipos ociosos. Los tiempos de preparación deben ser breves para aprovechar los beneficios de la producción en lotes pequeños.

Para lograr tiempos de preparación cortos, se requiere una estrecha colaboración entre la función de ingeniería, la gerencia y la mano de obra. El objetivo de alcanzar un tiempo de preparación de un solo dígito significa conseguir que dicho tiempo sea < a 10 min.

Algunas técnicas empleadas para reducir los tiempos de preparación en la planta requieren el uso de bandas transportadoras para el almacenamiento de troqueles, la movilización por medio de grúas, la aplicación de controles en las máquinas, el uso de microcomputadoras para introducir y posicionar automáticamente el trabajo, y la preparación de los cambios requeridos para el siguiente trabajo mientras el anterior aún se está procesando.

4. Cargas de trabajo uniformes

Los SE funcionan mejor cuando las cargas diarias de cada una de las estaciones de trabajo son relativamente uniformes. Para lograr cargas uniformes de las estaciones de trabajo en los procesos de servicio, se usan los sistemas de reservaciones. Ejemplo: en los hospitales se programan las cirugías antes de que se preste el servicio, de modo que las instalaciones y los productos auxiliares estén listos cuando llegue el momento. La carga de las salas de operaciones y los cirujanos se puede nivelar para hacer el mejor uso de estos recursos.

Otro enfoque consiste en usar precios diferentes del servicio para administrar la demanda. Las cargas uniformes son la razón por la que las líneas aéreas promueven los viajes durante los fines de semana o los vuelos nocturnos que comienzan a altas horas de la noche y terminan muy temprano por la mañana. Es posible realizar eficiencias cuando se puede administrar la carga de los recursos de la empresa.

En procesos de manufactura, es posible lograr que las cargas sean uniformes si se ensambla el mismo tipo y número de unidades todos los días, con lo cual se crea una demanda diaria uniforme en todas las estaciones de trabajo. La planificación de la capacidad, en la que se reconocen las restricciones de capacidad en las estaciones de trabajo críticas, y el balanceo de línea son dos métodos que se emplean para crear el programa maestro de producción mensual.

En la segunda opción se utiliza el ensamblaje de modelos mixtos, según el cual se produce una combinación de modelos en lotes más pequeños. O bien una secuencia, repetida una cantidad de veces por turno, permitiría lograr la misma producción total que con las otras opciones. Esta tercera alternativa sólo es factible cuando los tiempos de preparación son muy cortos. La secuencia genera una tasa constante de requisitos de componentes para los diversos modelos y permite el uso de lotes de tamaño pequeño en las estaciones de trabajo que alimentan a la línea de ensamblaje. Por consiguiente, los requerimientos de capacidad se vuelven mucho más uniformes en esas estaciones. Estos requerimientos pueden compararse con las capacidades reales durante la fase de planificación y, en caso necesario, es posible modificar el ciclo de producción, los requerimientos de producción o las capacidades correspondientes.

5. Componentes y métodos de trabajo estandarizados

En operaciones de servicio altamente repetitivas, se pueden ganar grandes eficiencias si se analizan los métodos de trabajo y se documentan las mejoras para que todos los empleados los sigan. Puesto que ahora los requisitos por componentes se incrementan, lo mismo sucederá con la repetibilidad; es decir, cada trabajador tendrá que realizar todos los días y con mayor frecuencia que antes una tarea o un método de trabajo estandarizado. La productividad tiende a realizar sus tareas con más eficiencia. La estandarización de los componentes y los métodos de trabajo ayuda a la empresa a alcanzar sus objetivos de alta productividad e inventarios bajos de un SE.

6. Vínculos estrechos con los proveedores

Como los SE operan con niveles bajos de inventario o poca holgura de capacidad, las empresas que los implementan necesitan mantener relaciones estrechas con los proveedores. Los embarques de artículos deben ser frecuentes, con tiempos de entrega cortos, puntualidad de entrega y alta calidad. Un contrato puede requerir que el proveedor entregue los bienes en la fábrica hasta varias veces al día. Los gerentes de compras tienen tres maneras de fortalecer los vínculos de las compañías con sus proveedores: reducir el número de proveedores, usar proveedores locales y mejorar sus relaciones con ellos.

