Documentación Profesional y Elementos Clave de la Comunicación en la Empresa

Documentos de Comunicación Externa en la Empresa

El principal documento de comunicación externa de la empresa es la carta. Sirve para dirigirse a otras empresas o a particulares, que pueden ser clientes, trabajadores, proveedores, empresas, etcétera.

La carta comercial es un documento utilizado por la empresa como apoyo a su actividad comercial. Con ella, la empresa busca darse a conocer en el mercado o bien promocionar sus productos o actividades.

La carta circular es una carta que comunica alguna noticia o información de interés. Se envía un mismo modelo a varios destinatarios; solo cambia el nombre y la dirección de la persona a la que se dirige.

Estilos de la carta comercial

La invitación es un documento de carácter formal que tiene como objetivo convocar a alguien a un acto.

El saluda

El saluda es un documento de carácter breve y ceremonioso que se utiliza con motivo de agradecimientos, felicitaciones, ofrecimientos, notificaciones o cualquier acto de carácter social. Las características que distinguen a este documento son:

• La redacción debe ser sencilla, sincera y cortés, con una expresión cuidada.
• Normalmente se utiliza papel de tamaño cuartilla de muy buena calidad y de color blanco o marfil.
• Se redacta en tercera persona y no lleva firma de la persona que lo remite.
• No figura la dirección del destinatario.

En la siguiente figura se muestran las distintas partes que configuran su estructura (encabezado, cuerpo y cierre).

Elementos del Proceso de Comunicación

• Emisor: Es la persona que transmite la información. Es quien inicia el proceso de comunicación y establece el objetivo que hay que alcanzar.
• Mensaje: Es el contenido de la comunicación, la información que se transmite.
• Canal: Es el medio físico a través del cual se transmite el mensaje; por ejemplo, las ondas acústicas o la escritura.
• Soporte: Es el elemento material que contiene la información; por ejemplo, el documento que incluye la escritura.
• Receptor: Es el sujeto a quien va dirigido el mensaje del emisor.
• Código: Es el conjunto de señales, normas o símbolos que sirven para transmitir el mensaje; por ejemplo, el alfabeto, el idioma o el código de circulación.
• Interferencias: Es todo aquello que puede alterar, deformar o impedir la transmisión o la recepción de la información; por ejemplo, cuando una conversación se entrecorta por mala cobertura del móvil, o cuando el ruido de una máquina impide que dos personas se oigan entre sí.
• Contexto: Es la situación o circunstancias en las que se produce la comunicación.