Conceptos Fundamentales de Contabilidad y Gestión Administrativa

¿Qué es la Contabilidad?

La contabilidad es la ciencia que enseña a llevar cuentas y razón de las operaciones realizadas por una entidad, de forma que tales anotaciones permitan conocer la exacta situación económica y financiera de la entidad y el cambio seguido para llegar a ella.

Objetivos de la Contabilidad

El objetivo es, por tanto, informar de la gestión empresarial:

• Informar de la situación económica y financiera de la entidad.
• Informar de los resultados de cada ejercicio económico que tenga la empresa (beneficio o pérdida).
• Informar de los motivos de dichos resultados.
• Informar sobre cualquier dato que sirva para mejorar el funcionamiento de la empresa.

Clasificación de la Contabilidad

La contabilidad puede clasificarse de la siguiente manera:

• Según el sujeto: contabilidad de empresas individuales o contabilidad de sociedades.
• Según el objeto: contabilidad interna o de costes y contabilidad externa o general.

El Procedimiento Administrativo en la Empresa

La información del funcionamiento de la empresa se organiza en procedimientos administrativos y se apoya en una serie de documentos que integran la documentación administrativa de la empresa.

Fases del Procedimiento Administrativo

1. Realización del pedido.
2. Comprobación, por parte de la empresa, del riesgo de ese cliente de que el pago no se realice al contado.
3. Expedición de la mercancía y entrega de la misma al cliente, con el albarán de entrega.
4. Facturación del importe de la entrega.
5. Cobro de la factura.

Documentos Clave en la Compraventa

En el proceso de compraventa intervienen varios documentos esenciales:

• Pedido o propuesta de pedido
• Albarán
• Factura

Pedido o Propuesta de Pedido

El pedido se puede realizar de varias formas:

• Mediante un representante.
• De palabra (directamente, por teléfono o correo electrónico).
• Mediante un impreso.

Albarán

Es el documento que acompaña a los artículos cuando se entregan y tiene una doble finalidad:

• Justificante de la salida de los artículos del almacén.
• Acredita que se ha realizado la entrega.

Factura

En este documento se formalizan las operaciones de compraventa. Se debe realizar por duplicado, quedándose cada parte con un ejemplar.

Antes de confeccionar la factura, habrá que tener el pedido del cliente, compararlo con el albarán de salida y aplicar los precios establecidos a los distintos artículos servidos.

Contenido Obligatorio de una Factura

Debe contener:

• A) Número y serie de la factura.
• B) Nombre, apellidos o denominación social, CIF y domicilio del comprador y vendedor.
• C) Tipo tributario y cuota de IVA o la expresión "IVA incluido".
• D) Descripción de la operación, con detalle de los bienes y servicios que se transmiten y su importe total.
• E) Lugar y fecha de emisión.

Documentos y Métodos de Pago y Cobro

El proceso de compraventa termina con el pago al vendedor de los artículos entregados como contrapartida. El momento del pago se establece por acuerdo entre el comprador y el vendedor, y puede ser:

• Al contado: Se lleva a cabo el pago en el momento de recibir los artículos o en un breve plazo de tiempo. La ventaja es que se pueden obtener descuentos.
• Pago aplazado: El pago se realiza con posterioridad a la entrega.

Ventajas del Pago Aplazado

• Se pueden adquirir artículos sin tener liquidez inmediata.
• No tiene gastos de financiación ajena (si no se aplican intereses).
• Reducción de los costes de almacenaje para el comprador.

En el cobro y pago de los artículos o prestación de servicios se utilizan diversos instrumentos:

• Letra de cambio
• Cheque
• Recibo

El Cheque

Es un documento que contiene una orden de pagar una determinada cantidad de dinero a su presentación.