Guia Completa de l'Aprovisionament i la Gestió d'Existències

L'Aprovisionament

La funció d'aprovisionament consisteix a comprar els materials necessaris per a l'activitat de l'empresa (producció i/o venda), emmagatzemar-los mentre s'inicia cada procés de producció o de comercialització i gestionar-ne els diferents inventaris. Aquesta funció proveeix al Departament de Producció els materials necessaris (matèries primeres, recanvis, envasos, etc.) per a la fabricació i, al Departament de Vendes, els productes que han de comercialitzar.

• La persona encarregada de l'aprovisionament ha de realitzar les compres de productes que necessiten el departament de producció o el departament comercial.
• La funció d'aprovisionament implica disposar de magatzems per guardar-hi els productes comprats mentre el departament de producció no els necessiti.
• Cal desenvolupar un sistema de gestió d'inventaris, que té com a objectiu determinar la quantitat d'existències que s'ha de mantenir i el ritme de comandes.

Les Existències: Concepte i Tipologia

• Matèries primeres: Són aquelles que, mitjançant la transformació o l'elaboració, es converteixen en productes acabats.
• Productes semiacabats: Són productes fabricats per l'empresa i no destinats normalment a la venda fins que no són objecte d'elaboració posterior.
• Productes en curs: Són aquelles que es troben en procés de formació o de transformació al tancament de l'exercici econòmic.
• Productes acabats: Són els productes fabricats per l'empresa i destinats al consum final o a la utilització que en facin altres empreses.
• Mercaderies o existències comercials: Són els materials comprats per l'empresa i destinats a la posterior venda o comercialització, sense transformació.
• Altres aprovisionaments: Són els elements incorporables.
• Subproductes, residus i materials recuperables: Són aquells que resulten del procés de fabricació i poden tenir valor.

Funcions de les Existències i Necessitat dels Inventaris

• Donen seguretat davant la incertesa en les vendes i l'aprovisionament.
• Diferencien la producció i la distribució en els casos de demanda molt estacional.
• Aprofiten economies d'escala amb la compra de materials en grans quantitats.
• Donen protecció contra la inflació i la variabilitat dels preus.

Classificació dels Costos de les Existències

• Costos de comanda: Són aquells costos generats per realitzar comandes o reaprovisionament: costos administratius fruit de gestionar i de realitzar les comandes als proveïdors.
• Costos de manteniment d'inventaris: Són els costos que té l'empresa per mantenir un volum d'existències concret en els seus magatzems.
  • Administratius: Costos del personal administratiu i del sistema de gestió i d'administració.
  • Operatius: Costos del personal dels magatzems.
  • D'espai físic: Costos de lloguers de locals.
  • Econòmic: Costos d'obsolescència i depreciació de les existències.
  • Financers: Costos dels interessos pagats pel finançament dels capitals invertits per mantenir les existències.
• Costos de ruptura d'estocs: Són aquells costos que té l'empresa quan es queda sense existències, és a dir, quan no pot fer front a una comanda d'un client per manca de producte, o quan no pot produir per manca de matèries o d'altres existències necessàries per a la producció.

La Determinació del Nivell d'Existències

Una de les qüestions fonamentals de la gestió d'aprovisionament és saber la quantitat d'existències que s'ha de mantenir als magatzems.

• Objectiu d'eficàcia: Disposar d'estocs suficients per garantir amb flexibilitat el funcionament productiu i comercial de l'empresa.
• Objectiu d'eficiència: Mantenir les existències justes, que no suposin un excés de recursos destinats als magatzems.

L'Administració dels Inventaris

• Estoc màxim: La quantitat d'existències més gran d'un material que es pot mantenir al magatzem.
• Estoc mínim o de seguretat: La quantitat d'existències més petita d'un material que es pot mantenir al magatzem.
• Punt de comanda: Nivell d'existències en el qual s'ha de realitzar la comanda per reaprovisionar el magatzem.

El Model de Comanda Òptima (Model de Wilson)

• L'empresa s'aprovisiona per lots de producte (comprats als proveïdors o fabricats pel departament de producció) de quantitat constant, que cal determinar.
• La demanda del producte (quantitat total que es compra al proveïdor o que es fabrica a producció) és constant i coneguda al llarg del període de gestió.
• El preu del producte i el termini d'aprovisionament són constants i coneguts.

• Cost d'adquisició (CA): És el cost de comprar el producte al proveïdor, en què p és el preu de compra i D, la demanda esperada del producte.

  CA = p · D

  Quan una empresa no compra un producte, sinó que el fabrica:

  CA = cf · D

• Cost de comanda (CC): És el cost unitari de les despeses en fer comandes.

  CC = s · N i si N = D/Q, aleshores CC = s · D/Q

• Cost d'emmagatzematge: Són els costos totals del manteniment d'inventaris al magatzem.

  CE = g · (Q/2 + Es)

• Punt de comanda: És el nivell de les existències que obliga a realitzar una comanda d'aprovisionament.

L'Aprovisionament: Fluxos i Relacions

Producció

Compres → Producció → Vendes

Existències (entre Compres i Producció)

Existències (entre Producció i Vendes)

Comercial

Compres → Vendes

Existències (entre Compres i Vendes)