Planeamiento Estratégico de Recursos Informáticos: Guía de Sistemas de Información Empresarial

Planeamiento estratégico de recursos informáticos

Estrategia de negocios y estrategia informática

A través de un proceso minucioso en el que se estudia la operación de todas las áreas de la compañía o institución, identificamos y valoramos las oportunidades de mayor eficiencia que pueden obtenerse con un buen uso de la tecnología.

Entre las oportunidades más comunes se encuentran:

• Reducción de costos de personal administrativo y financiero
• Reducción de inventario
• Incremento en ventas
• Reducción de costos de producción
• Reducción de los ciclos de producción, venta y distribución
• Reducción de costos de desarrollo interno
• Mayor disponibilidad de información confiable para tomar decisiones

Como resultado del proceso de estudio e identificación de oportunidades, aseguramos que su departamento de informática tenga una verdadera alineación con los objetivos y la estrategia empresarial. Recomendamos cómo organizar al departamento para manejar exitosamente sus iniciativas, y establecemos los proyectos y procesos prioritarios para responder a las oportunidades de mayor retorno sobre la inversión.

Análisis FODA

El análisis FODA es una herramienta de planeación estratégica utilizada para:

• Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa y por las que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.
• Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.
• Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia. Recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.
• Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

Para hacer el análisis FODA debe conocerse el negocio (saber de qué se está hablando). Aplicando sentido común, podemos construir una matriz de 2 dimensiones (dentro/fuera, bueno/malo):

• Exterior (no controlables): oportunidades y amenazas
• Interior (controlables): fortalezas y debilidades

En síntesis:

• Las fortalezas deben utilizarse.
• Las oportunidades deben aprovecharse.
• Las debilidades deben eliminarse.
• Las amenazas deben sortearse.

Formulación del plan de sistemas

El inicio de un proyecto de sistemas de información tiene 3 objetivos generales:

• Resolver un problema
• Dar respuesta a directivos
• Aprovechar una oportunidad

Necesidad e importancia del planeamiento estratégico de sistemas

La importancia del planeamiento estratégico de sistemas se aprecia por las siguientes razones:

• Capacidad
• Control
• Costo
• Comunicación
• Competitividad

El rol de los usuarios en la elaboración del plan de sistemas parte desde la identificación de requerimientos (fase de análisis del ciclo de vida de los sistemas). Continúa con la elaboración de las pruebas y puesta en marcha, y finaliza con el seguimiento al funcionamiento del sistema.

Participación del usuario en cada etapa del plan de sistemas

El usuario participa en todas las etapas del plan de sistemas: (estructurar → planificar) → controlar ↔ reportar → concluir.

El usuario y el análisis costo-beneficio

Una vez concluido el proyecto informático utilizando los recursos informáticos necesarios, es importante realizar el análisis costo-beneficio, puesto que ya se tienen resultados, y se puede evaluar si se han tenido resultados positivos en la ventaja competitiva, aumento de demanda, reducción de costos de operación, etc., y si el beneficio que se obtuvo es mayor al costo de inversión del proyecto.

Sistemas de soporte administrativo

Los tipos de sistemas de información, dependiendo del tipo de empresa, son:

• Sistemas de procesamiento de transacciones
• Sistemas de información gerencial
• Sistemas de apoyo a decisiones
• Sistemas expertos e inteligencia artificial
• Sistemas de apoyo a decisiones de grupo
• Sistemas de apoyo a ejecutivos

Sistemas de procesamiento de transacciones (SPT-TPS)

Los SPT son sistemas de información encargados de procesar gran cantidad de transacciones rutinarias, es decir, son todas aquellas que se realizan rutinariamente en la empresa. Entre estas tenemos el pago de nómina, facturación, entrega de mercancía y depósito de cheques. Estas transacciones varían de acuerdo al tipo de empresa. Los SPT eliminan el trabajo tedioso de las transacciones operacionales y, como resultado, reducen el tiempo que se empleaba en ejecutarlas, aunque los usuarios todavía deben alimentar de datos a los SPT.

“Los SPT son sistemas que traspasan sistemas y que permiten que la organización interactúe con ambientes externos. Debido a que los administradores consultan los datos generados por el TPS para información al minuto acerca de lo que está pasando en sus compañías, es esencial para las operaciones diarias que estos sistemas funcionen ininterrumpidamente y sin interrupción”.

