Gestión Documental y Sistemas de Archivo: Clasificación, Informes y Confidencialidad

El Archivo

El archivo es el lugar donde se encuentran ordenados y clasificados los documentos, tanto públicos como privados, de interés para la empresa, con el objetivo de asegurar su custodia y una rápida localización.

Razones para la necesidad de conservar la documentación

• El propio interés de la organización.
• Exigencias legales.

Archivo de Documentación

Mediante la elaboración de la documentación, los datos se transforman en información que la empresa utiliza en el desarrollo de su actividad mercantil.

Fases de elaboración de la documentación

1. Registro/Anotación.
2. Clasificación/Ordenación.
3. Codificación/Denominación.
4. Tratamiento/Manipulación.
5. Cálculo/Estadística.
6. Archivo/Custodia.

Proceso administrativo de captación, elaboración y archivo

Datos, fichas de clientes y fichas de artículos, albarán, factura, fichero, fichero de cliente.

Clases y Sistemas de Archivo

Clasificación por su Titularidad

Los archivos se dividen en públicos y privados:

Archivos Públicos

Pertenecen a la Administración General del Estado, autonómica, local, u otros órganos de la administración legislativa.

Archivos Privados

Pertenecen a empresas, instituciones religiosas, partidos políticos y organizaciones sindicales, de familia y personales.

Clasificación Según la Antigüedad o Utilidad

• Activos: Documentos de oficina y centrales (documentos vivos).
• Semiactivos: Archivos intermedios (de baja actividad).
• Inactivos: Archivos históricos (sin vigencia administrativa).

Sistema de Archivo

Es el conjunto de medios materiales con que cuentan las organizaciones o empresas para llevar a cabo las tareas de guarda o custodia, y localización y recuperación de la documentación, tanto recibida como emitida.

Principales Sistemas Utilizados en Tareas Archivísticas

(Tema 6)

• Convencionales.
• Microfilme.
• Informáticos.

Componentes Materiales del Sistema de Archivo

Carpetas

• Carpetas clasificadoras.
• Carpetas simples.
• Carpetas colgantes.

Carpetas Archivadoras

• Tipo A-Z.
• Con anillas.

Mobiliario

• Estanterías y estanterías modulares.
• Armarios con carpetas suspendidas.
• Armario multicajón.
• Armario sobre raíles.
• Armarios de seguridad (ignífugos).

Clasificación por el Grado de Autonomía

(Tema 6)

• Centralizado.
• Descentralizado.

Confección y Presentación de Informes

Definición de Informe

El informe es el conjunto de información recabada por la empresa referente a un hecho o situación, expuesta de forma ordenada, objetiva e imparcial. Esta información puede hallarse en el exterior del sistema de la empresa (fuentes externas) o dentro de la misma acudiendo al archivo (fuentes internas).

Componentes del Informe

• Portada.
• Introducción.
• Contenido.
• Conclusión (Final).
• Anexo.
• Extracto.
• Índice.

Confidencialidad de la Información y de la Documentación

Control de Acceso

El control de acceso a la información aumenta a medida que esta va siendo más confidencial y disminuirá a medida que su contenido sea menos relevante.

Niveles de las Medidas de Seguridad

• Alto.
• Medio.
• Bajo.

Definiciones Clave

Confidencialidad

Se aplica a la información que se confía a otra persona de modo reservado y que esta guarda y no puede divulgar. (Documento de seguridad: Ministerio de Justicia)

Fichero

Es el mueble que contiene las fichas. Se clasifican como simples y rotativos.

Fichas

Soporte físico homogéneo que contiene los datos.