Documentos de Archivo: Organización, Características y Tipos

Archivística y Documentación

La archivística se encuadra dentro de las Ciencias de la Documentación: trata de organizar, conservar y difundir documentos de archivo. Sin embargo, esto también lo hacen otras ciencias de la documentación. La Documentación es documentación en general. El documento de archivo es un elemento específico, no es como un libro porque es producto de una acción personal humana que tiene un objetivo concreto, es una herramienta que se crea para poder lograr algo en un momento determinado.

Ejemplo: instancia para matricularnos, es una herramienta para decirle a la facultad que deseamos matricularnos. Es el documento legal que prueba nuestra petición.

Ejemplo 2: una sentencia ante un Tribunal, tiene una función específica que permite o deniega algo.

Los documentos son únicos, en una copia nunca se transmite toda la información. El documento de archivo es único porque la acción es única. Las acciones se pueden repetir, pero no son iguales. No es lo mismo mi instancia o mi solicitud que la instancia-solicitud de otra persona, aunque parezcan iguales.

Es importante indicar que el objetivo del documento es testimoniar las actividades de la institución que la genera, mientras que el libro transmite ideas e información al resto del mundo, pero no testimonia la acción de una institución como lo hace un documento de archivo.

Los documentos son tan diferentes, que su organización y su forma de acumularse es totalmente diferente (es diferente en archivo, biblioteca o centro de documentación).

En el archivo se suele hablar de fondo, en la biblioteca de colección y en el centro de documentación de selección de información.

El archivo trata un fondo, eso significa que el archivo trata todos los documentos que genera su institución o la institución de la que tiene que responder. No selecciona los documentos, trata todos los documentos que recibe de la institución. El archivo trata los fondos de acuerdo a como se han producido porque tienen tanto valor los documentos en sí como la forma en que se han organizado. Los documentos se conservan y organizan de la misma manera en que los produce la institución.

También es cierto que un documento de archivo por sí solo no dice nada. Necesitas de todos los demás documentos del fondo para poder ver el proceso de evolución de la institución.

La organización de los documentos de archivo, como tiene que reflejar la actividad de la institución que lo creó, es algo más compleja, no puede ir por CDU, o currens, por ejemplo.

Naturaleza de los Documentos

Los documentos de archivo garantizan los derechos, forman parte del patrimonio documental. Si se pierde un documento de archivo no se puede volver a recuperar, mientras que en una biblioteca común, se puede reponer un libro.

El tratamiento de la documentación

Los archivos no están homogeneizados. Como cada fondo de archivo depende de la organización de la institución que lo ha producido, cada archivo es diferente de los otros, por lo que la homogeneidad no es posible.

Agrupaciones documentales

Los documentos se juntan en agrupaciones y los archivos organizan estas agrupaciones. Son agrupaciones y dentro de ellas hay unas u otras dependiendo de las características de los documentos.

• Fondo: conjunto de todos los documentos (independientemente del tipo) generados por una institución en el ejercicio de sus funciones. Es la primera agrupación, la más importante por así decirlo.
• Grupos de fondos: cada una de las agrupaciones en que pueden organizarse intelectualmente los fondos de un archivo, generalmente para unificar procedencias de ámbito superior (por ejemplo, dos ministerios que se unifiquen en uno, sus fondos también se unificarán, creando un grupo de fondos).
• Subfondo: conjunto de documentos dentro de un fondo producido por una unidad administrativa subordinada pero que posee cierto grado de autonomía (por ejemplo, en el ayuntamiento de Madrid, las juntas de distrito que tienen cierta autonomía, por lo que se crearía un subfondo, pero que depende de un organismo superior).
• Sección: conjunto de documentos agrupados intelectualmente dentro de un fondo o subfondo en razón de las subdivisiones orgánicas o funcionales de los organismos que originaron aquellos (por ejemplo, si un organismo se divide en departamentos u oficinas, estos pueden tener una sección correspondiente, por ejemplo, sección de baloncesto, fútbol…).
• Subsecciones: conjunto de documentos agrupados dentro de una sección en razón de subdivisiones orgánicas o funcionales del organismo productor.
• Serie: Están relacionadas a actividades y acciones ya que son el reflejo de una actividad ejercida por un organismo durante un periodo de tiempo (por ejemplo, los informes de multas, o las actas de los partidos de un equipo durante una temporada).
• Subseries: conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación, recepción o utilización.
• Unidad documental compuesta (expediente): Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.
• Unidad documental simple (el documento): Unidad archivística más pequeña intelectualmente indivisible, por ejemplo, una carta, una memoria, un informe, una fotografía, una grabación sonora.

Definición de Documento Archivístico

Un documento es toda expresión en lenguaje natural o convencional (dibujo, documento cifrado, plano,…) y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.

Un documento de archivo es un documento de cualquier época, generado, conservado o reunido en el ejercicio de la función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios. También los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado. Además, serán documentos de archivo incluidos en la ley de Patrimonio Documental todos los documentos con una antigüedad superior a los cien años.

Características del Documento de Archivo

1. Vinculación al sujeto productor: lo genera alguien, el responsable no es quien lo ha escrito, el autor, sino que es el productor. El documento garantiza sus derechos, testimonian su actividad, y constituyen su memoria.
2. Carácter seriado: el productor lleva a cabo una serie de acciones (por ejemplo, un arquitecto y las acciones que emprende, el procedimiento que sigue para cada proyecto). Por tanto, se producen documentos similares con mucha frecuencia y esos documentos forman parte de una serie.
3. Unicidad: el documento de archivo, aunque sea igual a otros, es único porque cada acción es diferente. Y esta unicidad está determinada por la integridad y la autenticidad del documento.

El Expediente

Conjunto ordenado de documentos (no orgánico porque son del mismo asunto y con el mismo procedimiento). Tienen un inicio, trámite y final. Se inician con órdenes o instancias. Lo puede hacer un particular o la autoridad. Terminan con órdenes o resoluciones.