Fundamentos y Estructura de la Comunicación Comercial y Documentos Administrativos

Conceptos Fundamentales de la Comunicación Escrita

Lenguaje y Herramientas Lingüísticas

Lenguaje Comercial

Lenguaje práctico que sirve para informar, solicitar, entre otros fines.

Herramientas de Brevedad

• Abreviatura: Letra o conjunto de letras fijas que representa una palabra o una expresión de modo más breve.
• Siglas: Combinación de letras formadas por las iniciales de las palabras que representan.
• Acrónimo: Combinación de letras formadas por la inicial o alguna letra más del vocablo que representan.

Tipos de Comunicación Escrita

Cartas Comerciales

Se utilizan para intercambiar información entre empresas y particulares. Incluyen cartas de:

• Oferta
• Información (solicitud y respuesta)
• Pedido
• Reclamación
• Circular (externas e internas)

También se incluyen los comunicados de régimen interior.

Documentos Administrativos

Surgen por la necesidad de las empresas de comunicarse con los distintos organismos de la Administración Pública.

• Oficio
• Instancia
• Certificado

Estructura de la Carta Comercial

La carta comercial se divide en tres secciones principales:

1. Encabezamiento

• Membrete
• Fecha
• Dirección interior
• Referencias

2. Comunicación

• Línea de saludo
• Cuerpo de la carta
• Despedida

3. Cierre

• Antifirma
• Firma
• Aclaración de la firma
• Anexo
• Posdata

Presentación de la Carta Comercial

Existen diferentes estilos de presentación:

• Estilo de bloque o moderno: Toda la información va alineada en el borde izquierdo.
• Estilo de bloque moderno modificado.
• Estilo semibloque profesional.

Documentos Administrativos Detallados

La Instancia

Tiene como finalidad pedir o solicitar algo, generalmente, de un organismo público.

Estructura de la Instancia

1. Introducción
2. Comunicación:
   • Exposición
   • Transición
   • Petición
3. Cierre:
   • Línea de despedida
   • Lugar y fecha
   • Firma y pie

Presentación

Se realiza en formato DIN A4. Los márgenes superior e izquierdo deben ser de al menos 7 cm.

El Oficio

Documento que se emplea en un organismo de la Administración Pública para transmitir una comunicación con carácter oficial a otro organismo de la administración, a una empresa o a un particular.

Estructura del Oficio

1. Introducción:
   • Membrete
   • Referencias
2. Comunicación
3. Cierre:
   • Línea de cierre
   • Localidad y fecha
   • Antifirma
   • Firma y aclaración de la firma
   • Sello y pie

Presentación

• Hoja blanca de tamaño cuartilla o DIN A4, siempre en vertical.
• El membrete se coloca en la parte superior izquierda.
• El margen izquierdo debe ocupar 1/3 de la mitad de la anchura de la hoja.
• No se incluye línea de saludo.

El Certificado

Documento en el que una autoridad o una empresa da fe de un hecho, declarando que algo es cierto.

Estructura del Certificado

1. Introducción:
   • Membrete
   • Encabezamiento
2. Comunicación: Empieza con CERTIFICA y a continuación Que.
3. Cierre:
   • Línea de cierre
   • Localidad y fecha
   • Firma

Presentación y Márgenes

Se utiliza tamaño cuartilla o DIN A4 (si es para cuartilla, horizontal).

• Márgenes en la Introducción: 3 cm izquierdo y 2 cm derecho.
• Márgenes en Comunicación y Cierre: 5 cm izquierdo (si va en DIN A4, 7 cm).

Actas

Documento que se emplea para reflejar por escrito lo sucedido en una reunión.

Estructura del Acta

1. Encabezamiento:
   • Título
   • Lugar, fecha y hora
   • Nombre y cargo de los participantes
2. Comunicación
3. Cierre:
   • Visto bueno y firma del presidente
   • Firma del secretario