Estrategias Efectivas para la Conducción de Reuniones de Trabajo

La conducción de reuniones

La conducción de reuniones es uno de los instrumentos más utilizados en el trabajo con grupos. Una reunión es un instrumento de comunicación en la cual los miembros del grupo tienen la oportunidad de expresar sus ideas, opiniones y realizar aportaciones.

Pasos para conducir con éxito una reunión

• La preparación: Conviene planificar las reuniones, definir los objetivos, concretar los temas y determinar las personas que deberán asistir. En la convocatoria de una reunión se ha de incluir el orden del día o relación de temas a tratar, el lugar y la hora de la reunión.
• El desarrollo: La persona que modere la reunión recordará el objetivo de la misma, estimulará la participación de los asistentes mediante preguntas e intentará evitar que alguien acapare toda la atención.
• La conclusión: Conviene hacer una síntesis de los temas tratados, extraer conclusiones y detallar los acuerdos a los que se ha llegado, si los hubiera.

Tipos de reuniones

• Informativas: Su objetivo es transmitir información; no es necesario tomar decisiones. El animador deberá asegurarse de que el grupo entiende la información. Los documentos de apoyo serán de utilidad.
• Formativas: El objetivo es la formación de las personas, quienes tendrán oportunidad de poner en común conocimientos y experiencias. El animador debe tomar nota de las aportaciones para analizarlas.
• De toma de decisiones: El objetivo es tomar una decisión al respecto de un tema. Es conveniente que las personas sepan cuál es el contenido de la reunión. El moderador debe considerar los diferentes puntos de vista y promover la presentación de alternativas.
• Creativas: Pretenden que surja el máximo de ideas para dar respuesta a una situación. Se trata de producir el mayor número de ideas posible.

El animador y la conducción de grupos

El animador debe tener claro qué rol ocupa en el grupo, cuáles son los objetivos y el nivel de madurez del mismo.

Funciones del animador

• De producción: Relacionada con el contenido de las reuniones, fijar el plan de trabajo, objetivos, número de sesiones y la metodología. Moderará las intervenciones y resumirá las aportaciones y decisiones.
• De facilitación: Relacionada con el contenido y la participación. Consiste en expresar las ideas y estimular la participación activa.
• De regulación: Relacionada con el grupo como unidad funcional. Se refiere a la resolución de conflictos que surgen en los grupos. El animador interpreta los sentimientos y emociones del equipo.