Una de las primeras medidas que se toman cuando se implementa un SE consiste en reducir el número de proveedores, este enfoque ejerce mucha presión sobre los proveedores, pues los obliga a entregar puntualmente componentes de alta calidad. En compensación, los usuarios de SE amplían sus contratos con esos proveedores y les proporcionan información fidedigna sobre sus pedidos futuros, con la debida participación. Además, permite que sus proveedores participen en las fases iniciales del diseño de los productos, para no tener problemas cuando la producción comience. Además, trabajan con los vendedores de sus proveedores para tratar de establecer flujos de inventarios sincronizados en toda la cadena de suministro.

Los fabricantes que usan SE suelen recurrir a proveedores locales, los que tienen sus instalaciones más cerca de sus plantas. La proximidad geográfica significa que la compañía puede reducir la necesidad de adquirir inventarios de seguridad. Las empresas que no cuentan con proveedores en sus cercanías tienen que depender de un sistema de entrega de proveedores cuidadosamente ajustado, necesitan de un sistema muy bien coordinado, en el cual intervienen ferrocarriles y camiones de remolque para el transporte de vehículos, los proveedores logran entregar diariamente el número preciso de partes necesarias para la producción de un día.

Los usuarios de SE también saben que es esencial adoptar una actitud de cooperación con los proveedores. La filosofía de los SE es buscar la forma de mejorar la eficiencia y reducir los inventarios a lo largo de toda la cadena de suministro. La estrecha colaboración entre las compañías y sus proveedores es una situación en la que todos ganan. No es posible establecer y mantener relaciones estrechas con los proveedores si las compañías los consideran como adversarios cada vez que negocian un contrato. En cambio, deberían entender que los proveedores son sus socios en un negocio y que, en virtud de este, a ambas partes les conviene mantener una relación lucrativa a largo plazo.

Mano de obra flexible

Estos trabajadores reciben capacitación para desempeñar varias funciones. Una de las ventajas de la flexibilidad es la capacidad de transferir trabajadores de una estación de trabajo a otra para ayudar a aliviar los cuellos de botella en cuanto éstos se presentan, sin necesidad de recurrir a “colchones” de inventario (este es un aspecto importante del flujo uniforme de SE). Además, pueden realizar el trabajo de sus compañeros que están enfermos o de vacaciones. Aunque asignar trabajadores a tareas que no realizan habitualmente disminuye temporalmente la eficiencia, cierto grado de rotación en los puestos tiende a aliviar el aburrimiento y reanima a los trabajadores.

Cuanto más personalizado sea el servicio o producto, mayor será la necesidad de la empresa de contar con trabajadores calificados que dominan varias habilidades. A veces, para transferir trabajadores a otros puestos se necesita capacitación intensiva y costosa.

7. Flujos en línea

Los gerentes de los procesos de servicios de oficina híbrida y trastienda pueden organizar a sus empleados y equipos para establecer flujos de trabajo uniformes a lo largo de todo el proceso y, con ello, eliminar los tiempos ociosos de los empleados. Con los flujos en línea es posible reducir la frecuencia de las operaciones de preparación.

Cuando los volúmenes de determinados productos son suficientemente grandes, diversos grupos de máquinas y trabajadores pueden organizarse de acuerdo con una distribución de flujo en línea, a fin de suprimir por completo las operaciones de preparación.

Si el volumen no es suficiente para mantener activa una línea de producción de productos similares, se puede aplicar tecnología de grupo para diseñar líneas pequeñas de producción que fabriquen, en volumen, varias familias de componentes que tengan atributos en común. Así, serán mínimos los cambios necesarios para pasar de un componente de una familia de productos al siguiente componente de la misma familia.

