Ejecución de la Auditoría Laboral: Fases y Procedimientos Clave

Ejecución de la auditoría laboral

Esta fase operativa constituye el trabajo de campo y se divide en tres bloques esenciales:

Solicitud y recepción de la documentación

La calidad de la auditoría depende de disponer de la mayor cantidad de información real, combinando documentos y entrevistas. Los documentos son la herramienta básica y deben solicitarse de forma prioritaria. El informe final solo reflejará lo comprobado materialmente. Si la empresa oculta o no facilita un documento, constará obligatoriamente en el informe.

La documentación mínima exigible (por áreas de riesgo):

• Datos generales: Escrituras, organigrama y apertura de centros.
• Normativa: Convenios colectivos y pactos (escritos o no).
• Contratación: Listado de personal, contratos comunes, alta dirección, temporales/ETTs, TRADE, extranjeros, discapacidad y altas/bajas.
• Salarios: Nóminas, registro retributivo, pagos fuera de nómina y costes.
• Jornada: Calendario oficial, horas extras/complementarias y registro diario de jornada.
• Extinción y litigios: Suspensiones, bajas, finiquitos y demandas vivas.
• Representación: Nombres de representantes y actas de elecciones sindicales.
• Seguridad Social: Boletines de cotización, mutua, estar al corriente de pago y actas de Inspección.
• PRL: Plan de prevención, evaluación de riesgos, formación y entrega de EPIs.

Revisión de la documentación

Es un análisis intelectual y de fondo cuyo objetivo es evaluar el control interno y comprobar el cumplimiento de la ley. Se instrumenta a través de entrevistas y manuales, registrándose en cuestionarios, resúmenes o flujogramas. Exige, además, realizar el rastreo del ciclo completo de una transacción (como el itinerario desde el fichaje hasta la confección de nóminas) para verificar la veracidad de la información.

Cotejo de los documentos

Es una validación puramente física y formal que certifica la fidelidad material de las pruebas. Consiste en una inspección visual directa donde el auditor jefe contrasta cada fotocopia con su documento original, estampando su firma y sello en ella para garantizar su validez legal antes de incorporarla a los "papeles de trabajo".

Diferencias entre la revisión y el cotejo de documentos

En el marco de la ejecución de una auditoría sociolaboral, es fundamental diferenciar metodológicamente entre la revisión y el cotejo de documentos, ya que ambas actuaciones operan en niveles analíticos totalmente distintos. Mientras que la revisión se configura como un examen puramente intelectual y de fondo orientado a verificar la legalidad, el cotejo constituye un acto formal de comprobación física y de fidelidad material.

En la práctica, la revisión exige que el auditor analice datos, cruce información y cumplimente herramientas de control como cuestionarios o flujogramas. Un ejemplo claro de esto sería examinar a fondo si la confección de nóminas se ajusta estrictamente a las tablas salariales del convenio colectivo aplicable. Por el contrario, el cotejo se limita a una inspección visual directa; el auditor no analiza la legislación, sino que compara materialmente firmas, sellos y fechas entre la fotocopia aportada por la empresa y el documento original para verificar que son idénticos.

Finalmente, el resultado técnico que arroja cada una es diferente. La revisión permite evaluar la situación socio-laboral de la entidad para detectar errores legislativos, contingencias económicas o fallos en el control interno. Sin embargo, el resultado del cotejo es estrictamente procedimental: una vez que se certifica la correspondencia de la fotocopia con el original, el auditor la firma y la sella, permitiendo incorporar dicha documentación con plena validez legal a los "papeles de trabajo".