Com redactar convocatòries i actes de reunió: Guia pràctica

Claus per redactar una convocatòria d'èxit

✅ Ha de ser clara i formal

✅ No t’oblidis mai de:

• Data
• Hora
• Lloc
• Ordre del dia
• Qui convoca
• Data de la convocatòria
• Signatura o càrrec

✅ L’ordre del dia va numerat
Exemple:

1. Aprovació de l’acta anterior
2. Organització de l’activitat
3. Torn obert de paraules

✅ Es redacta en FUTUR
Perquè encara no ha passat.

Exemple correcte:

“Es convoca els membres de la reunió que tindrà lloc el dia…”

❌ Error típic:
Barrejar coses que encara no han passat amb decisions finals.

Claus per redactar una acta correctament

✅ Es redacta en PASSAT o PRESENT FORMAL
Perquè expliques el que ja ha passat.

Exemple:

“La reunió s’inicia a les 17:00 h.”
“S’acorda organitzar una sortida.”

✅ Has d’incloure sempre:

• Data
• Hora d’inici (i millor si poses la de finalització)
• Lloc
• Assistents
• Temes tractats
• Acords presos
• Signatures

✅ Els acords són el més important

Exemple:

“S’acorda realitzar l’activitat el dia 15 de juny.”

✅ Ordre i netedat
Dades → assistents → ordre del dia → desenvolupament → acords → tancament → signatures

Truc exprés per memoritzar-ho

Convocatòria = “QUAN i DE QUÈ parlarem”
(data, hora, lloc, ordre del dia)

Acta = “QUÈ ha passat i QUÈ s’ha decidit”
(assistents, desenvolupament, acords)

Estructura detallada d'una convocatòria

Encapçalament

• Nom de l’entitat / empresa / centre
• Títol: CONVOCATÒRIA DE...

Cos del document

Es convoca els/les membres de __________ a la reunió/acte que tindrà lloc:

• Data:
• Hora:
• Lloc: (SALA)

Ordre del dia

1. Lectura i aprovació de l’acta anterior (si escau)
2. Tema 1
3. Tema 2
4. Torn obert de paraules / Precs i preguntes

Tancament

• Lloc i data d’emissió
• Nom i càrrec de qui convoca
• Signatura

Estructura detallada d'una acta de reunió

Encapçalament

• Nom de l’entitat / empresa / centre
• Títol: ACTA DE LA REUNIÓ

Dades inicials

• Data
• Hora d’inici
• Lloc
• Persona que presideix
• Secretari/ària (si n’hi ha)

Assistents

• Relació d’assistents
• Absents (si escau)

Ordre del dia i desenvolupament

1. Primer punt → què s’ha tractat
2. Segon punt → decisions preses
3. Incidències o observacions

Acords

• Acord 1
• Acord 2

Tancament

• Hora de finalització
• Signatures