Importancia y Clasificación de los Documentos Comerciales en la Empresa

¿Qué son los documentos comerciales?

Son comprobantes escritos que reflejan las operaciones que realizan las empresas.

¿Para qué sirven los documentos comerciales?

Funcionan como comprobantes de las transacciones que hace la empresa.

Misión de los documentos comerciales

• Plasmar por escrito, a través de un documento, el accionar de la empresa en sus operaciones y su relación con los asientos contables o los registros de contabilidad que debe poseer la empresa o negocio.
• Cumplir con las reglamentaciones establecidas en el Código de Comercio.
• Servir como pruebas de las transacciones realizadas por el comerciante.
• Ser eficaces para la realización de los asientos contables y el control que debe existir en la empresa.

Clasificación de los documentos comerciales

Se clasifican en externos e internos.

¿Quiénes utilizan los documentos comerciales?

Personas naturales o jurídicas que se dedican a la venta de bienes o a la prestación de servicios.

Documentos comerciales más utilizados

Entre los más comunes se encuentran: la orden de compra, nota de venta o cotización, factura, tiquete o recibo de caja, nota de débito, nota de crédito, estado de cuenta y recibo.

Utilidad y definición de cada documento comercial

• Orden de compra: Es el documento donde los negocios formalizan un pedido para evitar malos entendidos.
• Cotización o nota de venta: Se emite cuando el vendedor recibe la nota de pedido de compra y da respuesta al comprador.
• Factura: El vendedor se la entrega al comprador detallando todas sus compras; sirve de base para los efectos contables.
• Recibo de caja o tiquete: Similar al punto anterior bajo las nuevas reglamentaciones fiscales; son utilizados en tiendas, supermercados y almacenes.
• Recibo: Funciona como constancia de pago e instrumento legal para cualquier reclamación.
• Nota de débito: Se utiliza para cargar a la cuenta del comprador una suma estipulada, con el fin de establecer una relación comercial entre el vendedor y el comprador.
• Nota de crédito: El vendedor le sustrae al cliente un determinado valor en mercancía; se utiliza cuando el vendedor necesita retirar mercancía del local del cliente.
• Estado de cuenta: Establece una relación comercial entre el vendedor y el comprador como proveedor de compra; sirve para el cotejo de las operaciones de las compras de los clientes.