Sistemas de información gerencial (MIS)

Los sistemas de información gerencial (MIS, por sus siglas en inglés) no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones ni a los TPS, son sistemas que incluyen el procesamiento de transacciones. Los sistemas de información gerencial son sistemas de información computarizada que trabajan con la interacción entre usuarios y computadoras. Requieren que los usuarios, el software (programas de computadora) y el hardware (computadoras, impresoras, etc.) trabajen al mismo ritmo.

Los MIS dan soporte a un espectro más amplio de tareas organizacionales. A comparación de los sistemas de procesamiento de transacciones, los sistemas de información gerencial incluyen el análisis de decisiones y la toma de decisiones. “Para poder ligar la información, los usuarios de un sistema de información gerencial comparten una base de datos común. La base de datos guarda modelos que ayudan a los usuarios a interpretar y aplicar esos mismos datos. Los sistemas de información gerencial producen información que es usada en la toma de decisiones. Un sistema de información gerencial también puede llegar a unificar algunas de las funciones de información computarizada, aunque no exista como una estructura singular en ningún lugar del negocio”.

Definir un sistema de soporte de decisiones (SSD) y un sistema de soporte de decisiones en grupo (SSDG)

Un sistema de soporte de decisiones (SSD) es un sistema interactivo bajo el control del usuario que combina datos, modelos analíticos sofisticados y software amigable en un solo sistema poderoso que puede dar soporte a la toma de decisiones estructuradas y no estructuradas.

Un sistema de soporte de decisiones en grupo (SSDG) es un sistema interactivo basado en computadora para facilitar la solución de problemas no estructurados por un conjunto de personas que toman la decisión conjuntamente y no de manera individual.

Componentes de los sistemas SSD

Los componentes de un SSD son:

• La base de datos del SSD: es una colección de datos actuales o históricos de diversas aplicaciones o grupos que pueden ser usados para el análisis.
• La base de modelos: es una colección de modelos matemáticos o analíticos que se emplean para analizar los datos en la base de datos.
• El sistema de software del SSD: permite que los usuarios interactúen directamente con la base de datos del SSD y la base de modelos.

Componentes de los sistemas SSDG

Los sistemas de soporte a decisiones en grupo (SSDG) tienen componentes de hardware, software y personas.

• Componentes de hardware: consisten en las instalaciones de la sala de conferencias, incluyendo infraestructura para sentarse y computadoras y otro hardware electrónico.
• Componentes de software: incluyen herramientas para organizar las ideas, recopilar información, clasificar y establecer prioridades, y para documentar las sesiones de las juntas.
• Componentes de personas: incluyen a los participantes, a un facilitador entrenado y a personal para dar soporte al hardware y al software.

Cómo pueden mejorar la toma de decisiones los SSD y los SSDG

El SSD proporciona resultados de un análisis basado en un modelo que ayuda a los administradores a diseñar y evaluar las alternativas y a hacer el seguimiento de los progresos de la solución que se ha adoptado. Los SSDG ayudan a quienes toman las decisiones a reunirse para llegar a una decisión de manera más eficiente y son especialmente útiles para incrementar la productividad de las juntas de más de 4 o 5 personas. Sin embargo, la eficacia de los SSDG está sujeta a contingencias dependiendo de la naturaleza del grupo, la tarea y el contexto de la reunión.

Capacidades de los sistemas de soporte a ejecutivos (SS)

Los sistemas de soporte a ejecutivos (SS) ayudan a los administradores con los problemas no estructurados que ocurren al nivel estratégico de la administración. Los SS proporcionan datos de fuentes externas e internas y proporcionan un entorno generalizado de computación y de comunicaciones que puede ser enfocado y aplicado a un conjunto cambiante de problemas. Los SS ayudan a los directivos a detectar problemas, identificar oportunidades y hacer pronósticos de tendencias. Pueden filtrar datos extraños para panoramas de alto nivel o pueden profundizar para proporcionar a los directivos datos sobre operaciones detalladas si se desea.

Sistemas expertos e inteligencia artificial (IA)

Primero definamos que la inteligencia artificial, ya que esta puede ser considerada la meta de los sistemas expertos. “La IA es la actividad de proveer a máquinas como las computadoras de la capacidad para exhibir conductas que se considerarían inteligentes si se observaran en seres humanos. La IA representa la aplicación más sofisticada de las computadoras, pues busca duplicar algunos tipos de razonamiento humano”.

Los sistemas expertos usan los enfoques de razonamiento de la inteligencia artificial para resolver los problemas que les plantean los usuarios de negocios. El sistema experto, también llamado sistema basado en conocimiento, captura en forma efectiva y usa el conocimiento de un experto para resolver un problema particular experimentado en la empresa. A diferencia de los sistemas de apoyo a decisiones, los cuales dejan el libre dominio de la decisión al tomador de decisiones, un sistema experto selecciona la mejor solución a un problema específico y la propone para la toma de decisiones.

