Proceso Fundamental de Planificación Empresarial: Objetivos, Diagnóstico y Estrategias

Pasos Fundamentales para la Elaboración de una Planificación Efectiva

Los pasos necesarios para realizar una planificación son los siguientes:

1. Establecer Objetivos

Toda organización desea alcanzar objetivos, es decir, aquellas situaciones deseadas o la imagen que se pretende construir para el futuro. Los objetivos proporcionan la dirección para todas las decisiones y acciones gerenciales, y forman los parámetros desde los que se evalúan los logros. Las decisiones y acciones de los miembros de la organización deben estar orientadas a lograr dichos objetivos.

2. Análisis de la Situación Actual

Una vez que se establecieron los objetivos organizacionales, es necesario realizar un análisis de la situación actual de la organización para poder decidir cuál es la mejor acción que se puede tomar para el logro de las metas.

2.1. Tipos de Análisis

• Análisis Externo: Permite conocer la situación del entorno y detectar oportunidades y amenazas. En este análisis se evaluarán las fuerzas económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas, así como la competencia, clientes y proveedores.
• Análisis Interno: Permite conocer el estado o capacidad de la organización y detectar fortalezas y debilidades. En el análisis interno se evaluarán los recursos con que cuenta la empresa, ya sean financieros, humanos, materiales, etc.

2.2. Herramienta Clave: La Matriz FODA

Una de las herramientas más sencillas que permiten analizar la situación actual de cualquier organización es conocida como la "Matriz FODA". Dicha matriz permite observar la organización desde una perspectiva interna y otra externa.

Perspectiva Interna de la Empresa (Fortalezas y Debilidades)

• Fortalezas: Son los elementos positivos que posee la organización y que constituyen los recursos para la consecución de los objetivos. Son aquellas actividades internas de la organización que se llevan a cabo relativamente bien. Algunos ejemplos podrían ser: objetivos claros, buenas capacitaciones para los empleados, etc.
• Debilidades: Son los factores negativos que tiene la organización y que se constituyen en barreras u obstáculos para alcanzar las metas propuestas. Algunos ejemplos son: mal desempeño en situaciones de conflicto, falta de recursos, etc.

Perspectiva Externa de la Empresa (Oportunidades y Amenazas)

• Oportunidades: Son los elementos del ambiente que la organización puede aprovechar para el logro efectivo de sus metas u objetivos. Estos pueden ser de tipo social, económico, político, etc. Algunos ejemplos serían el apoyo de otras organizaciones o la posibilidad de implementar una nueva tecnología que se encuentra en el mercado.
• Amenazas: Son aspectos que pueden llegar a constituir un peligro para la organización en el logro de los objetivos si no se previenen o no se trabaja para evitarlos. Entre estos tenemos la falta de aceptación, competencia desleal, alta rivalidad por parte de los competidores, etc.

3. Formular Estrategia

Una vez que hemos establecido los objetivos y analizado la situación actual de la organización, pasamos a determinar las estrategias necesarias para alcanzar dichos objetivos. A continuación, se presentan algunas definiciones de estrategia que marcaron el curso de la administración:

Definiciones Clave de Estrategia

• Peter Drucker: Fue uno de los primeros en mencionar el término estrategia en la administración. Para él, la estrategia de la organización era la respuesta a dos preguntas: ¿Cuál es nuestro negocio? y ¿Cuál debería ser?
• Henry Mintzberg: Es quien brinda la definición más completa de estrategia, ya que identifica cinco definiciones a partir de variadas representaciones del término:
  • La Estrategia como Plan: Es un curso de acción que funciona como guía para el abordaje de situaciones. Este plan precede a la acción y se desarrolla de manera consciente.
  • La Estrategia como Pauta de Acción: Funciona como una maniobra para ganar a un oponente.
  • La Estrategia como Patrón: Funciona como modelo en un flujo de acciones. Se refiere al comportamiento deseado y, por lo tanto, la estrategia debe ser consciente con el comportamiento, sea esta intencional o no.
  • La Estrategia como Posición: La estrategia es una posición con respecto a un medio ambiente organizacional. Funciona como mediadora entre la organización y su medio ambiente.
  • La Estrategia como Perspectiva: La estrategia como perspectiva corresponde a una visión más amplia; implica que no solo es una posición, sino también una forma de percibir el mundo. La estrategia es un concepto, una abstracción en la mente de los actores. Lo importante es que la perspectiva es compartida por y entre los miembros de la organización a través de sus intenciones y acciones.

4. Diseñar Programas o Planes de Acción

Una vez determinadas las estrategias, pasamos a desarrollar los programas o planes de acción, que consisten en documentos en donde se especifica cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias para alcanzar los objetivos. En dichos planes o programas debemos especificar:

• Los Pasos a Seguir: Qué tareas se van a realizar para implementar o ejecutar los planes de acción.
• La Asignación de Recursos: Qué recursos se van a utilizar y cómo se van a distribuir.
• Los Responsables: Quiénes serán los encargados de llevar a cabo, implementar o ejecutar las estrategias o acciones.
• El Cronograma con Fechas y Tiempos: Cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias o acciones y en qué tiempo se obtendrán los resultados.
• El Presupuesto: Cuánto se invertirá en la implementación o ejecución de las estrategias o acciones.