Presupuesto

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ventajas de los presupuestos
*Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. *Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables. *Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. *Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. *Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas. *Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria. *Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis. *Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.
Principios presupuestario
Los principios consisten en ciertas verdades convencionales que sirven de fundamento a la disciplina del conocimiento. Los principios que se estudiarán dicen relación con el contenido de los presupuestos; con sus aspectos formales de presentación y con su formulación y ejecución.
Principios estáticos:
Estos se refieren al contenido y a la forma de los presupuestos y son: el principio de la integridad, el de la unidad y el de la claridad.
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Principio de la Integridad: Este principio sostiene que los presupuestos deben ser completos y exhaustivos, entendiéndose por ellos dos aspectos:* Uno que se muestren los gastos e ingresos estimados (o los recursos y productos o recursos y servicios) por separado y en forma bruta y,* El otro que dentro de cada grupo, se incluyan todos los elementos que lo conforman.
-Principio de la Unidad: Este principio sostiene que además de tratar por separado los elementos del presupuesto (recursos y productos; ingresos y gastos), éstos deben ser presentados en un solo presupuesto. Por otro lado, también sostiene que en aquellos casos, en que prepara más de un presupuesto, éstos deben estar unificados a través de algún criterio, por ejemplo, los presupuestos de compras, de ventas, de producción y otros pueden formar el Presupuesto de Operaciones de una empresa; el presupuesto fiscal, el presupuesto de las instituciones de seguridad social, el presupuesto de las empresas estatales, el de las corporaciones y otros, pueden determinar el Presupuesto Combinado del Sector Público o el Presupuesto Consolidado del Sector Público.
-Principio de la Claridad: Dado un conjunto de ítems, cuentas presupuestarías o rubros, por ejemplo de ingresos y gastos, se plantea el problema de tener que presentar estas cifras en forma agregada y sintética y no precisamente en una interminable enumeración correlativa y sucesiva de ellos.Este principio sostiene que las cifras deben ser clasificadas según ciertos criterios coherentes, por ejemplo "por motivos del gasto", con su respectiva identificación o codificación. En palabras simples, las cifras no deben estar presentadas en forma muy global, pero tampoco en forma muy detallada. El objetivo final que persigue este principio, es el de permitir el rápido reconocimiento del grupo al cual pertenece un cierto ítem de ingreso o producto y gasto o recursos. Esto se deriva en razón al hecho de que los grupos son mutuamente excluyentes, por ejemplo una "remuneración" corresponde al grupo de Remuneraciones, y jamás a Materiales.
Principios dinámicos:
a. Principio de la Exactitud: Este principio sostiene que debe resguardarse el máximo de rigurosidad en las estimaciones de los distintos elementos de los presupuestos. Se sostiene lo anterior, porque las cifras del presupuesto, servirán con posterioridad como patrones o estándares, a base de los cuales se compararán los resultados reales. Las estimaciones o previsiones deberán ser hechas a través de algún método técnico, por ejemplo para estimar las ventas posibles se podría utilizar las matemáticas; para determinar ciertos coeficientes de insumo - producto (cantidad de materia prima, por unidad producida, metros producidos en una hora - máquina, etc.), se podrían utilizar estudios de tiempo; para estimar los ingresos por concepto de ventas al crédito deberá conocerse a fondo las políticas de crédito de la empresa, los porcentajes de recuperación de los créditos, entre otro s.
b.
Anticipación del Presupuesto: Los presupuestos deben ser aprobados con anterioridad a la fecha de comienzo del período financiero que regirá. Este principio a pesar de ser tan obvio, muchas veces no se cumple en la realidad. Conviene anticipar que un presupuesto deberá empezar a formularse con bastante antelación a su período de vida útil. Ello deberá ser así por cuanto, en más de una oportunidad, existirá un flujo de información desde las bases de la organización misma hasta su cúspide y un reflujo de ella en sentido contrario.
c.
Principio de la Especialización Cualitativa: Los gastos o recursos aprobados mediante la técnica presupuestaría, lo son para cumplir determinados objetivos o fines medidos a través de los ingresos o productos, o bien, a la inversa, a través del presupuesto, y no otro, con una determinada cuantía de recursos o gastos.
El grado de refinamiento con que se desee aplicar este principio es cuestión de criterio personal. Puede suceder y muchas veces así sucede que, un egreso se realice con otro fin dentro del mismo presupuesto, por ejemplo dinero para pagar honorarios, se emplean para comprar materiales (malversación de fondos), y sin embargo, se cumpla el fin último. Lo anterior es materia de discusión tratándose de una empresa privada, no así en el sector público, en donde los fondos asignados deben ser utilizados en la actividad previamente designada.
d.
Principio de la Especialización Cuantitativa: Se refiere más bien a la parte egresos o recursos de un presupuesto, y sostiene que no deben emplearse recursos más allá del límite aprobado en el presupuesto, pues ahí está autorizado el máximo estimado por la empresa para el período en estudio. Por lo tanto, son inaceptables los egresos que excedan aquellas sumas. Además, se desprende de este principio que no deben existir empleos de recursos no contemplados en el presupuesto (extrapresupuestarios), de lo cual a su vez se desprende, la necesidad de manejar un ítem de imprevistos, para evitar el rompimiento de este principio.
e.
Principio de la Especialización Temporal del Presupuesto: Se refiere a que todas las actividades y su correspondiente empleo o generación de recursos en la organización, sólo son válidos dentro del período previsto o estimado. Más allá del período, no se podrán girar egresos con cargo a los ítems contemplados en el presupuesto vencido. Si los ítems no se usaron, el excedente posible pasa automáticamente a congelarse en el saldo. Por el lado de los ingresos, significa que hay que desplegar todo el esfuerzo posible para que ellos sean recaudados en el período estimado, ya que se le tiene asignado su uso; o bien, que la cantidad producida sea la prevista ya que se le tiene disponible la "cuota de recursos necesarios" y los compromisos correspondientes en ventas.
f.
Principio del Residuo: Sostiene que todos aquellos egresos previstos que no sean significativos por su monto o por su variabilidad de ocurrencia, sean agrupados en un solo ítem de Residual, bajo la categoría de Residuos, Varios o Miscelánea. Idéntico criterio para el caso de los ingresos.
g.
Principio de la Participación: En la preparación, aprobación y ejecución del presupuesto deben participar todas las personas que tengan alguna responsabilidad. El objetivo de este principio, es hacer del presupuesto una herramienta de delegación de autoridad y asignación de responsabilidades. Además y dependiendo del tipo de presupuesto de que se trate, existe una gama infinita de criterios para poder ordenar los ítems.



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