Gestió i Tractament de la Informació a l'Empresa

1. Tractament de la informació

L’activitat empresarial recull dades constantment: dels proveïdors, dels clients, etc. Són autèntiques fonts d’informació. Tota aquesta informació no té valor autèntic si no està degudament actualitzada o classificada. Una vegada obtinguda, l’empresa ha de classificar, triar i processar aquestes dades per fer-ne un ús eficient i prendre decisions racionals.

Pel tractament de la informació, entenem un conjunt d’operacions successives que es duen a terme amb la informació obtinguda i que consta de les fases següents:

• Cerca o recollida d’informació i emmagatzematge.
• Classificació de la informació obtinguda.
• Tria de la informació que fa falta en cada moment.
• Elaboració de documents a partir d’aquesta informació i presentació o distribució d’aquests documents als interessats.

1.1 Cerca d’informació

L’empresa pot optar per obtenir-ne directament o per recopilar dades proporcionades per tercers; podem parlar de fonts d’informació internes i externes. Diem que la font és primària si s’obté de primera mà, on es té un contacte directe; en canvi, si la font s’ha obtingut de manera indirecta, per persones o documents, parlem de secundàries.

Podem agrupar les fonts tal com indiquem en la llista següent:

Fonts Internes:

• Bases de dades internes (de proveïdors, de clients...).
• Estats financers.
• Registres (de vendes, de costos, etc.).
• Tota la documentació generada en l’empresa.

Fonts Externes:

• Llocs i pàgines web, portals d'Internet.
• Publicacions oficials.
• Revistes.
• Estadístiques.
• Dades procedents de proveïdors, de clients, etc.

Fonts Primàries:

• Enquestes.
• Entrevistes.
• Personal de l'empresa.
• Registres de vendes.

Fonts Secundàries:

• Bases de dades de l'empresa.
• Bases de dades externes.
• Cambres de comerç.
• Instituts d’estadístiques.
• Llibres, revistes i publicacions.

Cerca d’informació per Internet

Avui dia la cerca d’informació es fa sobretot a través de cercadors a Internet. Un cercador o motor de cerca és una pàgina web que permet buscar-ne d’altres que compleixen, com a mínim, una condició de cerca establerta per l’usuari. Aquesta condició de cerca és la paraula o conjunt de paraules que han de contenir les pàgines que busquem.

Aquests obstacles es poden salvar aplicant alguna de les opcions següents:

• Triar paraules clau més concretes del tema sobre el qual volem fer la cerca.
• Utilitzar com a condició de cerca un seguit de paraules entre cometes dobles.
• Fer servir les opcions de cerca avançada que ens ofereix el cercador.
• Excloure paraules semblants.
• Utilitzar operadors lògics, de proximitat o d’existència.

1.2 Classificació de la informació

Aquesta necessitat de classificació de la informació conforma l’origen dels sistemes d’informació, que serveixen per classificar la informació, tractar-la i donar-hi un ús. Perquè un sistema sigui eficaç, les característiques més adequades són les següents:

• Precisió: és sempre desitjable, té costos en termes de temps i diners, cal buscar-la fins al punt que deixa de ser rendible econòmicament.
• Oportunitat: una informació és la que s’obté en el moment adequat. La informació que s’obté massa abans o massa tard perd valor.
• Capacitat: ha de ser capaç de proporcionar les dades que es demanen i ha de mirar que no hi hagi retards.
• Concisió: cal brevetat en la informació presentada. S’ha de sintetitzar la informació sense que se’n perdi la utilitat en la presa de decisions.
• Rellevància: s’han d’establir nivells i prioritat a l’hora d’agafar dades, de processar-les i de fer-les sortir del sistema.
• Disponibilitat: s’ha de poder accedir a la informació sempre que calgui.
• Seguretat: ús de nivells de seguretat per als usuaris perquè no puguin accedir a les dades, fins a assegurar la confidencialitat de les dades personals.

Aquesta classificació distingeix quatre tipus de sistemes d’informació:

• Sistema de processament de transaccions: informació per a la feina de cada dia de l’empresa (ex. la resta de personal).
• Sistema d’informació de gestió o gerencial: recursos d’informació per a les operacions diàries de control (ex. caps operatius).
• Sistema de suport de decisions: informació per a decisions tàctiques (ex. comandaments intermedis).
• Sistema d’informació executiva: informació per a decisions estratègiques (ex. alts executius).

Una altra possibilitat de classificació de sistema d’informació és la que distingeix entre sistemes de classificació exactes i de classificació ambigus.

Dins els sistemes de classificació exactes hi trobem:

• Classificació alfabètica: segueix l’ordre de l’alfabet per a algun atribut de la informació.
• Classificació geogràfica: es basa en el lloc d’on ve la informació.
• Classificació cronològica: organitza la informació per dates.

Dins els sistemes de classificació ambigus hi trobem:

• Classificació temàtica: consisteix a agrupar per categories els continguts semblants.
• Classificació per grups d’usuaris: quan la informació es presenta separadament als interessats.