El Octógono: análisis integral de una organización empresarial

El Octógono es una herramienta y representación gráfica utilizada en el ámbito empresarial para analizar de manera integral diversos aspectos de una organización y, así, poder comprenderla mejor. Permite identificar 3 niveles que abarcan diferentes aspectos y dimensiones de la misma:

1er Nivel: Plano Formal de la Organización (Eficacia)

En este nivel encontramos las celdas que representan el aspecto formal y estructurado de la organización, donde incluiremos:

• Estrategias: Se refiere a las características de los productos/servicios en comparación con la competencia, el público objetivo y otros aspectos como precio, garantía, etc.
• Sistemas de Dirección: Sistema operativo + remunerativo. Aquí hablamos de las políticas de planteamiento estratégico haciendo referencia a las metas, ventas, etc.; a los modos de evitar la pérdida del saber de la empresa o incluso de la misión y valores.
• Estructura Formal: Describe la asignación y delegación de problemas, la estructura organizativa (funcional, divisional y matricial), centro de costos, ingresos, etc.

2do Nivel: Plano Cognoscitivo de la Organización (Atractividad)

En este nivel, se abordan aspectos relacionados con el conocimiento y las competencias de la organización. Se incluyen:

• Saber (genérico y específico): Hace referencia al conocimiento distintivo y genérico de la organización, las competencias estratégicas (si saben o no manejar el negocio) y ejecutivas (si saben mandar bien) que posee.
• Estructura Real: Describe quién tiene el poder real en la organización, en quién se puede confiar, cómo funcionan realmente las cosas independientemente de lo establecido formalmente.
• Estilos: Cómo es la comunicación y si hay algún tipo de feedback, cuánto participan en la toma de decisiones y cuál es el grado de autonomía.

3er Nivel: Plano Motivacional de la Organización (Unidad)

En este nivel, se exploran aspectos motivacionales y de valores en la organización. Incluiríamos:

• Misión Externa: Se centra en las necesidades reales de los clientes y consumidores que la organización busca satisfacer con sus servicios.
• Valores: Refleja el grado de motivación racional de los directivos, cómo se trata a las personas en caso de conflicto y los criterios que guían decisiones importantes en la organización.
• Misión Interna: Necesidades reales que se busca satisfacer en los productores.

Estos 3 niveles permiten una comprensión más profunda y completa de la empresa, abarcando desde su estructura formal y estratégica hasta sus aspectos más informales como el conocimiento, la cultura organizativa y los valores que la guían en su interacción con el entorno y miembros.

Importancia del Octógono

La importancia del octógono radica en varios aspectos clave:

• Proporciona una visión holística de la empresa porque tiene en cuenta aspectos como la estrategia, estructura, valores, conocimiento y motivación, por lo que hace que entendamos cómo es la empresa en su totalidad.
• Analizando la empresa a través del octógono podemos identificar sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Esto servirá para conocer las áreas de mejora.
• Al representar de manera visual y estructurada los diferentes elementos de la organización, podemos orientarnos acerca de qué decisiones tomar siempre alineadas con los objetivos, valores y acciones de la empresa.

Disposiciones del Octógono

1ra Disposición Vertical

Muestra la relación entre empresa-entorno, tanto interno como externo. La columna izquierda resalta la conexión con el entorno externo donde se encuentra la misión externa (propósito de la empresa hacia el exterior, razón de ser, valores y compromiso con clientes, proveedores...), el saber (capacidades únicas que hace que la empresa destaque) y estrategia (plan general de acción para alcanzar objetivos a L/P). Reflejan la importancia de entender las demandas del mercado y la competencia. La columna derecha es la relación con el entorno interno: misión interna, estructura real (cómo se llevan a cabo las actividades y relación dentro de la empresa) y la estructura formal.

2da Columna Central

Se encuentran los aspectos de la acción directiva: valores, estilos y sistemas de dirección. Son fundamentales porque definen la cultura organizacional y el liderazgo de la empresa, cómo se toman decisiones y se implementan.

3ra División Horizontal

Aquí nos encontramos con 3 niveles que hemos explicado anteriormente: eficacia (aspecto formal de la empresa), atractividad (plano cognoscitivo) y unidad (plano motivacional).

En el octógono, los valores y la misión de la empresa actúan como un faro que guía todas las acciones y decisiones, asegurándose que la empresa se mantiene fiel a su propósito fundamental mientras se adapta a los cambios del entorno y del mercado.

Ejemplo: Empresa de Tecnología

Una empresa de tecnología que quiere analizar cómo funciona a través del octógono podría tener los siguientes elementos:

• Misión: Ofrecer soluciones tecnológicas innovadoras y de calidad que satisfagan las necesidades de los clientes.
• Saber: Equipo altamente capacitado en desarrollo de software y tecnologías emergentes = destacar en conocimiento técnico.
• Estrategia: Desarrollar productos tecnológicos diferenciados, enfocados en la usabilidad y experiencia del usuario, competir de manera efectiva en un mercado que evoluciona constantemente.
• Misión Interna: Comprometernos a fomentar un ambiente de trabajo colaborativo, donde los empleados crezcan profesionalmente.
• Estructura Real: La toma de decisiones recae en el equipo directivo y en los líderes de proyecto.
• Estructura Formal: Equipos multidisciplinarios por proyectos, clara asignación de roles.
• Valores: Valoramos la innovación, integridad y compromiso con la excelencia.
• Estilos de Dirección: Fomentar la participación y comunicación abierta, ambiente de confianza.
• Sistemas de Dirección: Incluyen mecanismos de feedback, evaluación del desempeño y reconocimiento para asegurar la alineación de los objetivos individuales con los de la empresa.