Gestión de Circuitos Administrativos: Ventas, Compras y Contabilidad

1. Circuitos y procedimientos administrativos

Son hechos de gestión que es necesario documentar o registrar.

Circuitos administrativos principales

• Circuito de venta: registra la información que va desde la venta hasta el cobro de la misma.
• Circuito de compra: registra la información que va desde el pedido de compra hasta el pago al proveedor.
• La contabilidad: registra los hechos económicos de la empresa según unas reglas establecidas.

2. Circuito de venta

El proceso se divide en las siguientes etapas:

1. Realización del pedido y control del riesgo del cliente.
2. Expedición y entrega de la mercancía (Albarán).
3. Elaboración y envío de la factura.
4. Cobro de la factura.

2.1. El pedido y el control de riesgo

• Paso 1: Realización de la venta al cliente (administración de ventas).
• Paso 2: Control del riesgo del cliente dentro de los límites establecidos.
• Paso 3: Envío de la orden de expedición, verificación de existencia de stock o, si es contra pedido, aviso al departamento de producción.

Datos del pedido

Incluye: datos del cliente, fecha de formalización y número, dirección de envío, descripción de mercancías, plazo de entrega, pago de portes, condiciones de pago y otras condiciones particulares.

Control de riesgos del cliente

• Riesgo máximo: solvencia, cantidad de compra habitual, relaciones históricas y disposición de la empresa a asumir riesgo.
• Riesgo existente: deudas dentro o fuera del plazo de vencimiento.

2.2. La expedición de la mercancía

• Comprobación de existencia de mercancía en almacén.
• Envío de la orden de expedición al almacén.
• Preparación del pedido y del albarán de entrega.
• Transporte de la mercancía.
• Recepción de la mercancía y firma del albarán como recibo.

El albarán

Debe contener: datos de la empresa, datos del albarán y fecha, datos del comprador, número y referencia del pedido, lugar de entrega, tipo de portes, descripción de la mercancía entregada, fecha de entrega y firma del comprador o receptor.

2.3. La facturación

Documenta el importe total de la compraventa o del servicio. Incluye: número de factura, referencia del albarán o pedido, descuentos, importe aplicando descuentos, gastos de comisiones, seguros, portes, tipos de tributación, importe neto, forma de pago y fecha.

Plazos de pago

Los plazos habituales son 30, 60, 90 o 120 días, mediante efectivo, cheque bancario, transferencia bancaria, domiciliación o letra de cambio.