Procés de Direcció i Organització Empresarial: Guia Completa

El Procés de Direcció i Organització

1. Procés de Direcció

Funcions de la direcció: tasques de govern (donar instruccions, determinar objectius, combinar factors humans i materials). Funcions del director: planificació, organització, gestió i control.

2. Planificació

Definició: La planificació és la primera funció. Consisteix a estudiar i fixar els objectius, marcar les estratègies, definir les polítiques d'actuació i establir uns criteris de decisió per aconseguir els objectius marcats.

Classificació dels Plans

Segons la Durada dels Plans:

• A llarg termini: Més de 5 anys. Ex: inversions en edificis.
• A mig termini: Entre 1 i 5 anys, referit a objectius dels departaments. Ex: augmentar les rendes d'un producte.
• A curt termini: Menys d'un any.

Segons la Naturalesa o Característica:

1. Metes i funció primordial de l'empresa: Funció primordial de l'empresa (ex: empresa tèxtil: comercialització i producció).
2. Objectius: Han de ser realistes, disposar de tots els recursos necessaris, controlar situacions imprevistes, aprofitar l'entorn. Hi ha dos tipus:
   • Generals: Involucren tota l'empresa. Ex: incrementar les vendes.
   • Subobjectius: Específics d'algun departament. Ex: reduir els costos del departament de producció.
3. Polítiques d'empresa: Guia que utilitza l'empresa per prendre decisions. Ex: potenciar plantilla estable.
4. Procediments: Passos a seguir per aconseguir "alguna cosa". Ex: procés per fer les comandes de les matèries primeres.
5. Regles: Què es pot fer i què no. Ex: puntualitat.

3. Organització

L'organització fa que els plans siguin reals. Té la finalitat de dissenyar una estructura on es defineixin les tasques que s'han de realitzar i qui les farà.

Funció d'Organització

L'organització fa que els plans siguin reals.

Etapes del Procés d'Organització:

• Nivells d'organització: decidir les persones que faran les coses.
• Atribuir les funcions de cada comandament: grau de responsabilitat i d'autoritat.
• Definir les relacions: coordinar els diferents nivells.
• Definir les vies de comunicació: com es comuniquen els diferents sectors de l'empresa.

La Comunicació a l'Empresa:

• Vertical ascendent: De treballador a direcció, queixes, necessitats i suggeriments.
• Vertical descendent: De la direcció als treballadors, informar de les ordres per sancions…
• Horitzontal: Entre persones del mateix nivell. Imprescindible perquè funcioni. Comunicació centralitzada (que quedi clar qui mana). Clara i concreta, l'ordre s'ha d'entendre.

Dinàmica de Grups i Treball en Equip

L'empresa és un conjunt de persones que s'han de coordinar on cada individu té la seva identitat però aporta diferents punts de vista.

3.4 La Motivació a la Feina

Per motivar els treballadors cal conèixer les necessitats dels treballadors i l'empresa ha d'oferir incentius. Tipus d'incentius: diners (necessitats de consum), expectatives de futur (millorar la posició), reconeixement del treball, afavorir la col·laboració en el treball (donar responsabilitats, demanar opinions).

Teoria de Maslow

Classifica les necessitats humanes en 5 nivells:

1. Fisiològiques (bàsiques: menjar, roba...).
2. Seguretat (contractes indefinits, treball estable).
3. Socials (ser acceptat socialment).
4. Autoestima (confiança en un mateix).
5. Autorealització (desig de ser més).

3.5 Tipus de Sistema Organitzatiu

1. Organització Formal

La manera d'organitzar-se d'una empresa pot ser diferent segons la dimensió i el tipus d'empresa.

