Intranet vs. Extranet: Diferencias, Ventajas en Costos y Trabajo en Grupo, Groupware, Workflow y BSCW
¿Qué diferencia existe entre la intranet y la extranet?
Intranet es un sistema para la gestión de la información, desarrollado principalmente sobre las potencialidades del World Wide Web, y de acceso limitado a la institución o empresa que lo creó o a quienes ella autorice.
Extranet es un sistema para la gestión de la información, desarrollado principalmente sobre las potencialidades del World Wide Web, y de acceso ilimitado, que la organización utiliza para lograr un contacto directo e interactivo con su entorno.
Cuando se utiliza la misma plataforma para cubrir las necesidades internas y externas, podríamos hablar de una extranet corporativa donde tenga cabida la intranet. Es, entonces, necesaria la identificación de usuario y disponer de medidas de seguridad adecuadas.
¿Una intranet disminuye o incrementa los costos?
Entendemos por intranet un conjunto de sitios web que están instalados en la red interna de una institución o empresa y que permiten mostrar datos o documentos a cualquiera de las computadoras conectadas allí.
Las empresas que sustentan su gestión en sistemas de computación, sin los consentimientos de la importancia y costo que implica capacitar a su personal para su uso, deben considerar las aplicaciones computacionales para la producción y control de sus productos y/o servicios. Esto adquiere vital relevancia en los procesos administrativos y de gestión, en los que usualmente el personal utiliza diversos programas con diferentes comandos para el logro de sus funciones.
El uso de una intranet permite economizar recursos de entrenamiento de personal, cuando es capaz de ofrecer una interfaz estandarizada que incorpore y homologue la mayor parte de las aplicaciones computacionales requeridas para la gestión de la empresa. Esto reduce el número de personas que necesitan tener dominio en el manejo de diversos programas y aplicaciones. Del mismo modo, reduce el costo de adquisición de licencias de las aplicaciones afectadas por la intranet.
Por otro lado, los costos de papelería en producción y distribución de instrucciones y documentos necesarios para la gestión solo son comparables a los recursos destinados por la misma empresa en papelería destinada a la promoción de sus productos o servicios.
La producción de papelería administrativa se reduce con el uso de la intranet, pues es fomental el uso de la red para consultar o comunicar instrucciones necesarias para el trabajo cotidiano. Como es una red privada, las comunicaciones que se distribuyen tienen claramente identificado al destinatario y al emisor. A pesar de esto, sigue siendo válido que este punto dependerá del cambio de mentalidad que se tenga respecto a utilizar el formato electrónico por sobre el tradicional papel.
Existe también un ahorro en la configuración de los equipos, porque el programa que se instala para acceder a la intranet suele ser uno, y las aplicaciones de apoyo (applets, rutinas en Java o ActiveX) se instalan una sola vez y se encargan automáticamente al computador. De igual modo, los problemas que puedan existir se reducen a pocas alternativas, las que son aprendidas y manejadas correctamente por la unidad de soporte que posee la empresa o la que contrata.
También mejora la gestión de recursos humanos, ya que existe una actualización rápida de los datos y, así, el administrador puede controlar si el trabajador de la empresa está aportando al logro de los acuerdos definidos.
Beneficios de la intranet
- Beneficia a la empresa, porque optimiza sus recursos humanos y materiales al ahorrar tiempo y dinero en capacitación, soporte o apoyo técnico y adquisición periódica de software y hardware. También permite reorientar los procesos que generan información y productos, para que trabajen considerando los intereses de cada parte de la empresa y no solo los propios.
- Beneficia al cliente con información oportuna y pertinente, fruto de la actualización constante de los datos con que la empresa trabaja y la convergencia de diversos datos mediante una sola interfaz, aunque provengan de distintas fuentes.
- Beneficia a las personas que trabajan en la empresa, porque les permite contar con la información oportuna y confiable que requieren para su trabajo y tienen certeza de la información que generan, lo que contribuye con otros dentro de la organización.
¿De qué manera la intranet favorece el trabajo en grupo?
En la organización existen grupos de trabajo formales e informales para llevar a cabo sus tareas. Los primeros son fáciles de identificar, ya que generalmente están ligados a la estructura organizacional de la empresa. Los segundos son más complejos, ya que los forman personas que se asocian para obtener un beneficio común con la información que pueda generar o recibir de otro miembro de dicho grupo. Generalmente no existe una relación formal, pues la estructura organizacional de la empresa se complicaría mucho tratando de formalizar dichas relaciones. Así, surgen sobre la base de acuerdos tomados por la iniciativa propia de quienes los conforman.
La intranet no solo permite fomentar y fortalecer la interrelación dentro de los grupos formales, sino que también los sistematiza y fortalece las interacciones informales, en cuanto ofrece la posibilidad de aunar esfuerzos para generar información útil a miembros de la empresa, aun cuando no pertenezcan al departamento o sección desde donde se generó dicha información.
Volviendo al ejemplo de la multitienda: el vendedor puede beneficiarse de la aglutinación de datos en la pantalla, con información que proviene de distintas bases pertenecientes a distintos departamentos de la empresa. Si la oferta de venta en cuotas no es atractiva para los clientes, él puede informar a alguien de finanzas quien puede ver otra forma de crear un crédito. Esta información difícilmente circula por canales formales, ya que se supone que la función del vendedor es precisamente vender un producto y no informar sobre el grado de aceptación de los precios; este dato lo provee el vendedor a un miembro de su grupo informal, quien puede hablar con su grupo formal respecto al tema.
Groupware y workflow: ¿es lo mismo? Argumenta tu respuesta definiendo ambos conceptos ampliamente. Ventajas e inconvenientes.
Hablamos de Groupware para referirnos a un conjunto de aplicaciones que permiten la fusión de tres conceptos básicos del trabajo en la empresa moderna: la comunicación, la colaboración y la coordinación, basadas en las nuevas tecnologías de la información.
Workflow (flujo de trabajo) es un concepto funcional que permite la optimización de procesos a través de las herramientas que provee el Groupware, y su objetivo principal es agilizar el proceso de aprobación o poner de acuerdo a los diferentes participantes con el fin de obtener un resultado específico.
Por lo tanto, no son lo mismo: el Groupware es el conjunto de herramientas tecnológicas, mientras que el workflow es el proceso de trabajo que se organiza y optimiza mediante dichas herramientas.
Ventajas
- Ahorros en costes de personal.
- Reducción de viajes y desplazamientos.
- Reducción de gastos en dietas.
- Reducción de tiempos muertos.
- Ahorro de costes de instalaciones.
- Reducción de espacio de oficinas y de archivos.
- Reducción de costes de papel y formularios.
- Mejora de la gestión.
- Acceso rápido a la información.
- Seguimiento del proyecto.
Inconvenientes
- Eliminación de la necesidad de la relación personal.
- Necesidad de un cambio cultural para trabajar bajo nuevas formas de equipo y no presenciales.
El BSCW es una herramienta para… Indica su objetivo y características principales
BSCW es un espacio de trabajo colaborativo en el que diferentes personas, ya sea un grupo geográficamente disperso o no, pueden almacenar documentos (en general, cualquier tipo de información) para colaborar en su desarrollo o simplemente como medio de transmisión de la información entre los miembros del grupo.