Sistemas de Archivos: Tipos, Mobiliario y Tecnologías para Empresas
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Los sistemas de archivos son el conjunto de medios materiales con que cuentan las empresas u organizaciones para llevar a cabo las tareas de guarda y custodia, localización y recuperación de la documentación que reciben o emiten. Los principales sistemas de archivos son: convencionales, microfilme e informáticos.
Archivos Convencionales
Carpetas
- Carpetas clasificadoras: amplias carpetas divididas por compartimentos o sistemas de fuelles con una etiqueta en cada uno. Se utilizan para la clasificación de recibos, vencimientos de efectos comerciales, etc.
- Carpetas simples: es el sistema más utilizado. Su orden de colocación o clasificación puede ser vertical u horizontal y se almacenan en las estanterías del archivo.
- Carpetas colgantes: tienen dos enganches de plástico en la parte superior de cada solapa que permiten colgarlas sobre las guías de un bastidor con ruedas para su ordenación y movilidad. También se utilizan para clasificar los listados de ordenador que generan las impresoras.
Carpetas Archivadoras
- Tipo A-Z: es el más extendido. Disponen de dos anclas de medida estándar para la perforación del papel, se accionan por palanca. Una de sus ventajas es su buen precio y el servicio que prestan. Los documentos se clasifican por orden alfabético. Además, vienen con una caja contenedora para colocarlas fácilmente en las estanterías.
- Con anillas: tienen dos anillas para archivar los documentos perforados. Llevan una caja o contenedor que, a su vez, sirve para archivar 3 o 4 carpetas.
Mobiliario de Archivo
- Estanterías: son un conjunto de estantes o baldas que, instalados horizontalmente, sirven para colocar y guardar carpetas o archivadoras.
- Estanterías modulares: contienen una serie de cajas de plástico de colores en las que podemos guardar o archivar la información. Se les puede poner persianas como medida de seguridad o para que no se vea su contenido.
- Armarios con carpetas suspendidas: es un mueble metálico archivador con grandes cajones que contienen las carpetas colgantes que descansan sobre raíles.
- Armario multicajón: este sistema contiene una serie de cajones en los que se guardan debidamente los documentos, impresos, etc. Poseen puertas abatibles, con cierre de seguridad y estructura metálica reforzada.
- Armario sobre raíles: son grandes grupos de estanterías que se desplazan a lo largo de unos raíles o bastidores, teniendo que dejar un pasillo transversal para poder tener acceso a ellas. Funcionan manualmente por volantes o eléctricamente si son muy voluminosos.
- De seguridad: fabricado específicamente para proteger la documentación que contiene información vital para la empresa y necesarios para estudios de investigación, innovación, etc. Hay muebles ignífugos, antitérmicos, con clave de acceso, bloqueo automático de cierre, etc.
Microfilme
Este sistema consiste en hacerles fotografías a los documentos a través de la microfilmación, la cual reduce el tamaño del documento en un 60-80%. Se archiva y para visualizarla se utilizan los visores correspondientes. Se utiliza principalmente por rotativos, bibliotecas, archivos históricos y empresas del sector industrial. Este sistema tiende a desaparecer por el archivo digital, ya que podemos pasar la información microfilmada a formato digital mediante un software adecuado.
Archivos Informáticos
- Básicos: utilización de programas convencionales de contabilidad, nóminas, facturación, etc.
- Semi-integrados: utilización de bases de datos relacionales, programas de gestión entrelazados, etc. Aproximadamente el 10 o 15% de la información es archivada magnéticamente y el resto en papel.
- Integrados (oficina sin papeles o e-office): captura y digitalización de la información soportada en papel mediante la utilización de software y herramientas especializadas. Eliminación del papel en el archivo. Requieren una gran inversión, tanto en hardware como software.