Gestión de las Relaciones Departamentales en la Animación Turística Hotelera

Relaciones Intradepartamentales e Interdepartamentales en Animación Turística

1. El Departamento de Animación Turística

Está formado por personal **multicompetencial** que depende de otros animadores y de otros departamentos para realizar su trabajo.

2. Relaciones Intradepartamentales

Estas relaciones dependen de varios factores clave: las **dimensiones del hotel**, el público objetivo, la estructura de recursos humanos y las relaciones interpersonales.

Funciones del Jefe de Animación

• El **jefe de animación** distribuye las tareas, lleva la gestión administrativa, autoriza las compras y realiza las funciones propias del animador.
• Respecto al material: todo el equipo utiliza el material y los locales disponibles.

Modelos de Operación Intradepartamental

Establecimientos Asociados con Directrices Generales

En estos establecimientos, las relaciones se caracterizan por:

• El jefe máximo (director corporativo de animación) normalmente no es conocido ni por los superiores del departamento local.
• Este director es el responsable de establecer las **directrices de animación** para múltiples establecimientos que no necesariamente comparten el mismo cliente o la misma zona geográfica.
• Es el encargado de reportar la actividad general y los beneficios.

Empresas Externas (Outsourcing)

En el caso de las empresas externas, la dirección se encarga de la gestión de los contratos con los hoteles, cadenas o cruceros. La relación con los supervisores de zona es muy cercana y el reporte se realiza en persona, con una frecuencia mínima de una vez al mes.

Dentro de los hoteles, el jefe de animación debe dedicarse a **implementar las directrices** indicadas desde la central. La creatividad y la innovación pasan a un segundo plano, y el jefe de animación del hotel se encarga de la gestión de personal más cercana (supervisión de horarios, asistencia, etc.).

Establecimientos Independientes

Cuando el personal es contratado directamente por el establecimiento, la **estrategia de animación** la marca la dirección del hotel, decidiendo sobre la renovación anual del personal o la duración de los contratos.

3. Relaciones Interdepartamentales

La coordinación con otros departamentos es crucial para el éxito de las actividades de animación:

Dirección

El jefe de departamento es la persona encargada de comunicarse con la Dirección, sin necesidad de reunirse diariamente, sino solo cuando es necesario, proporcionando información **veraz, rápida y continua**. El jefe de animación debe **rendir cuentas** sobre los beneficios derivados de su departamento, informar sobre las actividades y proponer cambios si lo considera oportuno.

Recepción

El contacto con Recepción es el primero que los clientes tienen con el establecimiento. Los clientes solicitan información y orientación, por lo que este departamento debe estar **disponible 24 horas**. Recepción dispone de la información de los clientes que van llegando, vital para la segmentación de actividades.

Restauración

Incluye los restaurantes y cafeterías que componen el complejo hotelero (excluyendo Cocina y Bares).

Cocina

La coordinación con Cocina es importante para la realización de actividades que requieran productos específicos, como las **jornadas gastronómicas**.

Bar y Discoteca

Este departamento está muy relacionado con Restauración y Cocina. Si se necesitan botellas para premios en las actividades, es imprescindible recoger la **firma de justificación** para que los inventarios cuadren, junto a un documento que justifique la invitación a bebidas o copas.

Pisos (Ama de Llaves)

Se encarga de la limpieza de las habitaciones y, en la mayoría de los hoteles, de las **zonas comunes** utilizadas para las actividades.

Mantenimiento o Servicios Técnicos

Este departamento es muy importante para el animador, ya que sin su apoyo técnico (sonido, iluminación, reparaciones) el trabajo se vería gravemente afectado.

4. La Tecnología en las Relaciones Departamentales

Muchos hoteles utilizan **aplicaciones informáticas** que interrelacionan todos los departamentos, facilitando la comunicación y la asignación de tareas.

Por ejemplo, numerosos bares disponen de pantallas táctiles que ayudan al departamento a registrar lo que se ha solicitado y a incluirlo directamente en el inventario.

Ventajas de la Digitalización

• Existen aplicaciones móviles que facilitan el intercambio de información entre equipos.
• La cartelería y los programas de actividades pueden crearse digitalmente desde el despacho y enviarse a la impresora, optimizando el tiempo.
• Se utilizan **bases de datos** para el control de los huéspedes, la gestión del material y para evaluar la popularidad de las actividades (más y menos populares).