Beneficios de los sistemas de soporte a ejecutivos (SS)

Los SS ayudan a los directivos a analizar, comparar y destacar las tendencias de manera que puedan hacer más fácil el seguimiento del desempeño organizacional o identificar problemas y oportunidades estratégicos. Los SS pueden incrementar el tramo de control de la alta dirección y permitir que la toma de decisiones sea descentralizada y ocurra en los niveles operativos más bajos.

Capítulo VI

Bases técnicas de los sistemas de información

Las computadoras y el procesamiento de la información

Identificar los componentes de un sistema de información:

• Hardware
• Software
• Estructura de datos
• Usuarios

Software de los sistemas de información

El software podemos clasificarlo como:

• Software de base: también llamado software de sistemas operativos (ej. Windows, Linux, Unix, etc.)
• Software de aplicación: es usado por los programadores o por usuarios finales (M.S. Word, Excel, etc.)
• Software de usuario final: software hecho a medida para un usuario final (sistema de contabilidad, sueldos, etc.)

Explicar cómo escoger el software y los lenguajes de programación apropiados: escoger el software adecuado para una aplicación en particular requiere de algún conocimiento de las fuerzas y debilidades de los productos específicos de software. Igualmente importante es el soporte para los paquetes de software proporcionado por los proveedores, la capacidad de la institución para absorber el nuevo software y la eficiencia del software para cumplir las tareas específicas.

Administración de los recursos de información

Las técnicas tradicionales de organización y administración de archivos: en los ambientes tradicionales de archivos, los registros de datos se organizan ya sea mediante la organización secuencial de archivos o mediante la organización aleatoria de archivos. Los registros en un archivo secuencial pueden ser accesados en secuencia o directamente si el archivo secuencial está en disco y usa un método de acceso secuencial indexado.

Problemas que hay con el ambiente tradicional de archivos

Al permitir que distintas áreas funcionales y grupos dentro de la institución den mantenimiento en forma independiente, el ambiente tradicional de archivos crea problemas como redundancia de datos, inconsistencia, inflexibilidad, seguridad pobre y ausencia de flexibilidad y compartición de datos.

Cómo un sistema de administración de base de datos organiza la información

Los sistemas de administración de base de datos (SABD) son el software que permite la centralización de los datos y la administración de los mismos. En un SABD se incluye un lenguaje de definición de datos, otro de manejo de datos y una capacidad de diccionario de datos.

La característica más importante del SABD es su capacidad para separar las imágenes lógicas y físicas de los datos. El usuario trabaja con la visión lógica de los datos. El software del SABD traduce las consultas del usuario en consultas que pueden ser aplicadas a la visión física de los datos. El SABD recupera la información de manera que el usuario no se preocupe por su ubicación física. Este atributo sirve a los programas de los datos y a la administración de los datos.

Los 3 modelos principales de base de datos

Existen 3 modelos lógicos principales de base de datos: jerárquico, en red y relacional. Cada uno de ellos tiene ventajas y desventajas exclusivas.

• Los sistemas jerárquicos, que soportan relaciones de 1 a muchos, tienen poca flexibilidad pero una alta velocidad y eficiencia en el proceso.
• Los sistemas en red soportan relaciones muchos a muchos.
• Los sistemas relacionales son relativamente lentos pero son flexibles al dar soporte a solicitudes de información y en la combinación de la información de distintas fuentes.

La elección depende de los requerimientos de negocios.

Los principios de diseño de una base de datos relacional

El diseño de una base de datos relacional requiere de un diseño lógico y de un diseño físico. El proceso de creación de estructuras de datos pequeñas y estables a partir de grupos complejos de datos al usar un modelo de base de datos relacional se llama normalización.

Nuevas tendencias en bases de datos

Ya no es necesario que los datos estén centralizados en una sola enorme base de datos. La base de datos completa o partes de ella pueden distribuirse en más de un lugar para incrementar la posibilidad de respuesta y reducir la vulnerabilidad y los costos. Existen 2 tipos principales de bases de datos distribuidas: las que se multiplican y las particionadas. Las bases de datos orientadas a objetos y las bases de datos de inteligencia artificial pueden ser alternativas frente a las estructuras tradicionales de base de datos para ciertos tipos de aplicaciones.

