Gestión documental en museos: registro, inventario y catalogación

Resumen

El texto explica los procesos básicos de documentación de un museo: el registro de entrada y salida de objetos, el inventario de las colecciones y la elaboración de catálogos. También describe las cuatro áreas documentales en que se clasifican los fondos museográficos, documentales, bibliográficos y administrativos, y recoge las siglas utilizadas para identificarlos.

Puntos clave

El registro asigna un número único a cada objeto que entra o sale del museo y se anota en el libro de registro.
El inventario es una lista total o parcial de las colecciones y requiere número de registro, datos del libro de registro y archivos documentales de cada pieza.
El catálogo ordena los datos de las piezas según categorías previas, pudiendo haber varios (géneros, épocas, temas, autores), y el catálogo de ubicación es obligatorio.
Los fondos museográficos son bienes objetivos, generalmente tridimensionales, pertenecientes al Patrimonio Histórico Español.
Los fondos documentales son ejemplares únicos en soportes diversos, mientras que los fondos bibliográficos son ejemplares de una edición sistemática.
Los fondos administrativos tienen valor legal a largo plazo y requieren el mismo control que el resto de fondos.
Las siglas CE, R, DE, FB, DO y FD identifican, respectivamente, colección estable, registro, depósito estatal, fondos bibliográficos, otros depósitos y fondos documentales.

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Gestión y Control de Colecciones Museísticas

1. Procesos Fundamentales de Documentación

Registro: Control de entrada y salida de objetos de un museo. Implica la asignación de un número único. Se realiza el proceso y posteriormente se plasma en el libro de registro. Aunque las salidas de obras son poco frecuentes, pueden ocurrir por degradación, venta o restauración.
Inventario: Lista más o menos completa de la totalidad o parte de las colecciones. La mayoría de los museos no tienen la totalidad de sus obras inventariadas. El inventario es parte de la documentación general del museo y requiere: número de registro, datos del libro de registro y archivos documentales referentes a cada pieza.
Catálogo: Ordenación de la totalidad o de una parte de los datos referidos a las piezas, estableciendo categorías previas. Se pueden realizar tantos catálogos como se desee (géneros, épocas, temas, autores, etc.). Es obligatorio que exista siempre el catálogo de ubicación.

2. Áreas Documentales del Museo

Los fondos de un museo se clasifican en cuatro áreas principales:

Fondos museográficos: Series objetivas de materiales diversos y generalmente tridimensionales. Son bienes pertenecientes al Patrimonio Histórico Español, cuya conservación, catalogación, restauración y exhibición ordenada constituye la función básica del museo.
Fondos documentales: Series documentales en soportes diversos (escritura, imagen y sonido) cuya característica común es ser ejemplares únicos, no meras copias de una edición. En ocasiones constituyen un tipo especial de fondos museográficos y son un pilar fundamental para la investigación.
Fondos bibliográficos: Series documentales en soportes diversos cuya característica básica es ser ejemplares de una edición sistemática, no bienes únicos. Son un elemento básico para la investigación, exhibición y difusión de los fondos museográficos.
Fondos administrativos: Documentación estrictamente administrativa que produce el museo derivada de la gestión de las colecciones o de la actividad general del centro. Poseen un valor legal a largo plazo y requieren el mismo control y ordenación que el resto de los fondos.

3. Siglas y Clasificación

Para la correcta identificación de los fondos, se utilizan las siguientes siglas:

CE: Colección estable
R: Registro
DE: Depósito estatal
FB: Fondos bibliográficos
DO: Otros depósitos
FD: Fondos documentales

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre registro, inventario y catálogo en un museo?

El registro controla la entrada y salida de objetos asignando un número único. El inventario es una lista completa o parcial de las colecciones, y el catálogo ordena los datos de las piezas según categorías previas.

¿Cuál es la diferencia entre fondos documentales y fondos bibliográficos?

Los fondos documentales son ejemplares únicos, no copias de una edición. Los fondos bibliográficos son ejemplares de una edición sistemática y no bienes únicos.

¿Qué es obligatorio que tenga todo museo según el texto?

Es obligatorio que exista siempre el catálogo de ubicación, que ordena los datos de las piezas según su localización.