Otra táctica que se usa para reducir o eliminar las operaciones de preparación es el enfoque de un trabajador, múltiples máquinas, que es, una línea de una sola persona. Un trabajador opera varias máquinas, cada una de las cuales realiza un paso del proceso a la vez. Puesto que el mismo producto se fabrica en forma repetida, las operaciones de preparación se eliminan.

8. Automatización

Esta desempeña un papel importante en los SE y es la clave de las operaciones de bajo costo. El dinero que queda disponible a causa de las reducciones del inventario u otras eficiencias se puede invertir en automatización para abatir los costos y los beneficios son más utilidades, mayor participación de mercado (porque la empresa reduce sus precios).

La automatización puede desempeñar una función decisiva cuando se trata de proporcionar servicios esbeltos. Sin embargo, la automatización debe planearse con mucho cuidado. Muchos gerentes creen que si un poco de automatización es buena, una cantidad mayor será mejor, pero no siempre ocurre así.

Cinco S

Es una metodología para organizar, limpiar, desarrollar y sostener un entorno de trabajo productivo. Representa cinco términos relacionados que describen prácticas en el lugar de trabajo que propician los controles visuales y la producción esbelta. Las cinco prácticas de:

1. Separar: separar los elementos necesarios de los que no lo son (incluidas las herramientas, partes, materiales y papelería) y descartar los innecesarios.
2. Ordenar: organizar cuidadosamente lo que quede, con un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Organizar el área de trabajo de modo que sea fácil encontrar lo que se necesita.
3. Limpiar: limpiar y lavar el área de trabajo para que siempre estén relucientes.
4. Estandarizar: Establecer programas y métodos para realizar las labores de limpieza y clasificación. Formalizar la limpieza que resulta de realizar con regularidad las primeras tres prácticas S a fin de mantener un estado permanente de limpieza y preparación.
5. Sostener: crear la disciplina para realizar las primeras cuatro prácticas S, a fin de que todos entiendan, acaten y practiquen las reglas cuando se encuentren en la planta. Implementar mecanismos para sostener las ganancias mediante la participación de los empleados y brindándoles reconocimiento mediante un sistema de medición del desempeño.

Estas cinco prácticas se aplican sistemáticamente para lograr SE. No son algo que se pueda hacer como un programa autónomo. Las 5S constituyen una base importante para reducir el desperdicio y eliminar tareas, actividades y materiales innecesarios. Su implementación puede abatir los costos, mejorar las entregas puntuales y aumentar la productividad y la calidad de los productos, además de promover un entorno de trabajo seguro.

Mantenimiento preventivo

El hecho de que los SE hacen hincapié en los flujos de trabajo cuidadosamente ajustados, poca holgura de la capacidad y escasa presencia de inventarios de “colchón” entre las estaciones de trabajo, cualquier tiempo ocioso de las máquinas que no haya sido planeado suele ocasionar trastornos. Con mantenimiento preventivo es posible reducir la frecuencia y duración del tiempo ocioso de las máquinas. Después de haber realizado las actividades habituales de mantenimiento, el técnico puede efectuar pruebas en otras partes de la maquinaria que podría ser necesario sustituir. La sustitución de las partes durante los periodos de mantenimiento regularmente programados es más sencilla y rápida que tratar de reparar las averías en una máquina durante los periodos de producción. El mantenimiento se realiza de acuerdo con un programa que establece un punto de equilibrio entre el costo del programa de mantenimiento preventivo y los riesgos y costos que implicaría la descompostura de una máquina.

El mantenimiento preventivo de rutina es importante para las empresas de servicios que dependen en gran medida de la maquinaria. Ejemplo: los juegos de Fantasilandia.

Otra táctica consiste en hacer que los trabajadores sean responsables del mantenimiento habitual de sus respectivos equipos e inculcar en ellos el orgullo de tener siempre sus máquinas en óptimas condiciones. Aunque suele limitarse a las tareas de limpieza en general, lubricación superficial y ajustes menores, la correcta realización de las operaciones de mantenimiento, aunque sean muy sencillas, permite avanzar considerablemente hacia la meta de mejorar el rendimiento de las máquinas.