Los requerimientos administrativos y organizacionales para la creación de un ambiente de base de datos

El desarrollo de un ambiente de BD requiere de mucho más que la sola selección de la tecnología. Requiere de un cambio en la actitud corporativa hacia la información. La institución debe desarrollar una función de administración de información y metodología de planeación de datos. El ambiente de BD se ha desarrollado más lentamente de lo que se pensaba. Existe una resistencia política en la institución hacia muchos conceptos clave de base de datos, en especial hacia el compartir la información que había sido exclusivamente controlada por un grupo de la institución.

Telecomunicaciones: los componentes básicos de un sistema de telecomunicaciones

• Un sistema de telecomunicaciones es un conjunto de dispositivos compatibles que se usan para desarrollar una red de comunicación de un punto a otro mediante medios electrónicos.
• Los componentes sencillos de un sistema de telecomunicaciones son las computadoras, terminales u otros dispositivos de entrada/salida, canales de comunicaciones, procesadores como módems, multiplexores, controladores y procesadores frontales, y software de comunicaciones.
• Los distintos componentes de una red de telecomunicaciones pueden comunicarse mediante un conjunto de reglas comunes llamadas protocolos.
• Los datos se transmiten por la red de telecomunicaciones usando ya sea señales analógicas o digitales. Un módem es un dispositivo que traduce de analógico a digital y viceversa.

La capacidad de los canales de telecomunicaciones y evaluar los medios de transmisión

La capacidad de un canal de telecomunicaciones queda determinada por el margen de frecuencias que puede albergar. Mientras más alto sea ese margen, llamado amplitud de banda, mayor será la capacidad (medida en bits por segundo). Los principales medios de transmisión son el alambre torcido de teléfono, el cable coaxial de cobre, el cable de fibra óptica y la transmisión inalámbrica por microondas, satélite y ondas de radio de baja frecuencia o infrarrojas.

Los medios de transmisión usan un modo sincrónico o asíncrono de transmisión para determinar si un carácter se inicia o termina y cuándo los datos son transmitidos de una computadora a otra. Los 3 diferentes modos de transmisión que gobiernan la dirección del flujo de datos en un medio de transmisión son la transmisión simple, media dúplex y totalmente dúplex.

Los diversos tipos de redes de telecomunicaciones

Las redes pueden clasificarse por su forma o configuración o por su alcance geográfico y el tipo de servicios que proporcionan.

• Las redes de área local (LAN) y los intercambios privados de rama (PBX) se emplean para enlazar oficinas y edificios que están muy cercanos.
• Las redes de área extensa (WAN) se extienden a una gran distancia geográfica, de algunos kilómetros a continentes enteros, y son redes privadas administradas de manera independiente.
• Las redes de valor agregado (VAN) también abarcan una gran área geográfica pero son administradas por un tercero, quien vende los servicios de la red a otras empresas.

Las 3 topologías básicas en las redes

Las 3 topologías más comunes de redes son de estrella, de bus y de anillo.

• Red de estrella: todas las comunicaciones deben pasar a través de una computadora central.
• Red de bus: un número de dispositivos pueden enlazarse a un canal único y todas las señales llegan a toda la red, con software para identificar qué componentes reciben cuál mensaje.
• Red de anillo: cada computadora de la red puede comunicarse directamente con cualquier otra computadora, ya que el canal es un circuito cerrado. Los datos pasan a lo largo del anillo de una computadora a otra.

Aplicaciones de telecomunicaciones que pueden proporcionar ventajas competitivas a la institución

El uso de los sistemas de información para obtener ventajas competitivas depende cada vez más de la tecnología de telecomunicaciones y de aplicaciones como:

• El correo electrónico,
• El correo de voz,
• Voz sobre IP,
• Las videoconferencias,
• El fax y
• El intercambio electrónico de datos (EDI). Este último es el intercambio de computadora a computadora entre 2 instituciones de documentos de negocios estandarizados para operaciones como facturas, remisiones de embarque y pedidos.

Los criterios usados en la planeación para sistemas de telecomunicaciones

Las empresas deben desarrollar planes estratégicos de telecomunicaciones para asegurar que sus sistemas de telecomunicaciones sirvan a los objetivos del negocio y a sus operaciones. Los factores importantes son:

• La distancia,
• Pago de servicios,
• Seguridad,
• Acceso,
• Uso,
• Costo,
• Instalación y
• Conectividad

Las características de la nueva arquitectura de la información

La nueva arquitectura de la información ha producido un ambiente mixto compuesto en su mayor parte por estaciones de trabajo de escritorio y microcomputadoras. Aunque a menudo contiene minicomputadoras y macrocomputadoras, el poder del cómputo tiende a ocurrir en el escritorio. El hardware, software y los datos de la institución están mucho más controlados desde el escritorio por el profesional que usa la máquina de escritorio. El sistema es una red de múltiples redes que conectan muchas redes y dispositivos de área local.

