Documentación Mercantil y Gestión de Tesorería en la Empresa

Documentación de Entrega y Transporte de Mercancías

El Albarán

El albarán es un documento que emite el vendedor y que se adjunta al pedido para la entrega al comprador. Funciona como prueba de entrega en caso de conflicto. Debe contener los datos identificativos de ambas partes. Es importante destacar que no sustituye a la factura y habitualmente se emite con tres copias. Existen dos tipos principales de albaranes:

• Sin valorar: No incluye precios, solo cantidades.
• Valorado: Incluye el precio unitario y el importe total.

La Carta de Porte

La carta de porte (erróneamente denominada a veces carta de poder en este contexto) es aquel contrato en el que el transportista se obliga a trasladar las mercancías al comprador a cambio de un precio pactado. La carta de porte nacional es obligatoria cuando el importe de la base imponible es superior a 150 €.

CMR (Convenio de Transporte Internacional)

El CMR es el equivalente a la carta de porte pero a nivel internacional, aplicable exclusivamente para países que están integrados en el Convenio de Viena.

Tratamiento de Descuentos y Gastos Accesorios

Descuentos Comerciales y Gastos Accesorios sobre Ventas

Los descuentos comerciales incluidos en factura disminuyen el valor de la venta. Por otro lado, los gastos accesorios, tales como los portes y seguros, aumentan el valor de la operación, aunque existen casos específicos donde se contabilizan de forma separada en la cuenta 759 (Ingresos por servicios diversos).

Rappels, Descuentos por Pronto Pago (PPP) y Devoluciones

Los rappels sobre ventas, los descuentos por pronto pago y las devoluciones de ventas funcionan contablemente como un gasto, aunque técnicamente representan un menor ingreso.

Modalidades de Registro:

• Dentro de factura: Estos tres hechos económicos se incluyen directamente en la factura de venta original.
• Fuera de factura: No acompañan a la venta inicial, sino que se formalizan en una factura rectificativa. En este caso, las cuotas mencionadas aparecerán por el DEBE junto con el IVA repercutido que se le debe devolver al cliente.

Tipología y Normativa de Facturación

La Factura Ordinaria

Es el documento mercantil que acredita legalmente la operación de compraventa. Los empresarios deben emitir facturas por todas las operaciones que realicen, incluso en casos de autoconsumo, entregas intracomunitarias o exportaciones fuera de la Unión Europea.

Elementos obligatorios: Numeración correlativa, fecha de expedición, nombre y DNI (en caso de autónomos), razón social y NIF (en caso de empresas), domicilio fiscal y base imponible.

Factura Recapitulativa

Es un documento que permite incluir en una sola factura distintas operaciones realizadas en diferentes fechas, siempre que correspondan al mismo mes natural. Solo puede agrupar albaranes o facturas proforma. El plazo máximo para su emisión es el último día del mes en curso.

Factura Rectificativa

Es el documento destinado a corregir una factura anterior. Al elaborarse, debe constar obligatoriamente la numeración de la factura ordinaria a la que hace referencia. El plazo máximo para su elaboración es de 4 años. Se emiten principalmente cuando:

• Existe un error en los datos originales.
• Un cliente no realiza el pago (para intentar recuperar el IVA).
• Nota: Normalmente, estas facturas presentan importes en negativo.

Factura Proforma

Se trata de un documento meramente informativo que se utiliza como borrador previo a la factura definitiva. Refleja las condiciones de una oferta y es utilizada frecuentemente como un presupuesto.

Factura Electrónica

Son aquellas emitidas en formato electrónico bajo la normativa de las Administraciones Públicas. Se distinguen dos ámbitos:

• Administración Pública (B2G): Obligatorias desde 2015 para importes superiores a 5.000 €. El formato estándar se denomina FACTURAe y se gestionan a través de la plataforma FACe.
• Empresario (B2B): Según la previsión del reglamento de junio, los plazos de implementación son:
  • 01/07/27: Obligatorio para empresas con facturación superior a 8.000.000 €.
  • 01/07/28: Obligatorio para empresas con facturación inferior a 8.000.000 €.

Sistema VERIFACTU

Es el programa impulsado por la Agencia Tributaria (Hacienda) diseñado para que las empresas envíen todos sus registros de facturación en línea y en tiempo real.

Factura Simplificada

Se emitirá este tipo de factura (antiguos tiques) si el importe no excede los 400 € (IVA incluido) o en facturas rectificativas. Sus características principales son:

• No es obligatorio que aparezcan los datos identificativos del cliente.
• Por norma general, no sirven para deducir impuestos a menos que se identifique al destinatario.
• Debe incluir obligatoriamente la descripción de los bienes entregados o servicios prestados.

Gestión de la Tesorería y Control de Efectivo

La tesorería representa el dinero líquido de la entidad, es decir, la suma del efectivo en caja más el dinero en cuentas bancarias. Su gestión recae en el departamento económico-financiero en estrecha colaboración con contabilidad.

Funciones Principales de la Tesorería:

• Previsión de cobros y pagos.
• Gestión operativa de cobros y pagos.
• Determinación de déficits de liquidez.
• Negociación con entidades bancarias (considerada su función principal).

Arqueo de Caja

Consiste en el recuento físico de monedas y billetes, así como la comprobación de movimientos de tarjetas bancarias y pequeños pagos de facturas realizados en efectivo.

Conciliación Bancaria

Es el proceso de contrastar y comparar los movimientos reflejados en los extractos bancarios con las facturas emitidas/recibidas y los asientos de la contabilidad interna de la empresa.