Definició: És l'estructura definida i identificada on l'empresa situa a cada element en el lloc més adient. Només funciona si cada persona sap el lloc que té i les responsabilitats. Aquesta organització formal fa que les empreses es separin per departaments o àrees i es classifica segons uns criteris:

1. Per funcions (segons les capacitats de les persones).
2. Per productes: en empreses on es faci més d'un producte (farmàcia).
3. Per processos: Organitzar el treball segons les fases de producció.
4. Per zones geogràfiques: Agrupa els treballadors segons la zona geogràfica.

Sistemes de Comunicació Dins l'Empresa

Diferents tipus de comunicació:

• Model Lineal o Jeràrquic: Un mana i un obeeix, tothom té clara la seva posició.
• Model Funcional: Directe amb el cap general, pot faltar disciplina.
• Model Staff: Barreja dels 2 anteriors.

Organigrames

És un esquema per entendre l'estructura de l'empresa. Ha de ser senzill i fàcil d'entendre i s'ha de diferenciar els diferents nivells dins l'empresa.

Classificació:

• Forma (vertical: marca la jerarquia i horitzontal: es determina la funció).
• Finalitat (informatiu i d'anàlisi).
• Contingut (estructural, de personal: només persones i càrrec i funcional).

Organització Informal

És l'organització paral·lela a la formal, sorgeix espontàniament entre els diferents membres de l'empresa degut a uns factors (relacions entre els membres, aparició d'un líder espontani).

4. Funció de Gestió

Dur a terme tot el que s'havia planificat per a aconseguir els objectius. Gestionar és intentar que les persones que formen l'empresa facin les tasques necessàries per aconseguir els objectius.

Direcció: 3 Nivells

• Alta direcció: Alts càrrecs, planifiquen a llarg termini, màxims responsables.
• Nivell mitjà: Planificació general.
• Nivell de gestió: Responsabilitat directa sobre els plans, assignen directament als treballadors les tasques.

Funcions dels Directius

• Decidir les tasques que vol aconseguir.
• Trobar les persones idònies per cada tasca.
• Identificar o donar indicacions.
• Crear una bona situació laboral. Motivació.

Estils de Direcció

• Molt autoritari: Ordres (malestar a la feina), pot ser molt efectiu.
• Molt permissiu: Desordre i caos, més agradable.

Teoria Douglas McGregor

Estudia el comportament que han de tenir els directius en relació al tipus de treballador.

2 Postures:

• Teoria X: Treballadors: aversió al treball, no ambició, prefereixen ser manats.
• Teoria Y: Treballadors: els estimula treballar, ambició, iniciativa, volen adquirir responsabilitats.

Funció de Control

Verificar que tot surti com s'havia previst a la planificació. Té la finalitat de detectar les desviacions per corregir les empreses abans que produeixin conseqüències negatives.

Causes de les Desviacions

• No s'han fet les coses segons estava planificat.
• El pla no era correcte.

Tècniques de Control: Auditoria

Verifica la comptabilitat interna (dins la mateixa empresa) i l'externa (persona de fora l'empresa) i la rendibilitat de l'empresa.

Unitat 4: La Presa de Decisions

Concepte: La informació en acció sent la decisió al conjunt d'accions adoptades en un moment concret i que afecten el futur. Les decisions es basen en: l'experiència i la intuïció.

Etapes de la Presa de Decisions

• Tancar els objectius.
• Aconseguir la informació necessària.
• Establir hipòtesis (veure el que pot passar: fred, calor).
• Dissenyar alternatives i decidir la més convenient.
• Prendre la decisió.

Matriu de Decisió

Una taula que conté tots els elements que intervenen en un procés de decisió. És el punt de partida per trobar la solució.

Elements:

1. Estratègia: Les opcions que podem triar (successos investigats. Ex: fer abrics).
2. Estats de la naturalesa: El que pren la decisió no hi pot influir (pluja, fred, calor).
3. Desencadenants o probabilitats: Fer estimacions i prediccions dels resultats (la quantitat d'abrics que vendré o jaquetes).
4. Prediccions de la probabilitat (30% de pluja).