Propuestas para implantar la nueva arquitectura de la información

Existen 3 propuestas para implantar la nueva arquitectura de la información y cada una de ellas describe un papel distinto para el procesamiento de escritorio dentro de la institución:

• En la propuesta del procesamiento de información, las microcomputadoras y las estaciones de trabajo se consideran apéndices del ambiente de proceso de datos de las macrocomputadoras.
• En la de la oficina lógica, el trabajo y el poder de procesamiento son portables.
• La del centro de trabajo automatizado, hace de las microcomputadoras y de las estaciones de trabajo el núcleo del centro de trabajo del futuro, colocando el procesamiento en el escritorio y controlando los otros componentes de la red.

La diferencia entre las implantaciones cliente/servidor y de terminal tonta en la nueva arquitectura

En el modelo cliente/servidor, el procesamiento en computadora se divide entre “clientes” de una red y “servidores”, en donde cada función se asigna a la máquina que mejor pueda aclararla. El usuario en general interactúa con la parte del cliente en la aplicación. La división exacta de las tareas entre clientes y servidores depende de la naturaleza de la aplicación.

En el modelo de terminal tonta, las máquinas locales de escritorio son solamente terminales que pueden accesar las operaciones de diferentes computadoras remotas a la vez, ya que no cuentan con poder de cómputo independiente.

Por qué la conectividad es esencial para la nueva arquitectura

La conectividad es una medida de qué tan bien las computadoras y los dispositivos basados en ellas pueden comunicarse entre sí y “compartir” información de manera significativa y sin necesidad de la intervención del hombre. Es esencial que la nueva arquitectura de la información, en donde diferentes hardware, software y componentes de redes deben trabajar juntos, transfiera perfectamente la información de una parte de la institución a otra. La portabilidad de las aplicaciones, los sistemas abiertos, la migración, la portabilidad de la información, el procesamiento cooperativo y la interoperabilidad son todos aspectos de la conectividad.

Modelos de conectividad en redes

Existen diferentes modelos para alcanzar la conectividad en las redes. Los modelos de referencia públicos como el OSI y el TCP/IP son reconocidos como ingredientes importantes de telecomunicaciones para estimular la conectividad. Enfoques particulares como el SNA de IBM ofrecen enfoques importantes de comunicaciones para muchas empresas comprometidas con su propio hardware.

Normas importantes usadas para enlazar el software, el hardware y las redes

Entre las normas podemos citar:

• ISDN para transmisión digital sobre líneas telefónicas;
• FDDI para transmisión en fibra óptica de 100 megabits;
• X.400 para el correo electrónico;
• UNIX es una norma de sistema operativo que puede ser usada para crear sistemas abiertos.
• X Windows es una norma de interfaz gráfica.

Problemas derivados de la nueva arquitectura

La implantación de la revolución de escritorio de manera coherente no es una tarea pequeña. Existen problemas en la conexión de macrocomputadoras con PC, los usuarios se vuelven altamente independientes; muchos altos niveles de soporte y capacitación son necesarios y la seguridad de los datos se debilita.

Los administradores con frecuencia se encuentran frente a cambios en la distribución del poder y pierden control sobre el cómputo; también deben repensar cómo la información y el poder de procesamiento van a distribuirse.

Estrategias para administrar la transición a una nueva arquitectura

A medida que las instituciones desarrollan planes integrados de arquitectura, naturalmente ejercerán más influencia sobre la computación de escritorio. El crecimiento de redes de dimensiones empresariales requiere, en particular, de planeación y administración central del escritorio. El escritorio llega a formar parte de los procedimientos normales de administración. Sin embargo, la política no surge por accidente.

El escritorio puede ser la aplicación más estratégica del cómputo, y la alta dirección debe considerar cuidadosamente cómo la computación de escritorio puede incorporarse a toda la arquitectura de la información global. Mientras que muchas corporaciones han adoptado la conectividad total como una meta estratégica, la estrategia más razonable sería moverse paulatinamente hacia la mayor conectividad sin abandonar esta visión de la conectividad. El primer paso es realizar la auditoría de conectividad para identificar las capacidades existentes y las necesidades futuras. A partir de ahí se puede elaborar la estrategia que llevará a la empresa a un grado de conectividad adecuado para la industria y la naturaleza del negocio.