Proceso de Compras y Gestión de Abastecimiento: Etapas Clave

Etapas del Proceso de Compras y Abastecimiento

1. Detección de necesidades de compra y requerimiento de bienes/servicios

El área de compras, teniendo conocimiento del ciclo productivo y las diferentes necesidades de materias primas, materiales, productos terminados y otros bienes y servicios, elabora un plan de compra anual, semestral, y así hasta llegar a una planificación diaria, incluida en el presupuesto de la empresa. El área solicitante emite un formulario denominado solicitud de compra y conserva un duplicado hasta recibir la mercadería.

2. Selección de proveedores

La búsqueda, evaluación y selección de proveedores es una tarea que debe realizarse continuamente, a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra. Se definen los proveedores evaluando los siguientes criterios:

• Precios y condiciones de pago
• Plazos de entrega
• Capacidad técnica y real de producción
• Calidad de los productos
• Controles de calidad que aplican
• Permanencia en el mercado
• Confiabilidad
• Posibilidad futura de evolucionar
• Formas de contratación
• Situación económica-financiera

3. Seguimiento y recepción de los pedidos

El área de compras debe realizar un seguimiento de los pedidos realizados a los proveedores, constatando el plazo de entrega y la cantidad y calidad de los insumos que recibe. Una vez arribada la mercadería, el área que lo recibe, que puede denominarse receptor, debe certificar que se cumplen las condiciones de entrega acordadas y generar un formulario que se denomina parte de recepción. Se debe asegurar la calidad de la mercadería recibida.

4. Almacenamiento y registro de las compras

Los materiales que se han recibido conformes en recepción se entregan al depósito o almacén junto con el informe de calidad y el parte de recepción. Se le informa al área de compras, que a su vez informa a las áreas administrativas correspondientes para que se proceda a liquidar el pago a los proveedores; y luego archiva la documentación correspondiente. El almacén acomoda los nuevos bienes y los registra actualizando el inventario de existencias para informar a las áreas solicitantes sobre su arribo.