Organización y Gestión de Archivos: Sistemas de Clasificación Documental Eficiente

Archivos

Archivo: "Conjunto ordenado de documentos que se producen, así como el lugar donde se custodian".

Finalidad del archivo: Guardar y custodiar todos los documentos para trabajar con normalidad, cumpliendo las normativas legales vigentes.

Todas las empresas, tanto públicas como privadas, necesitan llevar al día los documentos propios para su régimen interno. Para su posterior utilización y consulta, se requiere que estén organizados de forma ordenada y sistemática. En este sentido, juega un papel fundamental el archivo.

Sistemas de clasificación y ordenación

Cada empresa genera una documentación e información que hay que conservar y transmitir, pudiéndose agrupar en los siguientes bloques:

• Documentos e información de utilidad para la gestión empresarial.
• Documentación a conservar por imperativo legal.
• Documentación e información de carácter histórico para la empresa.

En relación a la documentación anterior y al grado de actualidad de los mismos, clasificamos los archivos según:

• Por la frecuencia de utilización: Activo o de gestión, Semiactivo o Definitivo.
• Por su ubicación: Centralizado, Descentralizado o Mixto.
• Por su contenido.
• Por el tipo de soporte utilizado.

El archivo informático

• Cuando hablamos de archivo, no solo hacemos referencia al soporte, mueble o caja en donde se suele contener la información; también hacemos referencia a la información contenida en dichos soportes.
• Además, tenemos que tener en cuenta la cantidad de información que se maneja bajo un soporte informático.
• Para poder gestionar un archivo informático, es necesario el uso de programas informáticos que faciliten la tarea de creación, búsqueda y edición de la información.

Sistema de registro y clasificación de documentos

Requisitos: Sistema sencillo, rapidez y eficiencia; debe facilitar la ampliación del archivo.

• Registro: Control de los documentos que entran y salen en la empresa.
• Clasificación: Arte de ordenar objetos, documentos, etc., designando a cada uno de ellos su lugar respectivo.
• Codificación: Consiste en asignar números, letras u otros símbolos a los documentos, de acuerdo a un plan sistemático, con el objeto de distinguir las categorías a las que cada documento pertenece.

Clasificación Alfabética

• Sigue el orden natural del alfabeto.
• Se fundamenta en la utilización del abecedario para establecer la clasificación.
• Palabra ordenatriz: Es la palabra con mayor jerarquía a la hora de clasificar.
• Existen diferentes normas de uso para personas o para empresas.

Normas para personas:

1. La palabra ordenatriz será el primer apellido. En caso de coincidencia con el primer apellido, utilizaremos el segundo apellido. En tercer lugar, en caso de coincidencia con los anteriores, utilizaremos el nombre.
2. Los apellidos compuestos se considerarán un único apellido.
3. No tendremos en cuenta ni preposiciones ni artículos dentro de los apellidos.
4. No tendremos en cuenta títulos nobiliarios, académicos, religiosos o militares.

Normas para empresas:

1. A la hora de ordenar, la palabra ordenatriz será la razón social de la empresa.
2. No tendremos en cuenta aquellas palabras de la razón social que determinen la actividad de la empresa.
3. No tendremos en cuenta expresiones como "hermanos de", "hijos de", etc.
4. Los acrónimos se tendrán en cuenta a la hora de ordenar (ejemplo: siglas como BBVA, Fenosa).
5. Las palabras extranjeras se clasificarán según su primera palabra, independientemente de si indican o no la actividad de la misma.

Clasificación Numérica

Características:

• Asignar un número a cada documento.
• Muy utilizado en la clasificación de expedientes.

Clasificación Alfanumérica

• Sistema basado en la combinación de números y letras.
• Puede comenzar primero por números y terminar por letras o viceversa.
• Sistema muy útil para diferenciar albaranes de facturas y de pedidos, ya que es suficiente con añadir una letra al inicio de la numeración de los mismos. Ejemplo: A-0320 / F-0320 / P-0320.

Clasificación Temática

Agrupa la información de acuerdo a la materia a la que se refiere. Por ello aparecen dos tipos de clasificación:

1. Se establecen divisiones principales por asunto y se pueden agregar subdivisiones.
2. Se utilizará otro sistema (de los anteriores) que permita localizar los documentos de forma rápida.

Clasificación Geográfica

• Los documentos se agrupan de acuerdo a lugares geográficos.
• Se utilizarán divisiones o subdivisiones donde emplear el método alfabético para realizar más ordenaciones.

