Guia Completa de Documents Comercials: Comanda, Factura i Xec

La Comanda: Definició i Funcions

La comanda és l'ordre en què es detallen els articles que demana el client i les condicions en què es durà a terme la compra.

Rol del Comprador en la Comanda

• Descripció i requisits del producte.
• Avaluació del proveïdor.
• Preus, descomptes i despeses.
• Definició de qui assumeix el transport.

Rol del Venedor en la Comanda

• Confirmació de la capacitat de servei en el termini especificat.

L'Albarà: Justificant de Lliurament

El lliurament de les mercaderies va acompanyat de dues còpies de l'albarà: una còpia és per al client i l'altra retorna al proveïdor signada (o segellada) pel client, acreditant que s'ha rebut la mercaderia. És important deixar un espai en l'albarà per indicar les incidències i observacions que el client vulgui fer, com ara peces trencades.

Responsabilitats del Comprador amb l'Albarà

• Verificar que la mercaderia rebuda correspon a la sol·licitada en quantitat i qualitat.
• Confirmar que el preu i les condicions de pagament són els convinguts.

Responsabilitats del Venedor amb l'Albarà

• Acompanyar l'enviament amb dues còpies de l'albarà.
• Comprovar que el contingut de l'albarà es correspon amb el que s'especifica en la comanda i amb el que s'envia.

La Nota de Ports: Costos de Transport

Quan el transport el fa una tercera empresa, el comprador també rebrà una nota de ports, que reflecteix el servei de transport i el seu cost.

Ports a Càrrec del Comprador

• El comprador abonarà l'import i el transportista li lliurarà el rebut.

Ports a Càrrec del Venedor

• L'empresa compradora signarà la nota de ports per acreditar el servei i permetre que el transportista pugui cobrar-lo.

La Factura: Acreditació Legal de Compravenda

La factura és el document que acredita legalment la compravenda de mercaderies o la prestació de serveis. Expedir la factura és obligatori, però es pot substituir per un tiquet numerat, expedit per una màquina registradora, per a operacions de menys de 3.000 €. El venedor ha d'expedir un mínim de dues còpies de factura: una per al client i l'altra per arxivar-la.

La Factura Electrònica: Seguretat i Integritat

Les empreses poden expedir factures electròniques. Per garantir la seguretat en la comunicació, l'autenticitat de la factura i la seva integritat, el venedor ha de fer servir sistemes d'intercanvi electrònic com la signatura electrònica.

Rol del Comprador amb la Factura Electrònica

• Verificar que la factura es correspon amb exactitud amb l'albarà.
• Comprovar que el total de la factura s'ha calculat correctament.

Rol del Venedor amb la Factura Electrònica

• Comprovar que el client ha signat i està conforme amb l'enviament.
• Posar-se en contacte amb el client si aquest ha fet alguna observació en l'albarà.

El Xec: Ordre de Pagament Bancari

El xec és un document mitjançant el qual es dona l'ordre de pagament a una entitat bancària perquè aboni una quantitat de diners a la persona a qui va destinat (xec nominatiu) o a qui el presenti al cobrament (xec al portador).

Terminis de Cobrament del Xec

• Espanya: 15 dies
• Europa: 20 dies
• Fora d'Europa: 60 dies

Xec Sense Fons

Si en el moment de presentar el xec per al seu cobrament, en el compte del comprador no hi ha fons suficients, l'empresa compradora haurà de pagar un 10% de l'import del xec en concepte de sanció i una indemnització per danys i perjudicis.

Tipus de Xecs

• Xec al Portador:"Pagueu per aquest xec a EL PORTADO".
• Xec Nominatiu:"Pagueu per aquest xec a NOM I COGNOM".
• Xec Barrat: Xec nominatiu amb dues barres en diagonal amb indicació"Ban","I ci" o"I companyi". L'import del xec s'ingressa en un compte corrent del qual és titular el beneficiari del xec.
• Xec Conformat: El banc que l'emet certifica que les dades del xec són correctes i que la quantitat consignada en el xec queda bloquejada en el compte corrent fins que es presenti el xec per ser cobrat.

Mesures de Seguretat del Xec

• Utilitzar xec nominatiu i barrat.
• Posar # abans i després de la xifra.
• Posar una línia després de l'import en lletres.

La Lletra de Canvi: Instrument de Pagament

La lletra de canvi és un document mitjançant el qual el LLIURADOR (qui té dret a cobrar) obliga al LLIURAT (qui ha de pagar) a pagar en el VENCIMENT una quantitat de diners a qui s'especifiqui en la lletra (el TENIDOR, normalment un banc).