Principios Fundamentales y Componentes de la Comunicación Empresarial Escrita
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La Correspondencia: Pilar de las Relaciones Mercantiles
La correspondencia desempeña un papel determinante en las relaciones mercantiles de la empresa y debe contemplar las siguientes normas para asegurar su eficacia:
- Debe ser de fácil comprensión.
- Ha de hacer una exposición adecuada de los asuntos.
- Debe evitar adornos o palabras excesivas.
- Debe atender el motivo de la comunicación con precisión.
- No cometer faltas de ortografía.
- Utilizar un vocabulario amplio.
- Tratar los temas de forma independiente.
- Evitar los pleonasmos.
- Huir del empleo excesivo del gerundio al comienzo y en la despedida.
- Evitar las frases con formulismo.
- No cometer cacofonías.
Elementos Utilizados en la Correspondencia
El Sobre
El sobre es la cubierta donde se introduce la carta para el envío posterior. En él deben figurar los datos del destinatario, los del remitente y el franqueo.
Tipos de Sobres
Existen dos tipos principales:
- Clásico o cuadrangular.
- Americano o rectangular.
El Código Postal
El código postal permite que la manipulación del correo por parte de las oficinas de reparto se realice de forma más rápida y eficaz. Se trata de una clave de 5 números, cuya estructura es la siguiente:
- Los 2 primeros dígitos son el código provincial.
- El tercer dígito corresponde a la unidad de reparto de la capital.
- El cuarto dígito indica la ruta.
- El cuarto y el quinto dígito identifican los distritos postales de cada provincia.
Consideraciones Especiales del Código Postal
Existen reglas específicas para ciertos destinos:
- Si la correspondencia va dirigida a apartados de correos y listas de los particulares, sus tres últimas cifras serán 080. (Un apartado de correos es un servicio por el cual los particulares o usuarios disponen en la oficina de correos de un casillero con llave y número, donde pasan a recoger el correo).
- Si va dirigida a organismos oficiales de la capital de la provincia, sus 3 últimas cifras serán 071.
- Si va dirigida a la correspondencia oficial de Correos y Telégrafos, sus 3 últimas serán 070.
- Si va dirigida a Europa, es necesario añadir la letra del país de destino.
El Papel
El papel es el material más usado para la escritura. El blanco es el más aconsejable y el formato más utilizado es el A-4.
La Carta: Pautas de Presentación
La presentación de la carta debe seguir estas directrices:
- Puede ser escrita a mano o a máquina.
- Debe estar bien centrada y con una distribución correcta.
- Debe ser perceptible a primera vista el esquema de la carta.
- Mantener márgenes adecuados.
- No escribir en el dorso del papel, sino utilizar una segunda hoja si es necesario.
- Debe incluir la firma de puño y letra.
- Debe presentarse sin borrones ni tachaduras.