Clasificación Cronológica

• Los documentos se agrupan de acuerdo a la fecha de los mismos.
• Deben ordenarse por año, después por mes y finalmente por el día.
• Muy utilizados en documentos de carácter financiero o económico.
• Se coloca primero el más reciente y en último lugar el más antiguo.

Finalidad y objetivos

• El fin principal del archivo radica en la conservación de documentos, bien ordenados y clasificados, garantizando la eficacia de una búsqueda rápida. Además, el archivo posee otra función: ser un centro activo de información.
• El archivo de una empresa u organismo ha de estar organizado de tal forma que no se mezclen unos documentos con otros.

Índices de archivo: actualización

• Al realizar los índices de un archivo se debe usar un lenguaje que sea inteligible para el usuario, a fin de evitar que la búsqueda sea excesivamente complicada.
• Al realizar una indización, es necesario hacer, en primer lugar, un examen del documento y su contenido, para a continuación escoger bien los términos que expresen los conceptos de los documentos.
• Indización: Ordenación de una serie de datos o informaciones de acuerdo con un criterio común a todos ellos, para facilitar su consulta y análisis.

Aplicación de manuales de ayuda

Finalidad: Servir como guía de consulta para todas las personas que hacen uso de la documentación del archivo.

Aspectos a tener en cuenta:

• Indicar el cuadro de clasificación.
• Cada uno de los índices que constituyen el cuadro.
• Los sistemas y normas de ordenación.
• Plano del recorrido de la documentación.
• Índice: Lista de los nombres de todas las carpetas. Ofrece una imagen clara de la estructura del archivo. Posibilidad de soporte papel o digital.

Mejoras ante detección de problemas de organización

• Está demostrado que, sobre todo a nivel local, existen gran cantidad de organizaciones que no tienen establecido ningún procedimiento para su archivo documental.
• A veces, gran cantidad de información no se archiva nunca, por lo que acaba perdiéndose.
• Este hecho es de suma importancia, ya que, en caso de tratarse de información histórica, podrá perderse con el paso de los años.

Procedimientos de registro y posterior archivo

Para los procedimientos de registro y archivo de documentos se han de identificar los medios necesarios para una correcta ubicación y recuperación de los mismos. Los elementos utilizados para clasificar y ordenar los documentos se agrupan en: Elementos físicos, Elementos magnéticos útiles y Elementos de archivo y contenedores.

Para conservar la información dentro de la empresa, el archivo suele constar de:

• Armarios
• Carros móviles
• Estanterías
• Ficheros
• Muebles Mixtos

La distribución de los documentos a archivar se realiza de tres formas diferentes: Horizontal, Vertical y Lateral.

Mobiliario

• Estanterías: Muebles formados por baldas regulables y cuya zona frontal queda abierta, lo que permite ver lo que contienen. Suelen estar hechas de madera o de metal.
• Armarios: Mobiliario muy parecido al anterior. La principal diferencia reside en que los armarios tienen puertas opacas o semi-opacas que no permiten diferenciar el contenido. Pueden tener cajones que permiten archivar en las tres posiciones: horizontal, vertical y lateral.
• Muebles mixtos: Formados por combinaciones de armarios y estanterías. Tienen zonas cerradas y zonas abiertas, permitiendo "esconder" la información confidencial.
• Ficheros: Muebles destinados a conservar ordenadamente las fichas que sirven de consulta para actividades administrativas. Los más utilizados son los metálicos, con forma rectangular. Son muy usados en bibliotecas.
• Carros móviles: Muebles (generalmente metálicos) dotados de ruedas para facilitar su desplazamiento. En su parte superior, provistos de un bastidor, permiten la colocación de carpetas colgantes para transportar documentación de manera rápida.

Accesorios de soporte y conservación

• Subcarpetas: Suelen ser de cartulina y su utilidad es la de separar los documentos dentro de las carpetas colgantes. Tienen perforaciones para facilitar la sujeción de documentos taladrados.
• Carpetas colgantes suspendidas: De cartulina, con varillas que terminan en gancho para su colocación en suspensión. Incluyen visores para identificar su contenido.
• Carpetas A-Z: Conocidos como archivadores, suelen ser de cartón rígido. Llevan un soporte con dos anillas gruesas que se abren a través de una palanca.
• Cajas A-Z: Estructuras de cartón que se doblan adoptando forma de caja. En su interior se colocan subcarpetas. Destinadas a conservar documentación en archivos semiactivos e inactivos.