Organigramas: Importancia, Beneficios y Limitaciones en la Estructura Empresarial

Importancia del Organigrama

La importancia del organigrama como instrumento de diagnóstico reside en que permite detectar fallas estructurales. Representa gráficamente las unidades y sus relaciones, lo que facilita observar cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad, y ayuda a detectar fallas de control en la departamentalización.

A través de revisiones periódicas de los organigramas actualizados, se puede identificar cuando el ámbito de control de una unidad excede su capacidad o nivel. En cualquiera de estos casos, se puede recomendar la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal.

A menudo, se detectan relaciones de dependencia confusas. En ocasiones, se crean unidades sin estudiar previamente su ubicación, y al actualizar los organigramas, se descubren dobles líneas de mando.

Ventajas y Desventajas de los Organigramas

1. Ventajas del Organigrama

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas, entre las que sobresalen las siguientes:

• Obliga a sus autores a aclarar sus ideas sobre la estructura.
• Permite apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía.
• Muestra claramente quién depende de quién.
• Indica peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, identificando sus puntos fuertes y débiles.
• Sirve como registro histórico de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
• Son apropiados para asegurar que los principios de la organización operen correctamente.
• Indica a los administradores y al personal nuevo la forma en que se integran a la organización.

La ventaja más destacada de un organigrama es que muestra la jerarquía de dependencia y tiene la particularidad de orientar tanto a los administradores como al personal nuevo sobre su integración en la organización.

Desventajas del Organigrama

No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al utilizarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos:

• Muestran solamente las relaciones formales de autoridad, dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y los flujos de información.
• No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles. Aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar distintos grados de autoridad, esta no se puede someter a esta forma de medición. Además, si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.
• Con frecuencia, indican la organización tal como debería ser o como era, más que como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica, lo que permite que los organigramas se vuelvan obsoletos.
• Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el estatus (status).

La desventaja considerada más desfavorable es el hecho de que con frecuencia representan la organización como era antes y no como es actualmente, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo organizacional, lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.

La jerarquía constituye un principio básico tanto de la organización como de la dirección.